6 elementos esenciales para el lugar de trabajo digital

La última década ha sido testigo de un cambio significativo en la configuración y las tendencias del lugar de trabajo. Con la incorporación de millennials conocedores de la tecnología al lugar de trabajo y el crecimiento de las aplicaciones SaaS a un ritmo fenomenal, el trabajo remoto ha aumentado. Con eso, ha planteado la necesidad de adoptar algunos elementos esenciales para el lugar de trabajo digital (digital workplace).

Las tendencias recientes no solo han cambiado el aspecto de los lugares de trabajo, sino que también han planteado desafíos nuevos y únicos que algunas organizaciones tienen problemas para resolver. Una empresa moderna tiene equipos distribuidos, estructuras comerciales en rápida evolución y problemas de seguridad complicados.

Por lo tanto, existe la necesidad de ciertas cosas en el lugar de trabajo, sin las cuales cualquier organización tendrá dificultades para trabajar sin problemas.

Con la transformación de los lugares de trabajo, las personas que trabajan en estos entornos necesitan saber qué debería ser parte de su organización.

A continuación, presentamos algunos elementos esenciales para los lugares de trabajo digitales que no puede pasar por alto si desea cumplir con las expectativas de un equipo de trabajo moderno.

¿Cuáles son los elementos esenciales para el lugar de trabajo digital?

La mayoría de las organizaciones han estado operativas durante mucho tiempo, pero de alguna manera no han podido mantenerse al día. Como empresa, necesitas los siguientes elementos esenciales para que el lugar de trabajo digital alcancen a estabilizarse en la curva de innovación.

1. Gestión de documentos

A medida que su organización crece, también lo hace el volumen de información que pasa por ella todos los días. Mientras que parte de esta información es primordial y debe almacenarse para el futuro, el resto nunca se necesitará nuevamente y debe eliminarse.

Los datos pueden estar en cualquier formato: en papel o digital. Desde hojas de cálculo e informes hasta formularios y videos, necesitas administrar mucha información. Todos los días, tendrás una afluencia de datos sobre operaciones, negocios, clientes, empleados, marketing, administración, etc.

Todos estos datos deben almacenarse y mantenerse en un formato accesible.

Un sistema de gestión de documentos organiza los datos. De esta manera, puedes recuperar los datos siempre que los necesites o buscarlos utilizando la función de búsqueda rápida de la plataforma.

Además, los empleados también pueden colaborar entre sí sobre estos documentos. Por ejemplo, si el equipo de marketing necesita estudiar la estrategia del año pasado para diseñar una para el próximo trimestre, puede acceder fácilmente a la información del año anterior desde el sistema de gestión de documentos.

2. Colaboración eficiente

Un lugar de trabajo digital es diferente de uno físico en el sentido de que no puedes simplemente caminar hasta el cubículo de tu compañero de trabajo para obtener un conjunto de documentos o hacer una pregunta. En su lugar, tiene que hacer todo esto online.

Por lo tanto, la configuración digital debe permitir la comunicación y la colaboración entre empleados.

Las redes sociales empresariales ayudan a las organizaciones a mantenerse unidas incluso cuando trabajan de forma remota. Por una parte, los empleados pueden compartir información y noticias entre ellos, manteniéndose comprometidos con sus equipos.

Por otra parte, tener un lugar de trabajo digital cuidadosamente diseñado evita distracciones al mostrar solo notificaciones y publicaciones relevantes en lugar de hacer sonar las campanas continuamente.

De esta manera se fomenta una cultura de trabajo comunicativa saludable donde las personas pueden colaborar sin límites.

3. Chatbots

Los chatbots son uno de los elementos esenciales para los lugares de trabajo digitales porque pueden ser tan avanzados o tan simples como deseas. Es posible que simplemente le brinden respuestas basadas en algoritmos o basadas en algoritmos inteligentes de inteligencia artificial (IA) para una comunicación más amplia.

Si usas chatbots internamente en la organización, pueden mejorar la experiencia de los empleados. En vez de acudir a RR.HH. para todo, en su lugar los empleados tendrán la capacidad de autoservicio con los chatbots.

Además, también reduce la carga en ciertos departamentos, como TI, ya que los recursos son accesibles para los empleados.

Además, si usas chatbots para asistencia al cliente, puede ser de gran ayuda. Las investigaciones muestran que los chatbots reducen el costo del servicio al cliente en un 30%. Es una cantidad de dinero que puede destinarse a otra cosa.

Al hacerlo, los chatbots también mejoran la experiencia del cliente ya que su tiempo de respuesta es más rápido.

Además, cuando los chatbots están ocupados lidiando con preguntas de rutina, los técnicos de soporte pueden lidiar con problemas únicos que enfrentan los clientes.

4. Ciberseguridad

Trabajar en un espacio digital significa ser vulnerable a las amenazas cibernéticas y la piratería. Es por esto que existe una gran preocupación por los ataques informáticos.

Afortunadamente, casi todas las aplicaciones o soluciones basadas en la nube que se adquieren para empresas vienen con una sólida ciberseguridad. En la mayoría de los casos, la seguridad es incluso mejor que la protección de las propias empresas.

Los ataques pueden ser externos e internos. Para evitar ataques internos, debes crear restricciones sobre la retención, edición y uso compartido de datos. Por ejemplo, puedes crear una política sobre quién puede acceder a información confidencial y cómo se deben compartir los datos.

Entre todos los demás ataques externos, el phishing por correo electrónico afecta con mayor frecuencia a los lugares de trabajo digitales. Debes educar a tu equipo de trabajo sobre prácticas seguras y cultivar un sentido de responsabilidad en toda la organización.

5. Integraciones flexibles

Como empresa, contarás con diferentes sistemas digitales, como Microsoft 365, CRM, CMS, DAM, etc.

Necesita desarrollar una estructura en la que todos estos sistemas puedan integrarse fácilmente para facilitar el flujo trabajo y así prevenir cualesquier desafío importante.

En un entorno de trabajo digital, todos los sistemas deben estar unificados para que los empleados puedan acceder a ellos con facilidad. Además, te permitirá centralizar la arquitectura tecnológica mientras te da la posibilidad de tomar decisiones de manera flexible a nivel empresarial.

6. Análisis de datos

El análisis de datos es uno de los elementos esenciales para los entornos de trabajo digitales, porque te dan una idea de qué tan bien va todo. Desde la intranet y el servicio al cliente hasta el desempeño de los empleados. Los análisis monitorean e informan el desempeño de todo lo que sucede en el lugar de trabajo.

A nivel individual, pueden brindarte información sobre la experiencia y el compromiso de cada empleado. Después de aprender sus habilidades y defectos, puedes usar todo el potencial de cada empleado mientras completa las deficiencias en sus habilidades.

Hoy en día, el análisis es bastante poderoso y le permite integrar datos con diferentes procesos de la empresa.

Además, te permiten agrupar datos para que se clasifiquen para uso futuro o migración a otra herramienta o software.

Conclusión

Si bien la tecnología es una parte integral de cualquier entorno de trabajo digital, no es el único aspecto en el que se debe trabajar. Además de la tecnología, también debe garantizar integraciones sin esfuerzo, comunicación con los empleados, almacenamiento de documentos y alineación de operaciones con los objetivos de la empresa.

Una vez que tengas todos los elementos esenciales para el lugar de trabajo digital, puedes cumplir la visión de tu lugar de trabajo y crear una cultura digital que genere resultados.

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