Teniendo en cuenta el abrumador flujo de datos existentes, la sobrecarga de información es inevitable en los tiempos que corren. Por lo tanto, las empresas deben comprender la importancia de una funcionalidad de búsqueda fiable en sus Intranets, especialmente en lo que respecta a la gestión de proyectos y la colaboración de los empleados.
Supongamos que un empleado quiere buscar una política de la empresa, pero no conoce su nombre exacto. ¿Cuánto tiempo tardará en encontrar ese documento concreto? ¿Cuenta tu intranet con herramientas de búsqueda adecuadas para estos casos?
¿Sabías que? Se necesitan unas 8 búsquedas para encontrar algo
Por desgracia, la mayoría de las empresas carecen de una funcionalidad de búsqueda fiable. Por eso los trabajadores tardan unas ocho búsquedas para localizar la información adecuada, según una encuesta de SearchYourCloud.
Más búsquedas significan que se necesita mucho más tiempo para encontrar un documento, lo que equivale a una menor productividad y mayor pérdida de tiempo, lo cual, no es la mejor receta para el éxito.
Por eso es importante contar con una función de búsqueda fiable en tu intranet.
¿Por qué necesita una función de búsqueda fiable?
Tus empleados necesitan buscar información con regularidad. Por lo tanto, dedican una parte de su tiempo diario a buscar datos.
Ahora bien, de la fiabilidad de la función de búsqueda depende el tiempo que una persona necesita para buscar una determinada información.
Un informe de McKinsey demostró que los trabajadores emplean alrededor de 1,8 horas diarias en reunir y buscar información. Eso supone unas 9,3 horas a la semana. Piensa en todo lo que puede hacer un empleado en estas horas.
Veámoslo desde otra perspectiva. Teniendo en cuenta el tiempo que los empleados dedican a buscar información, las empresas podrían contratar a cinco empleados, pero sólo cuatro de ellos están trabajando realmente. El quinto está ocupado buscando información.
Por lo tanto, es evidente que necesita una funcionalidad de búsqueda fiable para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. He aquí algunas razones por las que debería trabajar en la actualización de la funcionalidad de búsqueda.
1. Mejores resultados de búsqueda
Cuando un empleado busca noticias, conversaciones o documentos, quiere encontrar información relevante. Sin embargo, si tu funcionalidad de búsqueda carece de precisión, el individuo obtendrá una serie de resultados de búsqueda en lugar de uno singular.
Por otro lado, una funcionalidad de búsqueda fiable llevará al buscador a la información adecuada, eliminando cualquier ambigüedad. Además, ofrecerá resultados de búsqueda precisos, permitiendo al empleado previsualizar el documento o la información exacta que estaba buscando.
2. Ahorra tiempo
Como ya se ha comentado, la búsqueda de documentos consume mucho tiempo en el lugar de trabajo. En cambio, este tiempo podría emplearse en algo más fructífero y productivo sólo si la funcionalidad de búsqueda fuera más sencilla, fiable y precisa.
Por lo tanto, si mejora la funcionalidad de búsqueda, te asegurarás de que los empleados encuentren lo que buscan en la primera búsqueda en lugar de ejecutar la búsqueda ocho veces. Así, podrán dedicar todo el tiempo ahorrado a trabajar en sus proyectos y a cumplir los plazos con mayor prontitud.
3. Ahorra dinero
El dicho «el tiempo es dinero» es bastante literal en el mundo de los negocios. Cuanto más tiempo se pierde, más dinero se pierde. De hecho, un estudio europeo demostró que la búsqueda de información supone una pérdida de dinero a largo plazo.
Si normalmente utilizas un sistema gestión de ingresos por día para tu empresa, sabrás cuánto dinero pierdes al cabo de un año.
Sin embargo, con una funcionalidad de búsqueda fiable, puedes ahorrar todo este dinero y mejorar los ingresos generados.
4. Mejora la productividad
Si tus empleados pasan una o dos horas de su día buscando información, seguramente serán menos productivos que una plantilla que pueda localizar información en una sola búsqueda.
Por lo tanto, si quieres mejorar la productividad en el lugar de trabajo, tienes que trabajar en las capacidades de búsqueda.
5. Mejora la experiencia de los empleados
Hoy en día es muy importante centrarse en la experiencia de los empleados, ya que a muchas organizaciones les resulta difícil retener la mano de obra. Es lógico que un empleado se sienta frustrado o molesto porque no puede encontrar una simple información.
Por otro lado, con una funcionalidad de búsqueda fiable, tus empleados tendrán una mejor experiencia porque pueden encontrar al instante lo que buscan.
¿Cómo mejorar la funcionalidad de búsqueda?
Una de las principales razones por las que los empleados tardan demasiado en buscar información relevante es la ausencia de una funcionalidad de búsqueda fiable.
Por lo tanto, ya es hora de que tomes algunas medidas para mejorarla.
Por ejemplo, puedes aprovechar la funcionalidad de búsqueda de SharePoint en el lugar de trabajo. Además de permitir a los empleados encontrar información empresarial relevante, también les permite buscar conversaciones adecuadas, las últimas actualizaciones, recursos y mucho más.
Deja espacio para los errores tipográficos
Al localizar información, los empleados suelen cometer errores tipográficos, especialmente si buscan información genérica. Por lo tanto, asegúrate de que su funcionalidad de búsqueda sea flexible para las palabras mal escritas.
Potencia los términos de búsqueda más comunes
Obtén información sobre lo que sus empleados buscan habitualmente. Haz que estos términos y documentos sean más fáciles de encontrar para que la experiencia del usuario mejore. Por ejemplo, utiliza conjuntos de términos, almacenes de términos, etc.
Sin embargo, ten en cuenta que tendrás que actualizar estos términos de vez en cuando.
Reconocer términos similares
A veces, el buscador puede no conocer la jerga del sector o el término correcto para lo que está buscando. Por lo tanto, asegúrate de que la funcionalidad de búsqueda tiene provisiones para términos alternativos, sinónimos y palabras relacionadas.
De este modo, será más fácil para los empleados encontrar la información relevante incluso si no están exactamente seguros de lo que deben buscar.
Homófonos
La gente suele cometer errores al buscar palabras homófonas, ya que suenan igual, pero se escriben de forma diferente. Incorpora sugerencias de homófonos en los resultados de la búsqueda para eliminar este problema.
Conclusión
Como demuestran las investigaciones y las encuestas, la búsqueda de documentos parece ocupar mucho tiempo a la plantilla. Además, también provoca pérdidas de dinero a tu empresa, ya que los empleados pierden tiempo buscando información en lugar de realizar su trabajo de forma productiva.
Puedes erradicar esta limitación de tu lugar de trabajo integrando una funcionalidad de búsqueda fiable. De este modo, mejorarás la experiencia del usuario, aumentará la productividad y evitarás las pérdidas económicas que se derivan de la búsqueda de documentos.
