¿Qué son las apps clave para el Digital workplace (puesto de trabajo digital)? Tanto el puesto de trabajo digital (Digital Workplace) como las “Apps” son palabras de moda. Empecemos con la definición de una aplicación móvil.
¿Qué es una aplicación móvil?
Una aplicación móvil, o simplemente denominada «App», es una aplicación de software diseñada para ejecutarse en dispositivos móviles. Su objetivo inicial es proporcionar herramientas que nos ayuden a incrementar la productividad.
Con los rápidos avances tecnológicos, la oferta de aplicaciones se ha extendido a muchas áreas. Entre ellas se incluyen juegos, automatización en fábricas, seguimiento de pedidos, reproductores multimedia y muchas más. La producción de aplicaciones se incrementó con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios de teléfonos móviles.
Ahora miles de desarrolladores ofrecen millones de aplicaciones que pueden ser descargadas desde plataformas de distribución de Apps tan conocidas como Google Play Store.
Algunas aplicaciones son gratuitas y otras no. También se pueden encontrar muchas aplicaciones clave para el Digital Workplace en dichas plataformas. Con el auge del comercio electrónico, se esperan más avances tecnológicos y por tanto un aumento de este tipo de aplicaciones.
El papel de las aplicaciones móviles en el puesto de trabajo digital
Un puesto de trabajo digital requiere que tus empleados y los procedimientos de negocio se alineen con la tecnología utilizada por la empresa. La razón principal de esto es lógicamente mejorar la eficiencia operativa del lugar de trabajo.
Por lo tanto, las aplicaciones del digital workplace se han convertido en una necesidad básica para muchas empresas. No se trata del número de tecnologías implementadas en el lugar de trabajo sino de la eficacia operativa.
Si las apps clave para el digital workplace se implementan de forma efectiva, pueden beneficiar en gran medida al puesto de trabajo en los procedimientos de comunicación. Ya sea entre los propios empleados o con los clientes. Pueden ayudarnos a controlar los plazos y a mejorar la gestión de las tareas.
Las aplicaciones también se pueden utilizar con fines publicitarios y para mejorar la visibilidad del lugar de trabajo.
6 Tipos de apps clave para el Digital Workplace
Es importante que un Digital Workplace (lugar de trabajo digital) identifique las necesidades de los empleados para así configurar correctamente las aplicaciones más adecuadas a cada entorno de trabajo.
La dirección de la empresa debe evaluar el uso de las aplicaciones. Las cuestiones importantes a tener en cuenta son: cómo se puede mejorar la experiencia del usuario final y cómo se puede aumentar la productividad general del lugar de trabajo (digital).
Son muchas las herramientas y plataformas disponibles para su uso. A continuación se enumeran los principales tipos de aplicaciones que se utilizan en un Digital Workplace.
1. Aplicaciones para compartir contenido
Un lugar de trabajo efectivo permite a sus empleados comunicarse sin ningún tipo de retraso. Dado que algunos Digital Workplace se encuentran en áreas remotas y que algunos empleados no están disponibles ocasionalmente, la comunicación puede ser un problema. Por lo tanto, las aplicaciones para compartir contenidos son importantes. Permiten a los usuarios compartir pantallas y archivos mientras chatean. Esto es, como si la otra persona estuviera justo delante de nosotros.
Aplicaciones como Zoom o Google Hangouts pueden actuar como una alternativa. Cuando no hay tiempo para el cara a cara. Slack es otra aplicación que permite a los empleados comunicarse fácilmente en toda la empresa. Los usuarios pueden chatear con otros miembros del equipo, clientes y consumidores. Además, permite a los usuarios compartir archivos al instante.
Estas reuniones virtuales ahorran mucho tiempo y mejoran enormemente la eficiencia del lugar de trabajo.
2. Gestión de proyectos
Es importante para un lugar de trabajo hacer un seguimiento de los objetivos y plazos de un proyecto. Las aplicaciones que ofrecen herramientas para gestionar un proyecto pueden ser muy útiles para una empresa. Un ejemplo de esto es Asana.
Pueden ayudar en la planificación del proyecto programando los objetivos y procedimientos que se llevarán a cabo. También permiten delegar tareas y subtareas a empleados individuales. Esto incluye la información necesaria para esa tarea en particular, los modelos y los flujos de trabajo.
