¿Por qué los equipos desestructurados necesitan herramientas de colaboración empresarial?

Cuando hablamos de colaboración empresarial nos referimos a la forma en que una organización se comunica internamente. A medida que los equipos se hacen grandes y se extienden, el número de ideas y opiniones aumenta. Sin un método sistemático para escuchar todas estas palabras, la calidad de la colaboración disminuye. Después de todo, la comunicación entre los miembros del equipo es el centro de la colaboración. Tener las herramientas correctas de colaboración empresarial es algo esencial.

La colaboración dentro de las organizaciones es algo más que el simple hecho de que los miembros del equipo hablen entre sí. La colaboración comienza con una cultura que fomenta el intercambio de información e ideas. Pero incluso con una buena cultura no es suficiente. Se necesitan buenas herramientas de colaboración empresarial para aprovechar, organizar e implementar todas las buenas ideas que surgen en la empresa.

Cuando la comunicación no funciona, se parece mucho a una disfunción. Los equipos que son desestructurados nunca pretenden ser así. Su existencia sólo es un recordatorio de que la colaboración a nivel empresarial es difícil.

¿Cómo son los equipos desestructurados?

Hay muchas razones por las que la colaboración en el lugar de trabajo puede descender hasta el desorden. En este contexto, la desestructuración no significa anarquía total, sólo se refiere a un momento en el que se unen suficientes hábitos poco óptimos para hacer que una organización no sea competitiva. He aquí algunos escenarios clásicos:

1. Las herramientas de colaboración de la empresa no son adecuadas para el propósito

Con frecuencia, las organizaciones crecen rápidamente y los equipos aumentan de tamaño. Si su arquitectura de IT no sigue ese crecimiento, entonces las herramientas de nivel básico y el software casero nunca nos darán la talla.

2. La información circula sin ningún propósito

Todos los días en organizaciones de todos los tamaños, se producen conversaciones de manera formal e informal. Se intercambian ideas y se ofrece feedback sobre diversos procesos de la empresa. Pero esto es simplemente información que fluye si no hay una forma sistemática de capturar las ideas y darles su denominación.

3. Muy poco compromiso de los empleados

Si los empleados no sienten que tienen un interés en el proceso de toma de decisiones, se quedarán callados. Será más frecuente que se quejen a sus compañeros o en casa de que las cosas podrían ser mejores si la empresa sólo hiciera x, y, o z. Existe poder en las opiniones de los empleados, lo único que necesitan es sentirse valorados y se comprometerán.

4. El personal trabaja con barreras

Las barreras a veces son inevitables en las organizaciones. A nivel de grupo, los diferentes equipos funcionales se mantienen unidos de forma natural. Esto no es por otra razón que porque están ubicados en el mismo departamento y se ven en las mismas reuniones. Lo que las organizaciones inteligentes necesitan hacer es darse cuenta de la naturaleza de las barreras para romperlas a través de equipos interfuncionales o de propósitos cruzados.

5. La propiedad intelectual común no está disponible

Los equipos no pueden colaborar eficazmente si no tienen acceso a la propiedad intelectual común. Los documentos, las políticas y los procesos deben ser el coto privado de los directores de los departamentos. Deben estar siempre accesibles y a disposición de todos los empleados para su análisis, comprensión y mejora continua.

6. Uso de métodos e instrumentos anticuados

Los instrumentos de gestión de proyectos anticuados y manuales es donde la colaboración muere lentamente. Muchos procesos manuales de probada eficacia no se adaptan al rápido ritmo de los negocios. En este caso, una organización puede saber que necesita colaborar, pero simplemente está utilizando métodos lentos y engorrosos.

¿Por qué es importante la colaboración empresarial?

Es evidente que los equipos desestructurados pierden terreno crucial frente a competidores más organizados y racionalizados. Las buenas ideas bien ejecutadas son el alma de la empresa moderna. La colaboración empresarial como cultura y hábito es importante por varias razones:

  • Aumenta la productividad haciendo que los equipos se comuniquen mejor y que consigan superar sus diferencias e ineficiencias. Esto se puede hacer a través de una comunicación interna mejorada mediante intranets, herramientas sociales de la empresa y videoconferencias.
  • Aumenta la innovación mediante el fomento de un diálogo regular con grupos clave como clientes, proveedores y vendedores.
  • Mejora la eficiencia y la eficacia de la comunicación con todas las partes interesadas. Esto se debe a que cuando los canales de comunicación están abiertos, la información se puede encontrar fácilmente y no es un secreto de estado.
  • Ayuda a las organizaciones a establecer prioridades en los procesos importantes si hay un circuito constante de comunicación de que algo no funciona.
  • Ayuda a agudizar la cultura de la colaboración. Si un sólido instrumento de colaboración empresarial forma parte cotidiana de las tareas de un empleado, éste asociará el instrumento con su propósito, que es mejorar los procesos. 
  • Elimina el secreto. Por diversas razones, el secreto y la restricción de las ideas se producen en las organizaciones. A menudo el miedo a compartir se vuelve irracional, y los departamentos se aferran a la información simplemente porque siempre lo han hecho. Tener una cultura de colaboración reducirá este miedo.

Los beneficios de la colaboración empresarial

Hay beneficios tangibles en la colaboración empresarial. Estos no siempre se presentan en forma de un gran proyecto de éxito bien ejecutado. A veces los beneficios residen en el nacimiento de la cultura y los hábitos que, si se afianzan, harán que una organización sea altamente competitiva:

  • Menor derroche: Esto se refiere a menos ideas que se pierden, menos reuniones desperdiciadas y sesiones de lluvia de ideas. Una empresa verdaderamente colaborativa aporta ideas para su desarrollo y ejecución, lo que significa que las horas que los empleados pasan en las reuniones no se desperdician.
  • Procesos simplificados. Las organizaciones que colaboran bien terminan situando sus actividades diarias en un camino bien definido. Con la reducción de las barreras en el lugar de trabajo, el trabajo sale volando gracias a un sistema de colaboración realmente eficaz.
  • Menos esfuerzo duplicado. No hay nada peor que distintos departamentos tengan procesos similares que fueron ideados y desarrollados a través de procesos departamentales completamente separados. La colaboración significa que los equipos pueden aprovechar el trabajo ya desarrollado por otros departamentos.
  • Mayor seguridad. Puede parecer contrario a la intuición, pero cuando la información correcta está en las manos adecuadas, es mejor que la información que se encuentra en una carpeta que nadie sabe que existe o qué hacer con ella en caso de tenerla.

Conclusión

En el mundo actual, que cambia rápidamente, los procesos antiguos y desactualizados son un obstáculo para la velocidad y el enfoque de la organización. Los equipos desestructurados no pretenden ser disfuncionales, pero a través de la aparición de comportamientos comunes como el egocentrismo, pueden convertirse fácilmente en algo así.

Las herramientas de colaboración empresarial no sólo proporcionan un espacio para la comunicación y las ideas, sino que con frecuencia cuentan con procesos incorporados, como las herramientas de gestión de ideas, que convierten la frustración de los empleados en procesos operativos mejorados y mucho más eficaces y eficientes.

Como decimos siempre en Ungoti. Es importante innovar mediante las mejores ideas para trabajar realmente en equipo y ser capaces de co-innovar.

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