15 Beneficios de Microsoft Teams

La mejora de la comunicación es el eje esencial y está en el corazón de Microsoft Teams. Esta plataforma basada en la nube de herramientas integradas de Microsoft representa un punto de inflexión para las organizaciones. Microsoft Teams es una herramienta de comunicación empresarial que elimina el desaprovechamiento de la colaboración del modo de trabajo tradicional. Los beneficios de Microsoft Teams son muy extensos. Muchos están relacionados con el aumento de la utilización del tiempo y la optimización de la cooperación en equipo. Algunos beneficios están relacionados con la seguridad del software en este nuevo escenario. Negocios de cualquier tamaño pueden aprovechar los muchos beneficios de la plataforma de comunicación Microsoft Teams.

Si te preguntas, ¿qué es Microsoft Teams? Entra aquí y podrás descubrirlo.

En este post hablaremos de los quince principales beneficios de Microsoft Teams:

1. Comunicación súper potenciada

Uno de los principales beneficios de Microsoft Teams es que fomenta una comunicación muy específica entre los equipos. No hay apenas pérdida de tiempo o confusión. La clave es que permite la charla en tiempo real entre los integrantes del equipo seleccionado dentro de los canales temáticos.

Microsoft Teams elimina el tiempo de espera entre los miembros del equipo que no pueden leer los correos electrónicos. De esta manera, Teams mantiene implicados en una tarea solamente a las personas que participan en ella. Mejorar la comunicación es lo más importante.

2. Incrementa la productividad

Piensa en el tiempo que se pierde como consecuencia de los mensajes de correo electrónico. Piensa en ese tiempo perdido al intentar programar reuniones entre trabajadores remotos. La asignación de tareas durante los seguimientos posteriores a las reuniones es notoriamente lenta. El cotejo de documentos y el seguimiento de versiones también es problemático.

Un gran beneficio de Microsoft Teams es aumentar la productividad manteniendo a las personas adecuadas en la mesa, en colaboraciones altamente enfocadas con recuperación de documentos incorporados en el sistema. De esta manera el trabajo fluye de forma más natural, rápida y eficiente. 

3. No está limitado por el hardware y el software

Un beneficio de Microsoft Teams es que se puede acceder a él en cualquier lugar, en cualquier momento, y desde cualquier dispositivo. Elimina las limitaciones de las preferencias de hardware o software. Es compatible con Windows, Mac, así como con iOS y Android. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet. ¡Es muy fácil de usar y lo puedes hacer siempre que quieras!

4. Integración de aplicaciones de Microsoft

Microsoft Teams está totalmente integrado en Microsoft 365 – Office 365 se llama ahora Microsoft 365. Toda la familia de Microsoft Office está disponible. Este es un gran beneficio de trabajar en equipo con Microsoft Teams. Se puede acceder a aplicaciones como Word, Excel, Powerpoint y Yammer, por mencionar algunas. Vamos a poder colaborar en un documento o mandar un informe o presentación desde cualquier dispositivo y lugar de trabajo. 

5. Herramientas de reunión y programación

Se pierde mucho tiempo en colaboraciones de equipo mientras se intenta sincronizar los calendarios de todos los integrantes. Con Microsoft Teams puedes tener tus citas existentes sincronizadas con otros miembros del equipo de forma automática e inmediata. Una vez que la reunión está programada, puedes hablar de la reunión en un hilo de chat aparte. Puedes acordar agendas y subir documentos relevantes, todo dentro de la misma plataforma de Microsoft Teams.

6. Impulsa la Transformación Digital

Si tu organización o empresa no se transforma digitalmente, es muy probable que tengas diferentes datos almacenados en muchos lugares distintos. Esto puede causar problemas o retrasos cuando se necesite acceder a los documentos. Uno de los beneficios de Microsoft Teams es que te lleva a lo largo de un viaje de transformación digital. Como es un sistema basado en la nube, puedes acceder a la información desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. La comunicación siempre es en el momento y queda constancia de fechas y horas importantes para evitar malentendidos en la gestión documental y de nuestras actividades cotidianas. 

7. Llamada de voz en Microsoft Teams

Microsoft Teams ha reforzado su oferta de telefonía. Hasta 250 de tus compañeros pueden hacer llamadas de voz de alta calidad en cualquier momento, incluso a números externos. Dichas llamadas van a sonar en un escritorio y en un dispositivo móvil simultáneamente. Esto alivia la necesidad de los costosos auriculares, ya que se puede utilizar un casco o el audio incorporado en el escritorio, el portátil o los dispositivos móviles en su lugar.