Las aplicaciones de gestión de proyectos permiten al usuario mantener archivos, imágenes y documentos bien organizados y relacionados con la tarea y el rol del empleado. Estas aplicaciones aseguran que un proyecto se lleve a cabo sin la menor confusión o retraso.
3. Software de gestión del Digital Workplace y de gestión de procesos empresariales
El software de gestión del lugar de trabajo proporciona capacidades para la optimización de procesos y la automatización del negocio. Estas aplicaciones permiten una gestión eficaz de datos y documentos en toda la empresa.
Los documentos se clasifican por estas aplicaciones según el departamento de la organización que corresponda. El acceso se puede asignar a los usuarios involucrados. Este proceso, a su vez, asegura un seguimiento preciso de la actividad y permite la visibilidad de todas las tareas retrasadas o en curso.
El software de gestión de proyectos empresariales permite la integración entre plataformas y la automatización de procesos. Conecta las aplicaciones del lugar de trabajo como las herramientas CRM, las herramientas ERP y los portales de gestión de documentos. Todo en un solo entorno. Este software está diseñado para el modelado y la automatización de procesos.
4. Procesos documentales
Una gran cantidad de redacción de documentos se realiza en una empresa por sus empleados. Por lo tanto, se requiere un sistema que garantice un proceso de documentación ágil y sin problemas.
Las aplicaciones de gestión de documentos garantizan que los documentos se redacten, procesen y entreguen de forma adecuada y a tiempo.
Las empresas utilizan, por ejemplo, aplicaciones de SharePoint para mantener plantillas que aseguren la consistencia de acuerdo a los estándares de la empresa. Se pueden aplicar distintas reglas y políticas.
Dropbox puede ser usado para entregar, recibir y guardar estos documentos.
Se realizan actualizaciones y se toman notas. Estas tareas se pueden realizar en aplicaciones como Microsoft OneNote. Todas ellas se realizan con la ayuda de las aplicaciones de tratamiento de documentos.
5. Comunicaciones unificadas
La comunicación efectiva es una parte clave de un Digital Workplace.
Con el fin de garantizar una comunicación efectiva y rápida, los puestos de trabajo digitales utilizan aplicaciones como Skype, Teams y WebEx para realizar videoconferencias a través de vídeos y llamadas de alta definición.
Las reuniones se celebran con empleados remotos que utilizan dichas aplicaciones. Estas aplicaciones permiten a los empleados del lugar de trabajo cumplir con los plazos, realizar tareas y negociar de forma efectiva sin ningún tipo de gastos de viaje. También se trata de ahorrar tiempo y ganar eficacia.
6. Aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes
Un Digital Workplace eficaz requiere una buena relación de la organización con los empleados así como con los clientes. Por lo tanto, es crucial gestionar las quejas y necesidades de los clientes de forma eficaz.
Las aplicaciones de CRM permiten a las empresas garantizar la satisfacción de los clientes. Con la ayuda de las aplicaciones de CRM, los clientes pueden comunicarse eficazmente con los empleados de la empresa. A su vez, los empleados pueden proporcionar información y conocimiento del producto a los clientes.
Beneficios de las apps clave para el Digital Workplace
Muchas organizaciones reconocen la importancia de las aplicaciones y las utilizan diariamente para mejorar la eficiencia del lugar de trabajo. Estas aplicaciones ayudan al lugar de trabajo en muchas áreas y se puede decir con seguridad que tales aplicaciones juegan un papel esencial en el funcionamiento correcto de cualquier organización.
El uso de las apps clave para el digital workplace puede transformar en gran medida la forma en que se realiza el trabajo en un Digital Workplace. A continuación se presentan algunos ejemplos.
Las apps clave para el puesto de trabajo digital pueden ayudar a sus usuarios a proporcionar información en tiempo real sobre las instalaciones y la ubicación. Ayuda a informar a los empleados con información relevante y actualizada. Ejemplos de ello son los servicios de rastreo de lanzaderas, los menús de los comedores, la disponibilidad de aparcamiento, la cartografía del lugar de trabajo mediante los servicios del GPS y la elaboración de informes sobre las instalaciones. Esto permite a los empleados presentar informes rápidamente.
Las aplicaciones también pueden permitir que un Digital Workplace establezca un centro de información central para sus empleados. Dado que un lugar de trabajo tiene empleados que se desplazan por todo el mundo, una aplicación puede proporcionar acceso a un centro de información central. Al acceder a este centro, los empleados pueden obtener información rápidamente. Por ejemplo, en lo que respecta a las políticas del lugar de trabajo, la información de recursos humanos, el material de formación, las noticias y los anuncios de la organización, así como las fuentes de los medios de comunicación social.
