¿Es el Digital Workplace la mejor solución de continuidad del negocio en caso de pandemia mundial?

Las empresas tienen sus propios planes de contingencia para casos de emergencia como por ejemplo un corte de energía local, un incendio, riesgos laborales y sanitarios, ataques terroristas o desastres naturales en las regiones. Desgraciadamente el COVID-19 está aquí y es real. Después de infectar al menos 196 países, y más de 400.000 personas, la Organización Mundial de la Salud ha declarado al COVID-19 (coronavirus) pandemia mundial. Con este desastre para la salud de todos los ciudadanos también esperamos que la economía y el ámbito empresarial se vean afectados críticamente en los próximos meses. ¿Están las empresas preparadas para esta pandemia? De repente, nos enfrentamos al concepto de trabajo remoto. La gran pregunta de este artículo es: ¿Es el Digital Workplace la solución de continuidad del negocio en caso de una pandemia mundial?

Con el contagioso COVID-19, mantenerse alejado de la multitud parece ser la mejor prevención que existe. La mayoría de las empresas pueden no haber incluido el posible brote de virus en sus planes de contingencia. Pero en todo caso, el equipo directivo seguramente haya considerado la posibilidad de trabajar a distancia para una gran parte de sus trabajadores.

Para las personas que trabajan aisladas o en pequeños grupos, el Digital Workplace (puesto de trabajo digital) puede beneficiarles en esta nueva situación, siempre y cuando no salgan con demasiada frecuencia. Estar en un sector que utiliza principalmente un ordenador e Internet para mantenerse productivo es una ventaja para evitar contraer la enfermedad y ayudar a todos a ganar esta nueva lucha contra la nueva pandemia de este dichoso coronavirus y sus indeseables consecuencias humanas, sociales y económicas.

¿Por qué necesitamos un Digital Workplace para luchar contra el coronavirus?

Según los CDC (Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades), el virus es bastante potente, aunque la persona que lo tenga esté asintomática. Por lo tanto, la gente no puede saber si un pasajero, un peatón o un cliente ya está infectado o no. Este comportamiento del virus lo hace aún más engañoso y más difícil de controlar.

Es posible que se propague algo antes de que las personas muestren síntomas; ha habido informes de que esto ocurre con este nuevo coronavirus, pero no se cree que esta sea la forma principal en que el virus se propaga

advierte el sitio web CDC

Es evidente que un empleado que utiliza el Digital Workplace va a disminuir sus posibilidades de contraer el COVID-19 y otras enfermedades virales que puedan ocurrir en el futuro. Esto ocurre porque hay menos contacto con otras personas. Los empleados trabajan desde casa y las comunicaciones internas siguen produciéndose, pero ahora de forma digital.

¿Necesitas organizar una reunión de trabajo? No hay ningún problema, ya que todas estas capacidades están incluidas en la solución del Digital Workplace. Vamos a poder compartir y colaborar en documentos, hacer videollamadas conjuntas, organizar las agendas y sacar adelante todo el trabajo en equipo o individual pendiente.

La mayoría de las empresas están implementando una campaña con el popular hashtag «#YoMeQuedoEnCasa». Al quedarse en casa, se consigue algo tan importante ahora mismo como no contribuir a la propagación del virus. Y así conseguiremos, el control, la limitación y posterior eliminación de la pandemia y la resolución de nuevas cuestiones que podrían surgir lo antes posible. Ahora mismo esta es la manera fundamental de contribuir entre todos a detener la pandemia mundial, mientras esperamos largos meses a que se desarrolle la anhelada vacuna.

Objetivos para una mejor comunicación en caso de desastres

La comunicación precisa y rápida es crucial en un peligro global como el COVID-19. Lo ideal sería que la preparación comenzará antes del desastre. Las autoridades deben distribuir la información y hacer que la gente conozca estas importantes indicaciones con mayor frecuencia y mayor antelación.

Algunas empresas pueden no estar preparadas, ya que raramente se producen casos como el brote de una enfermedad. Si alguna vez tienen un plan de contingencia, no tienen tasas de éxito establecidas. Por ese motivo, los ejecutivos convocan reuniones urgentes a última hora para proponer medidas que garanticen la operatividad y la seguridad de los empleados.