8. Introduciendo los bots de ayuda

Usando la inteligencia artificial, los bots te ayudarán a eliminar las aburridas tareas diarias para ahorrar tiempo. Uno de los mejores beneficios de Microsoft Teams es que un bot aparezca como cualquier otro miembro del equipo para ofrecer su ayuda.

Algunos ejemplos de bots son T-Bot para preguntas frecuentes, Polly Bot puede ayudar con la votación entre colegas y Hipmunk puede ayudar a organizar tus planes de viaje. Existen muchos otros bots y aplicaciones de ayuda para la mejor organización de nuestro trabajo y las tareas cotidianas.

9. Plataforma de desarrollo de Microsoft Teams

Si necesitas integrar un proceso de negocio externo, la plataforma de desarrollo de Teams puede ayudarte. Algunos ejemplos de esto son las aplicaciones de redes sociales. Estas pueden ser implementadas fácilmente. De este modo, se permite con facilidad que las aplicaciones externas se hagan accesibles dentro del mundo de Teams. 

10. Colaboración de documentos en tiempo real

Uno de los beneficios más productivos de Microsoft Teams es que los usuarios pueden colaborar y editar documentos sin problemas. Esto puede hacerse al mismo tiempo que lo hacen otros usuarios dentro de la organización. Los documentos se guardan automáticamente dentro de Teams. De esta manera no se pierde ninguna información y podemos recuperarla rápidamente en cualquier momento.

11. Notificaciones

Con Microsoft Teams tu buzón de correo electrónico nunca estará sobrecargado y no hay riesgo de que te pierdas correos electrónicos importantes con tareas adjuntas. Esto se debe a que todas tus preferencias y menciones aparecen como destacados en los paneles de Actividad y Chat. Esto elimina un gran número de potenciales correos electrónicos que de otra manera hubieras recibido. 

12. Seguridad en MS Teams

Usando la autenticación multifactorial y el acceso seguro de invitados, Microsoft Teams es muy seguro. El sistema ofrece una protección de la información incorporada para grandes y pequeñas empresas al alto nivel que estas organizaciones exigen. Las startups también se pueden beneficiar de un sistema seguro y confiable para cualquier tipo de comunicación. 

13. Personaliza su espacio de trabajo

Uno de los principales beneficios de Microsoft Teams es que siempre puedes importar tus preferencias para aplicaciones fuera de la familia Microsoft. Tu espacio de trabajo puede ser personalizado para tener en cuenta las plataformas de redes sociales como Facebook, Instagram, Tik-Tok o Twitter. También puedes habilitar alertas de noticias pertinentes a tu geografía. Incluso puedes integrar otras soluciones de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox.

14. Actualizaciones instantáneas para toda la empresa

Nadie se queda atrás. Hasta 10.000 asistentes pueden acceder a comunicados importantes de la compañía en una videollamada. Los líderes de la compañía también pueden enviar un correo electrónico a todos los que están en la llamada con sólo pulsar un botón. Esto asegura una sola reunión en lugar de muchas reuniones diferentes para transmitir la misma información.  

15. Sin costes adicionales para la mayoría de los usuarios en Microsoft 365

Si tu empresa ya tiene una licencia de Microsoft 365, la función básica de Microsoft Teams no te costará nada más. Tienes la opción de utilizar más funciones dentro de Teams, lo cual puede tener un coste adicional. Pero otros competidores como Slack tienen que ser comprados desde cero. Esto tiene un coste adicional para tu organización, especialmente si ya tienes Microsoft 365.    

Conclusión

Microsoft Teams es una herramienta altamente intuitiva que crea un ambiente de trabajo productivo e involucrado. Tanto los trabajadores fijos como los remotos de varias zonas geográficas pueden acceder a Microsoft Teams.

Tiene muchos beneficios, el principal de ellos es que los proyectos se vuelven más enfocados y racionalizados. No se pierde ninguna información. Usando la extensa familia de herramientas de trabajo que ya existe en Microsoft 365, los equipos de Microsoft ofrecen una herramienta de trabajo moderna e indispensable.

How to become a Microsoft Teams Rockstar

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