Las apps clave para el digital workplace también pueden crear una experiencia de usuario personalizada para sus empleados. Las aplicaciones se pueden utilizar para establecer perfiles personales, dependiendo del rol y la posición del empleado en el lugar de trabajo. Estos perfiles pueden, a su vez, contener información relativa a las ventas de campo, recursos humanos y personal de oficina con respecto a la Persona del individuo.
Las solicitudes en un lugar de trabajo también pueden ayudar a notificar a los empleados sobre las fechas límite de inscripción, las principales noticias de la empresa, los recordatorios de eventos u otras emergencias. De esta manera se ahorra tiempo y recursos.
Las notificaciones push en una aplicación pueden ser útiles, ya que pueden informar a los usuarios de la aplicación de información importante incluso si no están utilizando la aplicación.
Cierto uso de la aplicación también puede ayudar a promover eventos y programas especiales que se llevan a cabo en el lugar de trabajo. Esto puede, además, mejorar el compromiso y la satisfacción del empleado (employee engagement). También permite que un Digital Workplace tenga un entorno de trabajo flexible, ahorrando así tiempo y recursos y convirtiéndolo en un lugar de trabajo divertido.
Principales apps utilizadas para aumentar la actividad en el puesto de trabajo
Slack – Funciona como una sala de chat para toda la empresa. Los empleados pueden utilizar los canales y cuentas de la aplicación para comunicarse con otros empleados. Los empleados pueden estar dentro o fuera de su equipo. Slack también centraliza los canales de trabajo y las herramientas utilizadas habitualmente por los empleados. También ofrece conexiones de voz y vídeo dentro del lugar de trabajo.
Google Hangouts – Esta aplicación ofrece mensajería instantánea, integración de aplicaciones de Google, capacidades de conferencias de grupo a través de videollamadas de alta definición junto con opciones para compartir la pantalla. Es compatible con varios dispositivos informáticos. Por lo tanto, es una de las favoritas entre los digital workplaces.
Asana – Este es un software de gestión de tareas que permite a sus usuarios organizar su trabajo utilizando diferentes plantillas. Les informa sobre los próximos plazos a través de notificaciones. Permite a los empleados tener una conversación procesable en la que pueden adjuntar sus archivos a su trabajo y a su conversación.
ProcessMaker – Esta aplicación permite a sus usuarios crear flujos de trabajo electrónicos precisos y sencillos. Estos pueden ser altamente personalizados de acuerdo a sus necesidades. Luego pueden ser entregados a otro personal que trabaje en el lugar de trabajo. También mantiene una cuenta de los documentos enviados por los empleados. Esto permite a la empresa tomar mejores decisiones en cuanto a proyectos y contrataciones.
Dropbox – Esta aplicación ofrece una plataforma en la nube donde los usuarios pueden guardar varios tipos de archivos. Luego pueden acceder a ellos utilizando otro dispositivo con una conexión a Internet. De esta manera se permite la comodidad de los empleados en el acceso a los archivos. Almacena los datos en línea, ahorrando así el espacio interno de los dispositivos.
Evernote – Esta aplicación funciona como un archivador digital. Los empleados pueden utilizar esta aplicación para tomar notas, escribir y acceder a los diarios. También se puede utilizar para compartir y etiquetar contenidos. También ofrece gestión en la nube y capacidades de reconocimiento óptico de caracteres.
Pipedrive – Esta es una aplicación CRM que permite a sus usuarios manejar correos electrónicos con la ayuda de su función de integración de buzones. El usuario puede compartir contactos con otros empleados. Puede ayudar en la planificación de actividades de ventas y en el seguimiento de ofertas, ya que su seguimiento de métricas de rendimiento permite a las empresas tomar mejores decisiones.
… y más aplicaciones clave para el puesto de trabajo …
Microsoft Office – Esta suite ofrece varias aplicaciones. Ofrece a sus usuarios una variedad de formas en las que pueden crear y editar sus documentos. Excel permite a los usuarios analizar los datos y las cuentas de la empresa. Word permite a los usuarios escribir artículos y currículums. Las presentaciones de negocios pueden realizarse usando Microsoft Office. Viene soportado por muchos dispositivos y es de muy fácil acceso.
