Como optimizar el teletrabajo

Cada vez más empresas promueven trabajar a distancia. Un estudio de Gallup de 2016 reveló que el 43% del personal trabajaba a distancia en alguna actividad. Este número ha subido apenas cuatro puntos porcentuales en 2020 (cuatro años después del estudio). Esto demuestra claramente la urgente necesidad de optimizar el teletrabajo para todo el mundo.

¿Qué es trabajar a distancia (teletrabajo)?

Trabajar a distancia ocurre cuando los trabajadores realizan sus tareas diarias desde un lugar alejado de las instalaciones de la empresa. En la mayoría de los casos la gente trabaja desde casa, en algunos casos la gente trabaja de forma remota, desde cafeterías, estaciones de tren, etc.

Los trabajadores que trabajan de forma remota pueden tener su ubicación en un área cercana o pueden estar localizados en cualquier sitio. Las empresas actuales aceptan y promueven el trabajo a distancia como un modelo de negocio útil y moderno que aumenta la productividad, ahorra dinero y permite el acceso al talento en cualquier parte del mundo.

Algunas situaciones especiales de confinamiento debido a desastres naturales o situaciones de emergencias sanitarias o de otra índole, también nos pueden empujar a la necesidad de acudir al teletrabajo para evitar el parón de la actividad económica y empresarial de un país en concreto.

¿Por qué es necesario teletrabajar?

Normalmente hay muchas buenas razones por las que trabajar a distancia es una excelente idea. Estas razones pueden ser debidas a la necesidad de ahorrar dinero, impulsar la productividad, o simplemente porque es lo correcto para el planeta y todo el personal de la empresa.

Trabajamos a distancia por los siguientes motivos:

  • Reducción de la huella de carbono a través de la disminución de los trayectos de casa al trabajo
  • Esta disminución del tiempo de desplazamiento también mejora el bienestar del personal
  • Reducción del tráfico en las ciudades, promoviendo espacios urbanos más confortables y saludables
  • El aumento de la productividad y la eficiencia de los trabajadores al tener más tiempo para ellos mismos, sus amigos y familia
  • Mayor motivación de los empleados al sentirse menos estresados por las obligaciones sociales
  • Reducción de la rotación de trabajadores, ya que la gente se queda dónde está contenta
  • La compañía ahorra dinero en gastos de alquiler de oficinas, transporte y comidas
  • Acceso a una bolsa creciente de talento internacional gracias al teletrabajo
  • Cuidar mejor nuestro planeta y nuestros espacios vitales

Tipo de personalidad idónea para optimizar el teletrabajo

Por supuesto que este tipo de trabajo no está exento de desafíos. Los empleados tendrán que adaptar su ética de trabajo a su nuevo entorno. El teletrabajo resulta mucho más útil cuando se potencian ciertas características personales de los trabajadores que ayudan a optimizar el teletrabajo, por ejemplo:

  • Ser una persona con iniciativa propia, motivada e independiente
  • Ser lo suficientemente proactivo para desbloquear los flujos de trabajo por cuenta propia
  • Tener grandes habilidades en la correcta gestión del tiempo
  • Ser maduro y profesional
  • Tener sólidas habilidades escritas y verbales para sacar el máximo provecho de los medios en línea
  • Estar cómodo con la tecnología y la innovación

Lo que tienes que hacer en el teletrabajo

Acordonar nuestro espacio

Es posible que puedas teletrabajar desde el sofá o la cama, pero estas áreas están asociadas con la relajación y el descanso. Es mejor reservar un espacio de trabajo exclusivo al que se entra todas las mañanas y se sale a la hora asignada como si fuera una oficina real. De esa manera estarás de guardia en el área de trabajo y fuera de servicio en otras áreas de la casa.

Optimizar nuestro espacio

Tener la configuración correcta de la oficina en casa es crucial. Esto te hará más productivo y marcará la pauta para un enfoque de trabajo profesional. Aquí hay una lista de cosas a considerar para optimizar el teletrabajo:

  • Invierte en unos buenos auriculares con micrófono. Ya sea que te gusten alámbricos o inalámbricos, elije un buen sistema para esas largas llamadas, reuniones o teleconferencias online.
  • Encuentra un lugar tranquilo para pensar. Puede que necesites encontrar ese espacio tranquilo al que ir cuando necesites resolver un problema, consultar, leer o simplemente desconectar un rato.
  • Consigue una conexión a internet estable. Esta será tu sangre vital mientras trabajas de forma remota. Si no tienes una buena conexión, entonces estás totalmente fuera del mapa.
  • Acostúmbrate a tu software de conferencias online. Muchos ahora son ya muy intuitivos y te harán mucho más fácil teletrabajar cada día.
  • Aumenta tu comodidad. ¿Eres un adicto al café o un fanático de la salud? Tener tu dosis favorita cerca te impedirá interrumpir tu flujo de trabajo. Programa tus descansos y actividad física continua de forma inteligente para optimizar tu teletrabajo.

