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Los días de la intranet corporativa están lejos de haber terminado. Puede que Internet se haya apoderado de la mayor parte del campo de juego con sus nuevas y brillantes herramientas y sus asombrosas oportunidades, pero los beneficios de una intranet para una organización siguen siendo enormes. La intranet corporativa no está muerta.

Hay una buena razón por la que varias empresas están volviendo a los viejos tiempos de crear una intranet en toda la empresa para sus operaciones. Incluso Internet en todo su esplendor podría no ser tan eficaz como una intranet en el contexto de una organización.

Cuando la gente dice que la intranet está pasada de moda, casi seguro que se refiere al tipo de intranet equivocado. El tipo de intranet en el que están pensando es probablemente el viejo, feo, tosco y difícil de navegar. Este era el tipo de intranet que todos nos vimos obligados a adoptar cuando la tecnología no era tan buena como ahora.

Las intranets actuales son elegantes, atractivas, estéticamente agradables y fáciles de navegar: son más o menos un microcosmos de Internet con algunas características adicionales. Las intranets actuales son eficientes bancos de contenidos y portales de colaboración que representan una ventanilla única para las necesidades digitales de una organización.

De hecho, las intranets pueden ser inmensamente beneficiosas y no sólo porque lo digamos nosotros. A continuación compartiremos algunos beneficios de una intranet:

1. Mayor compromiso de los empleados

Una investigación de Gallup muestra que alrededor del 70% de los empleados estadounidenses no están comprometidosen sus lugares de trabajo. Aunque ha habido una ligera mejora desde entonces, las cifras actuales siguen siendo preocupantes a todas luces. No es una ciencia de cohetes que el sentimiento de falta de compromiso genere desinterés y una sensación de falta de inclusión. Estos son dos factores que contribuyen a una fuga de productividad en las organizaciones. Una intranet representa una herramienta eficaz para mantener a los empleados en sintonía no sólo con las operaciones de la empresa, sino también entre ellos.

También representa un canal interno de colaboración, comunicación e interacción en toda la empresa que puede ayudar a los empleados de todos los niveles a sentirse parte integrante de las operaciones y el éxito de una organización.

Cuando los empleados sienten que forman parte de algo más grande que ellos mismos y que sus esfuerzos por una organización son valorados, tienden a ser más productivos, leales e innovadores.

2. Aumento de la productividad

Quizá uno de los beneficios más evidentes que cualquier organización puede obtener del uso de una intranet es el aumento de la productividad. Las intranets se adaptan a las necesidades y especificaciones de la empresa. Independientemente del tipo de organización que dirijas, una intranet puede proporcionarte una ventanilla única para acceder a todas las herramientas que tus empleados necesitarán para trabajar con eficacia. Por supuesto, eso no es todo. Dado que las intranets fomentan la interconexión y la comunicación eficaz, la información se disimula de manera oportuna. Esto también significa un tiempo de respuesta más rápido, lo que invariablemente aumenta la productividad. La mejora de la productividad es uno de los principales beneficios de una intranet que lleva a las empresas a adoptarla como herramienta de trabajo.

3. Mejor conexión y colaboración de empleados distribuidos

A veces tendrás equipos que trabajan desde diferentes ciudades, estados o incluso países. A veces, los equipos pueden trabajar en el mismo lugar, pero repartidos en departamentos que están lejos unos de otros. El departamento de Recursos Humanos podría estar en la tercera planta, el de Informática en la cuarta y el de Contabilidad en la quinta. Para que cualquier organización funcione eficazmente, sus distintos departamentos y sus equipos deben poder comunicarse eficazmente y trabajar en sincronía.

Una intranet representa uno de los canales de colaboración más eficaces de los que dispone cualquier organización. Potencia la comunicación libre y rápida entre sus equipos; facilita el intercambio de ideas, compartir documentos, completar simultáneamente el trabajo conjunto sin estar en el mismo lugar e interactuar con otros equipos. También ayuda a los empleados de una organización a estar constantemente al tanto de lo que está haciendo cada equipo y de la dirección con respecto a los proyectos en curso de la empresa. En medio de la pandemia mundial de Covid 19, las oportunidades de colaboración a distancia que ofrece una intranet se han vuelto aún más importantes.

4. Comunicación simplificada de la gestión del cambio

La comunicación proactiva de los cambios propuestos y en curso es otra ventaja importante de una intranet. Si quieres seguir siendo relevante, el cambio es inevitable. Tu empresa puede estar planeando fusionarse con otra, cambiar la dirección o trasladarse a un nuevo sector. Sea cual sea el motivo, el cambio se enfrenta a la resistencia, sobre todo si el personal carece de información adecuada de antemano.

Sin embargo, involucrar a los empleados a través de foros comunitarios y encuestas les preparará para el cambio. Las intranets permiten compartir la información de forma abierta, invitar a hacer preguntas y sugerencias para que la transición se realice sin problemas.

Además, la publicación de blogs en la plataforma de intranet sobre el cambio y la reacción prevista puede ayudar a los empleados a entender la decisión, aceptar el cambio y evitar especulaciones que podrían ser perjudiciales.

