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El mundo empresarial moderno está increíblemente impulsado por los datos. Tanto si se trata de una corporación multinacional como de una PYME, los datos deben organizarse, almacenarse y mantenerse a salvo. El hecho de depender tanto de la información significa que todos tenemos una tonelada de documentos que hay que gestionar y controlar. Cuando se trata de gestionar documentos, hay mucha confusión en cuanto al control de documentos vs la gestión de documentos.

A menudo se utilizan estos términos como intercambiables. Sin embargo, hay una gran diferencia entre el control de documentos y la gestión de documentos. En este artículo, vamos a enfrentarnos al reto «control de documentos vs. gestión de documentos» y a destacar la diferencia entre estos dos términos. Así que, sin más dilación, vamos a sumergirnos en ello.

Control de documentos vs. Gestión de documentos

Como acabamos de mencionar, el control de documentos y la gestión de documentos son dos aspectos diferentes del mantenimiento de sus documentos. Veamos cómo.

Control de documentos:

El control de documentos se refiere a los aspectos de seguridad y credibilidad del mantenimiento de tus documentos. Cuando alguien habla de control de documentos, se refiere a los procesos que implican el seguimiento de las versiones actuales y anteriores de sus documentos. El proceso de control de documentos implica:

  • Mantener la seguridad de los documentos
  • Control de las versiones de los documentos
  • Revisar los documentos
  • Desarrollar y mantener un proceso de aprobación
  • Regular la presentación de los documentos

Todo ello ayuda a las empresas a mantener un registro de los documentos que han utilizado en el pasado y quién ha tenido acceso a ellos. Un documento controlado es seguro, ya que tiene un registro de su historial de versiones y un registro de quién ha hecho cambios en dichos documentos.

Además, los documentos controlados tienen menos probabilidades de ser utilizados indebidamente o presentados con errores, ya que existe un riguroso proceso de aprobación.

El control de documentos consiste en mantener un rastro de papel digital. Hoy en día, el control de documentos es esencial para empresas de todo tipo y tamaño por diversas razones. Sin embargo, no es tan difícil como parece. Gracias a los sistemas de gestión de documentos, mantener un fondo documental controlado se ha convertido en algo realmente sencillo. Estos sistemas no sólo automatizan la gestión de los documentos, sino que también mantienen un seguimiento de todos los documentos esenciales, y además con el mínimo esfuerzo.

Gestión de documentos:

En el debate entre el control de documentos y la gestión documental, este último es un término más genérico. Sin embargo, esto no significa que tenga menos importancia. La gestión de documentos se refiere a los procesos que implican la digitalización de documentos en papel, su almacenamiento, validación, indeación y actualización.

Un documento controlado es un documento gestionado, pero no todo documento gestionado es un documento controlado. En pocas palabras, el control de documentos esuno de los aspectos de la gestión documental que garantiza la seguridad de los mismos.

La gestión de documentos se ha convertido en una parte esencial de las empresas modernas. Esto se debe a que todas las empresas se centran en digitalizar sus documentos en papel y en mantener un sistema para todos los documentos futuros. Afortunadamente, la gestión de documentos se ha vuelto relativamente fácil hoy en día gracias a los sistemas de gestión de documentos. Estos sistemas proporcionan a las empresas un conjunto de herramientas que facilitan la gestión y el control de los documentos.

Puedes obtener más información sobre cómo los sistemas de gestión de documentos facilitan la gestión de los mismos desde nuestra guía sobre gestión de documentos.

Control de documentos frente a gestión de documentos: ¿Cuál es más importante?

Cuando la gente entra en la discusión del control de documentos frente a la gestión de documentos, nos quedamos debatiendo sobre qué proceso es más importante. La verdad es que ambos procesos son igual de importantes y están interconectados. No se puede tener un documento controlado sin practicar la gestión de documentos.

La gestión de documentos es un proceso integral, que implica varios procesos que giran en torno al registro, el seguimiento, la actualización y la seguridad de los documentos. De hecho, la gestión de documentos se ha convertido en algo factible también para las empresas más pequeñas. Esto es así gracias a los sistemas de gestión de documentos que proporcionan a las PYMES y a las grandes empresas las herramientas que necesitan para mantener sus documentos en orden.

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