Los objetivos para una mejor comunicación en caso de desastre son los siguientes:

  • Las compañías van a realizar preguntas frecuentes y en cascada relacionadas con los problemas que pueden surgir durante los desastres y otros asuntos relacionados.
  • Mantener una lista de fuentes de información de total confianza
  • Proporcionar una lista de contactos de emergencia a todos los empleados
  • Crear canales adicionales para una comunicación constante y efectiva con los empleados
  • Preparar software y herramientas de comunicación para el trabajo a distancia
  • Desarrollar un programa frecuente de actualizaciones para los empleados remotos
  • Disponer de organismos de apoyo que nos ayuden en caso de operaciones adicionales, necesidades específicas o distintas situaciones que pudieran llegar a producirse.

¿Están las empresas preparadas para el trabajo a distancia?

La mayoría de las empresas no están preparadas para la pandemia en el mismo momento en el que el trabajo a distancia o el trabajo desde casa se convierten en la única solución. La única opción es trabajar desde casa o echar el cierre por un período de tiempo indefinido. Es de suponer que a ser posible las compañías elegirán el trabajo remoto como la mejor alternativa.

Para poder determinar bien si nuestra empresa está preparada para el trabajo en remoto, nos deberíamos hacer las siguientes preguntas:

  1. ¿Tienen los empleados los equipos y el hardware apropiado para hacer su trabajo diario?
  2. ¿Tenemos el software adecuado para realizar sus tareas como las hacían antes del desastre?
  3. ¿Pueden los trabajadores mantener la conectividad si el desastre se prolonga durante un largo período de tiempo?
  4. ¿Son los empleados autosuficientes para mantener un entorno de trabajo remoto?
  5. Si los empleados utilizan dispositivos personales, ¿son estos totalmente seguros?

Volvamos a la pregunta original: ¿Es ahora mismo el Digital Workplace la solución de continuidad del negocio? La respuesta a esta pregunta para la mayoría de las empresas es no, porque en la mayoría de los casos no lo han implementado todavía.

Todas las empresas deberían considerar el trabajo remoto

Muchas compañías ya han cambiado al trabajo a distancia por varias razones. Aparte de su rentabilidad, un Digital Workplace es más resistente a los desastres en comparación con una oficina central. Una oficina física en la que las personas tendrían que viajar y exponerse a diferentes elementos antes de poder llegar a las instalaciones de la empresa.

En la actualidad, en muchos países afectados por el COVID-19 se están llevando a cabo cierres. En caso necesario, los empleados de otra región, por ejemplo, no tendrán la necesidad de pasar por los estrictos puntos de control implementados por el gobierno en el intento continuo de limitar la movilidad y la transmisión del virus. Permitir un lugar de trabajo remoto elimina totalmente estos inconvenientes relacionados con el transporte de personas.

La pandemia de COVID-19 debería ayudar a los propietarios y a las partes interesadas a darse cuenta de los beneficios del Digital Workplace y de su papel en la continuidad de la empresa. El trabajo a distancia a prueba de desastres podría ayudar a muchas empresas a evadir estas circunstancias imprevistas que están ocurriendo en muchas regiones en el momento de redactar este post. Todos los sectores empresariales pueden tomar este brote mundial como una oportunidad de aprendizaje para mejorar aún más sus programas de continuidad de sus negocios.

El Digital Workplace como principal plan de continuidad del negocio

Un desastre como una pandemia mundial no es el momento más adecuado para planificar. Los ejecutivos de IT de todas las empresas deben empezar a trazar un mapa de las medidas de contingencia del negocio y cómo pueden asegurar una transición sin problemas. Como mínimo, pueden crear un equipo digital de emergencia en el Digital Workplace para la continuidad del negocio.

En el caso de COVID-19, si tu empresa no tiene un plan de continuidad del negocio, todavía no es demasiado tarde para reaccionar. Las empresas pueden hacer una reunión apresurada, pero bien informada y efectiva con consultores profesionales antes de que la plaga afecte a un número considerable de la población. Para obtener ayuda en este esfuerzo de contingencia empresarial, las empresas pueden obtener ayuda de expertos digitales especializados en el ámbito del trabajo a distancia y la transformación digital.

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