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El 2020 ya está aquí, y es el momento perfecto para centrarnos en las nuevas soluciones intranet para una nueva década. El inicio de un año es el momento de comenzar de nuevo, embarcarse en nuevos proyectos, nuevas decisiones y quizás una nueva plataforma de comunicación interna, una intranet de la empresa (intranet colaborativa).

¿Cuáles son los beneficios de la intranet?

La intranet de su empresa u organización es una gran herramienta para conectar a las personas y mejorar la productividad del negocio. Estos son algunos de sus importantes beneficios:

  • Mejora de la comunicación interna y externa.
  • Procesos y colaboración optimizados, productividad mejorada.
  • Incremento de la participación de los empleados con una menor rotación de personal y ausentismo laboral.
  • Mejor experiencia y satisfación del cliente.
  • Ahorro de costes.
  • Mayor colaboración entre diferentes equipos y personas.
  • Fortalecimiento de una cultura empresarial más común y compartida.
  • Intercambio de conocimientos y know-how.

Señales de que necesitas una nueva estrategia de intranet 2020

Tu organización tiene una estrategia de intranet obsoleta o algo peor, no tiene ninguna estrategia en absoluto

Una buena manera de averiguar si tu intranet actual está alineada con los objetivos de negocio a largo plazo de tu empresa es hacerse estas preguntas:

  • ¿Cuáles son los objetivos estratégicos y a largo plazo de tu empresa?
  • ¿Qué papel desempeña la intranet de la empresa en el cumplimiento de estos objetivos?
  • ¿La intranet actual está alineada con los objetivos individuales de la unidad de negocio en todas las ubicaciones?
  • ¿Qué puntos de referencia o métricas (KPIs) utilizas para medir el éxito de tu intranet?
  • ¿Está la alta dirección implicada en la intranet colaborativa?
  • ¿Revisas tu estrategia de negocio e intranet con regularidad?

Por ejemplo, si el objetivo de negocio estratégico de tu empresa se relaciona con la expansión internacional, tienes que evaluar si tu intranet atiende a una fuerza de trabajo globalizada al habilitar el acceso remoto. También hay que facilitar la colaboración entre varias zonas horarias y ofrecer las herramientas adecuadas para diferentes ubicaciones de oficina.

El número de empleados que usan regularmente la intranet está disminuyendo año tras año

La intranet está diseñada para ser una herramienta de colaboración donde los empleados pueden compartir recursos, colaborar en proyectos y publicar anuncios. Si hay falta o una disminución de la comunicación y la colaboración en la intranet, es una clara señal de que necesitas una nueva solución de intranet colaborativa en este 2020.

Tu contenido para la intranet es inexacto, obsoleto o repetitivo

La inversión en tecnologías y herramientas en el lugar de trabajo (digital workplace) está aumentando año tras año. Cada vez hay más énfasis en la comunicación y la colaboración en el mundo de los negocios.

En consecuencia, las intranets también han experimentado una innovación sustancial y desempeñan un papel importante en la comunicación empresarial.

La creación de contenido es un ciclo de vida continuo en la intranet y no es un evento único. Muchas organizaciones carecen de contenido relevante y fresco, lo que resulta en estos puntos de desánimo comunes para los empleados:

  • Información inexacta u obsoleta
  • Falta de confianza en la información de la intranet
  • Aumenta la dependencia de medios menos eficientes de comunicación y recuperación de información, como correos electrónicos
  • Falta de o dificultad para la colaboración

No sólo es una experiencia frustrante cuando la información actualizada relevante no está disponible para los usuarios, sino que también puede obstaculizar la seguridad y la eficiencia.

Por ejemplo, una nueva persona contratada que busca directrices de seguridad en el lugar de trabajo relevantes para la industria y encuentra información que tiene más de dos años en la intranet, podría no llegar a adoptar las mejores prácticas de seguridad en el trabajo.

Se tarda mucho tiempo en encontrar información en la intranet

Si los empleados tardan demasiado tiempo en encontrar archivos, formularios, documentos u otros recursos importantes, es hora de dar a tu intranet un cambio de imagen. La intranet está diseñada para ser un centro de información mientras proporciona los recursos necesarios para que los empleados completen eficientemente sus tareas. Si tienen que pasar mucho tiempo buscando esos recursos, su productividad está en riesgo.