La intranet también puede actuar como sistema de apoyo durante el periodo de transición, ya que los empleados pueden interactuar y acceder a los conocimientos necesarios para desempeñar las nuevas funciones.

5. Establecer y reforzar una sólida cultura empresarial

Las empresas modernas de hoy en día requieren una cultura empresarial fuerte, vibrante y progresista. Una intranet puede ayudar a tu organización a construir, hacer crecer y reforzar culturas positivas dentro de ella. La intranet puede servir de vehículo para que los empleados reciban la orientación, la formación y la exposición adecuadas a la forma de relacionarse y comunicarse de los demás empleados y a su actitud hacia el trabajo. En resumen, crea un espacio seguro para que los empleados aprendan y experimenten con la forma de vida de la empresa.

6. Gestión eficaz del tiempo

Puede sonar a disco rayado, pero «el tiempo es oro». Si tu organización quiere ir del punto A al B en el menor tiempo posible, una intranet tiene un inmenso potencial para ayudarte a conseguirlo. Los empleados podrán reducir una tarea que de otro modo les llevaría mucho tiempo gracias a la agregación y centralización de información y herramientas.

Por ejemplo, un dispositivo de búsqueda que detalle todos los departamentos, funciones, habilidades y contactos de los empleados es una forma fácil de que los empleados encuentren a alguien rápidamente. Por supuesto, en ausencia de una intranet, estas herramientas podrían no estar disponibles y obtener dicha información podría requerir una pesada consulta en todo el departamento.

7. Prácticas comerciales simplificadas mediante el intercambio de conocimientos y políticas cruciales

Compartir los conocimientos y las políticas ayuda a que los empleados estén emocionalmente conectados con la visión y la misión de tu organización. Sin embargo, el conocimiento rara vez se comparte.

Lamentablemente, toneladas de información siguen acumulando polvo en silos. Los datos históricos podrían ser útiles para tu organización. Los nuevos empleados pueden conocer esa información a través de la intranet y utilizarla para aumentar la productividad. No es mejor dar por sentado que la gente sabe lo que tiene que hacer y cuáles son sus expectativas.

Sistemas como la gestión de documentos, la gestión de contenidos, el chatbot y la intranet social te ayudan a compartir conocimientos y políticas. El personal puede hacer una búsqueda rápida en esas plataformas cada vez que tenga una pregunta. Aproveche las ventajas de una Intranet.

8. Innovación y desarrollo de ideas

Una intranet es un agregador de muchas cosas, las ideas no son una excepción. Está Tom, del departamento de TI, que sabe un par de cosas sobre un software de finanzas. Y luego está Joey, de contabilidad, que necesita esa información. Una intranet puede ayudar a Tom y a Joey a relacionarse y poner en común sus ideas para alcanzar un objetivo organizativo. Una intranet puede ayudar a las organizaciones a poner en común ideas y opiniones expertas de personas con recursos dentro de una organización para impulsar la productividad y aumentar la competencia.

9. Libre expresión de opiniones e ideas

A veces, a los empleados les resulta increíblemente difícil expresar sus opiniones e ideas, especialmente en entornos de trabajo no tan abiertos. La dicotomía de posición o rango refuerza aún más esta supresión de opiniones. La dinámica de trabajo actual, en la que nadie lo sabe todo, requiere que los empleados puedan compartir libremente y sin reservas ideas útiles que puedan ayudar a los objetivos de la organización. Una y otra vez, se ha demostrado que incluso personas que en otras circunstancias son reservadas, aprovechan la oportunidad de compartir sus opiniones cuando se les proporciona una plataforma virtual.

La intranet representa una plataforma virtual eficaz en la que los empleados pueden expresarse libremente sin las limitaciones o los temores que suelen asociarse a las formas físicas de compartir sus opiniones. También deben poder hacer preguntas y recibir apoyo a través de la intranet de la empresa. Los medios de autoexpresión les permitirán sentirse escuchados y respetados, y también ayudarán a cultivar y fomentar las relaciones entre los empleados y la dirección.

10. Gestión segura del conocimiento

La información correcta es una ventaja competitiva para cualquier empresa. Como organización, quieres que esa información sea segura y se limite a los confines de tu organización. También quieres que se transmita dentro de tu organización y que no se limite a un solo empleado, lo que podría significar que el conocimiento se pierde cuando hay un cambio. Una intranet puede ayudar a tu organización a garantizar que la información esté disponible para otros empleados y esté adecuadamente protegida de las miradas indiscretas de la competencia.

Conclusión

En resumen, cualquier organización puede beneficiarse enormemente de la incorporación de una intranet en sus operaciones diarias.  Puede impulsar la productividad de tu organización, mejorar el intercambio de conocimientos, la puesta en común de ideas, y aumentar el compromiso y la colaboración de los empleados. Aparte de los pocos que hemos compartido, los beneficios de una intranet son infinitos. Si se aprovechan al máximo, los beneficios que una intranet puede ofrecer a su organización pueden ser enormes.