7 elementos esenciales para la gestión documental: los secretos

Dependiendo del tamaño de tu organización, el volumen de documentos que pasan por el lugar de trabajo podría acumularse sustancialmente. El quid de la gestión de documentos es saber qué archivos conservar y cuáles eliminar.
Las esenciales para la gestión documental: sigue leyendo.

Meridian informa que el archivo de documentos cuesta alrededor de $ 20. Pero encontrar un documento mal archivado cuesta alrededor de $ 120 y la reproducción de un documento perdido cuesta la friolera de $ 220.

Sin duda, no deseas que estos gastos adicionales consuman una parte de tu presupuesto.

Con un sistema de gestión de documentos adecuado, puedes mitigar el riesgo de pérdida de documentos y recuperar los documentos necesarios de forma sencilla y rápida.

En esta guía, analizamos los aspectos esenciales para la gestión documental que beneficiarán a tu organización.

1. Fijar metas

Como cualquier otra cosa en los negocios, también debes establecer objetivos para la gestión de documentos. La mayoría de las empresas pasan por alto la necesidad de establecer objetivos. Al final, no tienen nada con qué comparar su progreso.

Debes establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y determinar cómo el sistema de gestión documental te ayuda a cumplirlos. Los KPI también te permitirán descubrir cómo el nuevo sistema es mejor que el existente.

Por ejemplo, si ahora tardas 10 minutos para encontrar un documento en tu sistema en papel, puedes establecer una meta para reducir este tiempo. Un nuevo sistema de administración de documentos automatizado podría ayudarte a encontrar el mismo archivo en menos de dos minutos.

Cuando compartes la información con el equipo de trabajo, se inclinan a utilizar el sistema de gestión de documentos con más frecuencia.

2. Tener un lugar común para guardar

Uno de los elementos esenciales para la gestión documental que más se pasa por alto, es la necesidad de tener un lugar donde todo el equipo guarde un documento. Todo el equipo de trabajo debe ser una sola unidad que trabaje en sincronía.

Nadie en el equipo debería poder editar un documento como a su antojo. Si lo permites, acabarías con docenas de versiones del mismo documento. ¿Cómo encontrarás la versión correcta cuando sea el momento de utilizar ese documento?

Algunos lugares de trabajo intentan gestionar esto creando carpetas diferentes o teniendo varios nombres de archivo. Nuevamente, esta es una receta para el desastre, considerando que tener diez archivos con nombres casi similares seguramente lo confundirás cuando intentes encontrar la versión original de ese archivo más adelante.

3. Capacidad de búsqueda conveniente

En promedio, una persona que trabaja en una oficina pasa 1,5 horas al día buscando cosas. Un gerente dedica 150 horas al año a localizar información perdida. Es mucho tiempo que estás perdiendo haciendo algo que un sistema de gestión de documentos podría hacer en minutos.

Para eso, un sistema de gestión de documentos debe tener una fácil búsqueda. Deberías poder ordenar y organizar los documentos por fecha, relevancia y otras características.

Debido a esto, es más fácil buscarlos cuando los usas.

¿Sabía que los ejecutivos pierden alrededor de seis semanas al año buscando documentos importantes? Piensa en todas las cosas que tu organización puede lograr en esas seis semanas.

Eso dice mucho sobre la importancia de un sistema de gestión documental con búsqueda fácil.

SharePoint es ideal para la gestión de documentos

4. La captura de documentos debe estar cerca de la fuente

Si capturas documentos cerca de sus puntos de origen, será más fácil guardarlos y ahorrar tiempo. Por ejemplo, una impresora virtual te permite guardar documentos sin escanearlos o imprimirlos. Puedes guardar tus datos importantes directamente en el sistema de gestión de documentos.

Asimismo, los formularios electrónicos eliminan la necesidad de ingresar datos manualmente y también aceleran el flujo de información. Dado que estos datos están online, todos pueden acceder a ellos en sus dispositivos.

La captura de datos cerca de la fuente también asegura su retención en la forma original. Si un documento ha pasado por diferentes departamentos de la organización, es probable que se haya editado varias veces.

5.Taxonomía de documentos

Es fundamental contar con una convención de nomenclatura en toda la organización para los documentos. Permitiría que cada departamento no solo acceda a los archivos, sino que también los recupere fácilmente cuando sea necesario.

Cualquiera que archive un documento debe hacerlo correctamente de acuerdo con lo establecido en el lugar de trabajo. Todos deben conocer la técnica de nomenclatura, la clasificación y el paradero del archivo para que puedan encontrarlo rápidamente.

Por ejemplo, todos los documentos relacionados con Recursos Humanos deben tener RR.HH. en el nombre de su archivo.

Más importante aún, la interfaz de usuario debe ser lo suficientemente amigable para permitir esto. Si bien un sistema de gestión de documentos puede resolver muchos problemas, todas las características no deben saturar el escritorio de los usuarios.

En cambio, el sistema debe ser lo suficientemente intuitivo como para mostrar solo los elementos necesarios para realizar una tarea.

6. Integraciones de multiplataforma

El sistema de gestión de documentos en su lugar de trabajo debería poder integrarse con todas las plataformas, desde su antigua impresora o sistema de archivo de Excel hasta las últimas aplicaciones para teléfonos móviles.

Además, deberías dar a tu empresa lugar para el desarrollo. Lo último que necesitas es no poder iniciar un nuevo proceso porque tu sistema de gestión de documentos existente no se integra con él.

Aún mejor, los empleados deben tener acceso web al sistema de gestión de documentos para que puedan acceder a los datos incluso cuando no se encuentran en las instalaciones.

7. Niveles de permisos

No todos los archivos deben ser accesibles para todos los empleados en el lugar de trabajo. El sistema de gestión de documentos debe tener niveles de permiso para garantizar que las personas que no necesitan ver un documento en particular no puedan acceder a él.

Por ejemplo, en un entorno médico, debes mantener la confidencialidad de los registros y el historial del paciente. Por lo tanto, los documentos solo deben ser accesibles para las personas que necesitan esta información.

Del mismo modo, en cualquier otro entorno empresarial, debes tener niveles de permiso para tus datos financieros, de auditoría y de cumplimiento.

Conclusión

¿Sabías cuántas páginas puede contener un armario de cuatro cajones? 18000 páginas. Imagina buscar entre las pilas de papel un solo documento que necesita para la próxima reunión con el cliente.

Si bien no es imposible encontrar un documento, ciertamente lleva mucho tiempo, el mismo tiempo que puede dedicar a otras tareas productivas. Por lo tanto, existe una necesidad imperiosa de un sistema de gestión documental eficiente en el lugar de trabajo. En esta guía, analizamos los aspectos esenciales para la gestión documental que evitarán que pierdas el tiempo recuperando documentos.

Ir arriba