OneDrive – Esta aplicación se puede utilizar para almacenar imágenes, vídeos y documentos en una carpeta de almacenamiento en la nube. Luego se puede acceder a ellos usando otro dispositivo. Por supuesto mediante una conexión a Internet. Este es un medio para permitir la accesibilidad del usuario y favorecer su movilidad y acceso a documentos de forma sencilla.
Workpoint – Esta aplicación permite a los usuarios coordinar y compartir datos de negocio con varios formatos de escritura. Los correos electrónicos pueden manejarse fácilmente. Los documentos pueden ser enviados y recibidos rápidamente. Se pueden alojar sitios web, incluyendo blogs y revistas.
McAfee – Se trata de una aplicación de protección de dispositivos que utiliza herramientas de análisis en busca de malware y virus dañinos. Esta aplicación ayuda a proteger los datos almacenados en un dispositivo y alerta a sus usuarios en caso de una violación de la seguridad.
Skype: esta aplicación puede ayudar a establecer relaciones dentro y fuera del lugar de trabajo. Ofrece servicios de llamadas y videollamadas junto con mensajería instantánea. Además, se pueden crear grupos con la aplicación, lo que puede ayudar en la gestión efectiva de proyectos por parte de un equipo.
Experiencia de los empleados
Al utilizar estas apps clave para el digital workplace, la experiencia de los empleados puede aumentar considerablemente.
La gestión de datos puede realizarse fácilmente mediante el uso de plataformas en la nube. Los datos necesarios pueden ser fácilmente accesibles mediante una conexión a Internet y esto puede permitir tomar decisiones más rápidas. La retroalimentación con respecto a estas decisiones puede ser monitorizada rápidamente. Se pueden hacer ajustes, mejorando así la agilidad del lugar de trabajo.
Los equipos en el lugar de trabajo pueden organizarse mejor, ya que se fomenta un entorno más amistoso. Sin embargo, existen algunas preocupaciones en cuanto al uso de las aplicaciones en el lugar de trabajo. Principalmente, con la seguridad por parte del individuo que utiliza la aplicación.
Preocupación por la seguridad
Los dispositivos móviles se enfrentan a varios riesgos en muchos niveles de uso. El malware y los virus pueden corromper el software y el compromiso de la red puede desencadenar el robo de datos y de identidad.
Con más gente teniendo acceso a las aplicaciones clave del lugar de trabajo, los ciberataques y las violaciones de datos se están convirtiendo en una preocupación para los Digital Workplace. Los usuarios de las aplicaciones empresariales no sólo pueden poner en peligro sus datos personales, sino también los datos de las organizaciones.
El reciente escándalo de Ritual, una aplicación social de pedidos de comida, hace que los empleados cuestionen la autenticidad y la seguridad de los procedimientos comerciales realizados mediante el uso de una aplicación. El problema de Ritual era que cualquiera podía unirse a cualquier grupo de Ritual de la empresa sin ninguna verificación y podía conocer la ubicación de la oficina de los empleados. La falta de controles de privacidad en la aplicación hizo que los desarrolladores reconsideraran sus términos y acuerdos y la configuración de la aplicación.
Sin embargo, este incidente aumentó la conciencia sobre la seguridad de la aplicación. Hizo que las organizaciones pensaran en los procedimientos utilizados para operar mediante estas aplicaciones, así como en el control de privacidad de las mismas, antes de instaurarlas plenamente en toda la organización. La mayoría de las organizaciones ahora consideran la ciberhigiene de un lugar de trabajo mediante el uso de una variedad de herramientas que administran remotamente los dispositivos móviles dentro de las instalaciones del Digital Workplace.
Dado que las aplicaciones desempeñan un papel fundamental en un lugar de trabajo digital (Digital Workplace), es importante autenticar su seguridad. Los empleados deben tener cuidado con los tipos de aplicaciones que instalan en sus teléfonos inteligentes para evitar que cualquier aplicación maliciosa recopile o comprometa sus propios datos sensibles o los del lugar de trabajo.
Los empleados también deben evitar las conexiones de red inseguras, las vulnerabilidades en las bibliotecas de terceros donde se almacenan los datos sensibles, y deben supervisar su uso para evitar cualquier riesgo.
Dado que las apps clave para el digital workplace juegan un papel clave en muchos lugares de trabajo, y que probablemente su importancia aumentará en un futuro próximo, debe ser de máxima prioridad hacer que estas aplicaciones y dispositivos sean tan seguros y protegidos como sea posible.