Es lento y costoso administrar, actualizar o encuestar en la intranet de su empresa

Una nueva intranet 2020 es obligatoria cuando se tarda más de dos horas en realizar un cambio necesario o actualizar la intranet de la empresa actual. El objetivo principal de la intranet de tu empresa es ayudar a los empleados con sus tareas diarias.

Si se solicita un cambio o actualización, lo ideal es que sea inmediato. En muchas empresas, es responsabilidad exclusiva del equipo de IT actualizar la intranet.

Sin embargo, cuando el departamento de IT está sobrecargado con otras prioridades de trabajo, es posible que no tenga tiempo para examinar cambios simples o actualizaciones en la intranet.

Esta es la razón por la que tu nueva intranet 2020 necesita tener derechos de delegación donde los responsables de comunicación interna, el community manager, etc, actualizen constantentemente los contenidos relevantes e incluso los empleados también pueden realizar ediciones simples y realizar algunas actualizaciones.

Mala experiencia de usuario

La intranet de la empresa es un valor añadido para los trabajadores que esperan un alto nivel de rendimiento del portal, ya que están acostumbrados a otras tecnologías basadas en la web como Twitter, Facebook o sitios de noticias nacionales. Una gran experiencia de usuario, aunque relacionada con la velocidad con la que se cargan las páginas de intranet, va más allá de esto para incluir la arquitectura del sitio, la navegación y la forma en que se estructura la información.

Estas preguntas te ayudarán a evaluar si tu intranet está proporcionando una gran experiencia de usuario:

  • ¿La creación de contenido también es fácil para los usuarios no técnicos?
  • ¿La interfaz es simple y rápida?
  • ¿Es compatible con diferentes formatos de archivo como PDF, Word y Excel?
  • ¿Pueden los usuarios añadir imágenes, enlaces y vídeos?
intranet de la empresa

Aumente el compromiso y la implicación (engagement) de los empleados con la nueva intranet 2020

Unos investigadores han descubierto en un estudio que la participación de los empleados es percibida como un factor importante en el éxito empresarial para la mayoría de los directivos.

Un estudio de Gallup muestra que sólo un tercio de los empleados en los Estados Unidos están animados y comprometidos. Los empleados desanimados cuestan a las empresas hasta $550 millones cada año en los EE.UU., mientras que las organizaciones comprometidas son capaces de duplicar sus tasas de éxito, según un estudio de Harvard Business Review.

Dado el impacto negativo de la separación, es una prioridad constante para las empresas encontrar canales de comunicación y participación innovadores. Con una intranet bien diseñada, se puede:

  • Integrar la cultura de la organización.
  • Reconocer y recompensar las contribuciones individuales y de equipo.
  • Medir con precisión los niveles de participación de los empleados con encuestas o comentarios de los usuarios.
  • Conectar a los empleados de toda la organización con foros de discusión, eventos electrónicos, colaboración de proyectos e intercambio de conocimientos.
  • Ofrecer herramientas de comunicación que se integren con foros sociales como LinkedIn y Twitter.
  • Crear comunidades dedicadas para departamentos específicos, intereses comunes o proyectos donde sea posible compartir ideas e interactuar.
  • Publicar mensajes motivacionales para el nuevo año para permitir que los empleados presionen el botón de actualización y acepten nuevos retos y desafíos en el trabajo.

Invertir en una nueva intranet 2020

Tu intranet colaborativa es una gran herramienta para satisfacer las necesidades de los empleados, ofrecer información actualizada, soporte y herramientas. Conecta a las personas a través de dispositivos y ubicaciones, a la vez que capacita, forma e involucra a los empleados y compañeros.

En un mundo de los negocios cada vez más desafiante, una intranet de empresa diseñada profesionalmente te ayuda a construir y mantener una cultura empresarial exitosa que, en última instancia, reflexiona sobre la credibilidad y los beneficios de tu marca.

Año Nuevo, Vida Nueva. Comienza bien el 2020 comprobando el aspecto de tu nueva intranet colaborativa. Solicita tu Demo sin compromiso aquí!