Define tus propios límites

Es fácil perderse en el trabajo, especialmente cuando va bien. Pero esto podría conseguir agotarte o quemarte. Todos necesitamos tomar descansos, no importa lo bien que nos sintamos. Establece límites de tiempo para el trabajo, el descanso, la parte personal y el juego. Hay que hacer cosas como definir límites para el tiempo de trabajo, lo que implica apagar los medios sociales en los momentos apropiados y desconectar del todo.

Es importante no mezclar el trabajo con otras actividades y hacer diferentes tipos de descansos según la carga de trabajo. Recuerda que un buen descanso tiene que ser total y significa descansar los ojos, las manos y la mente. Siempre puedes meditar, respirar o practicar yoga como alternativa saludable y desestresante.

Establece prioridades para optimizar el teletrabajo

En una oficina tradicional, puede que te guíe el ritmo de trabajo de tu equipo. Podrías tener tu trabajo preparado y listo para entregarlo en cualquier momento. A veces algún compañero de otro departamento que espera tu trabajo puede ir a tu mesa y darte un toque. Pero esto no ocurre cuando trabajas desde casa y ahora es cuando tienes que decidir por ti mismo qué es prioritario y qué no.

Recuerda que esta es una habilidad clave para optimizar tu trabajo en remoto. Ya habrá tiempo para tomar un café virtual o celebrar algún éxito con todo el equipo de teletrabajo. ¡Adelante!

Implementa una buena Comunicación de equipo

Aprende a comunicarte mejor con tu equipo. Necesitas redefinir lo que significa ser parte de un equipo de éxito. No te permitas desaparecer del radar. En una oficina puedes hacerte presente con sólo dar un paseo. Trabajando remotamente no tendrás ese lujo. Tendrás que trabajar en estrategias para llenar la falta de contacto físico. La imaginación, coordinación y una buena comunicación harán el resto. ¡Haz propuestas inteligentes!

Lo que no tienes que hacer en el teletrabajo

Ni se te ocurra hacerte invisible

Una parte crucial de trabajar a distancia es dejar que la gente sepa que estás trabajando. Cada mañana temprano puedes subir a tu herramienta de equipo y decir «Hola». Construir relaciones de una nueva manera y dejar que la gente sepa que estás ahí. Comparte cosas muy útiles y relevantes.

A la hora de la comida puedes emitir un mensaje de «Vuelvo en media hora». Piensa en tus colegas, sin verte, nunca sabrán si deben esperar una respuesta a ese correo urgente si no anuncias tus movimientos. Contesta siempre por favor.

No dejes las reuniones colgadas ni llegues tarde. Organiza bien tu agenda y los avisos de las reuniones. La profesionalidad va por descontado. Maneja las expectativas de la gente y hazles saber claramente que no estás disponible algunas horas o días. ¡Ni se te ocurra desapareces sin avisar porque no queda nada bien!

Ni se te ocurra olvidarte de ti mism@ mientras trabajas a distancia

Ahora tu mejor amigo eres tú mismo. Asegúrate de cuidarte todo lo que puedas. El agotamiento es posible incluso cuando se trabaja desde casa. Acuérdate de incorporar descansos y ejercicio físico. No te lo pienses dos veces a la hora de hacer algunos estiramientos en el suelo o en cualquier parte. Sal a caminar cuando sea posible. Si tienes un gimnasio en casa puedes subirte a la bicicleta o a la elíptica.

No tengas miedo de dar una cabezadita o de echarte la siesta. Como todo, divide el tiempo de descanso y asegúrate de contabilizarlo correctamente, todo lo que te haga recuperar energías de nuevo nunca puede ser malo e incrementará tu productividad si teletrabajas.

Hay otras formas de optimizar el teletrabajo, como crear un ambiente agradable, tener plantas para dar color a tu espacio, o dejar entrar la luz natural en tu habitación. Aquí puedes confiar en tus gustos y preferencias. Deja que la imaginación haga el resto. Quitar los ojos de la pantalla siempre que puedas es el mejor consejo.

¡Desconecta, respira profundamente y no dejes de conseguir tu mejor inspiración!

Conclusión

Teletrabajar es una gran manera de utilizar mejor nuestros recursos limitados como son el tiempo y el dinero. El teletrabajo puede resultar algo difícil al principio por la falta de contacto presencial, pero todo es cuestión de experiencia y de acostumbrarse a los nuevos retos.

El trabajo a distancia también puede conseguir mayor productividad y compromiso de todos los trabajadores en la empresa, además de contribuir a un mejor planeta al disminuir muchos trayectos.

Recuerda y practica todas las habilidades clave que te hemos dado en este post con la disciplina requerida y así puedes optimizar el trabajo que hagas a distancia. ¡Nadie nace aprendido!

Esperamos que todas estas estrategias te ayuden a teletrabajar de la mejor manera posible.
Cuéntanos tu experiencia y como lo llevas estos días. Estamos aquí para ayudar.


Tu puesto de trabajo digital (Digital workplace) es la clave para trabajar a distancia.

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