SharePoint es una potente plataforma de gestión de la información. Es una herramienta moderna e imprescindible que permite gestionar eficazmente nuestros documentos, clasificar, encontrar información y administrar el contenido de los sitios web. Por esta razón, en este post hablaremos de la importancia de la gobernanza de SharePoint.

En el mejor de los casos, es un recurso indispensable para controlar la información, que es un fundamento básico en cualquier organización moderna. En el peor de los casos, la organización puede resultar afectada por un fallo importante que esté vinculado a la falta de gobernanza.

Uno de los retos de utilizar un sistema polivalente como SharePoint es conseguir uniformidad y coherencia en el comportamiento de los usuarios. Sin un sistema adecuado se puede llegar rápidamente a una pérdida de control. Las organizaciones llegan a la conclusión de que la adopción por parte de los usuarios es sólo el primer obstáculo. Si no hay directrices unificadas sobre cómo se gestiona el recurso, se convierte en una «libertad para todos» que acaba en un libertinaje innecesario poco alentador para gestionar correctamente nuestros procesos de negocio.

¿Qué es la gobernanza de SharePoint?

La gobernanza de SharePoint es un sistema de políticas, procedimientos y procesos acordados para manejar los recursos compartidos. En esas políticas se deben designar las funciones y responsabilidades de los derechos de acceso y los derechos de acción. SharePoint a menudo juega un papel clave en el logro de los objetivos de la organización. Por lo tanto, su importancia es primordial y debe ser reconocida de forma consecuente.

La información es clave para la organización moderna. Producimos grandes cantidades de documentos y comunicaciones todos los días. La gestión y el aprovechamiento de esta información deben ser cuidadosamente planificados. Todas las organizaciones tienen que tomarse esto muy en serio, ya que incluso la organización más pequeña se enfrenta a requisitos de cumplimiento y regulación. Con las organizaciones más grandes esto es evidente y necesario en cada proceso.

¿Por qué es necesaria la gobernanza de SharePoint?

Si SharePoint no se utiliza de manera consistente y correcta, puede llegar a ser inmanejable. Con tantos usuarios y equipos diferentes que acceden al sistema juntos, cualquier falta de reglas de uso acordadas puede convertirse en un problema rápidamente. Los administradores están muy familiarizados con los siguientes síntomas:

Demasiado contenido – Cada usuario crea su propio sitio y aplicaciones hasta que se vuelven inmanejables.

Conflicto organizativo – Esto ocurre cuando no hay funciones y responsabilidades claras sobre quién tiene acceso y derechos de creación.

Adopción deficiente – Cuando hay resistencia interna y falta de formación, la adopción se ve obstaculizada porque los usuarios temen el cambio.

IT en el punto de mira – Si el departamento de IT está constantemente trabajando en arreglos a corto plazo en el sistema, puede crear la percepción de que IT controla demasiado la plataforma de SharePoint. Esto produce inseguridad en el usuario y no lleva a un buen resultado.

Ineficiencia operativa – Si la infraestructura está mal diseñada y administrada, la ineficiencia seguramente seguirá existiendo.

Riesgo de tiempo de inactividad – Los planes de gestión de desastres quedan en un segundo plano cuando el eje frontal del sistema no se gestiona adecuadamente. Esto expone a la organización a una falta de respuesta en tiempos de crisis.

¿Cuáles son las principales áreas de gobernanza?

Todos los planes de gobernanza deberían centrarse en estas tres áreas principales:

1. Un plan de gobernanza

Toda la organización necesita un documento formal que nombre explícitamente las reglas sobre el uso de SharePoint. Este documento puede ser consultado siempre que haya algún tipo de controversia sobre la forma de gobierno de SharePoint. 

2. Un Comité de Gobernanza

Un equipo representativo de personas debe reunirse regularmente para revisar, evaluar y supervisar las normas de gobernanza. Como cualquier buen documento de gestión estratégica, tu documento de Governanza de SharePoint será un documento vivo y estará sujeto a revisión periódica. 

3. Comunicación constante con el usuario

En última instancia, el plan se crea para los usuarios, ya que éstos estarán vinculados al éxito o al fracaso del proyecto. Un buen plan de gobernanza de SharePoint sitúa la comunicación con los usuarios en el centro y al frente. Como ocurre con todos los libros sobre reglamentos, los planes de gobierno deben repetirse y ensayarse para ser recordados.

¿Qué debería incluir un plan de gobernanza de SharePoint?

Las necesidades de cada organización son diferentes. El tamaño de la organización, la sensibilidad de los documentos y el volumen de los mismos influirán en el plan de gobernanza de SharePoint. Algunas de estas consideraciones son las siguientes:

1. Niveles de autoridad

Cuando se designa a los propietarios de los sitios, es importante que sepan qué niveles de autoridad tienen para crear sitios y acceder a ellos.

2. Métodos de jerarquía de los sitios

Debería haber un método aceptado para la clasificación de los sitios creados. Esto evitará la posibilidad de que se produzcan confusiones en los sitios.

3. Métodos de seguridad y permisos

Tiene sentido tener reglas acordadas sobre la seguridad y los permisos. El personal no sólo debe saber a qué áreas no puede acceder, sino por qué.

4. Convenio de navegación

Cualquier recurso con navegación no estándar puede ser muy decepcionante. Los usuarios pueden perder mucho tiempo tratando de encontrar su camino.

5. Directrices para compartir

El personal debe ser muy cuidadoso al compartir. Compartir indiscriminadamente puede llevar a cometer errores costosos, especialmente cuando se comparte información externamente.

6. Reglas de marca

Los propietarios de marcas se rasgan las vestiduras cuando los usuarios no observan las directrices de marca aprobadas por la empresa. Es importante tener claro cómo debe ser la marca de tu empresa.

7. Incorporación de nuevo personal

A medida que se incorporan nuevos miembros del personal a la organización, es importante tener un plan de incorporación implementado. Ni siquiera la experiencia previa en SharePoint debería dar derecho a los nuevos usuarios a saltarse el proceso de incorporación.

8. Mapa de escalamiento

Siempre es útil tener un claro proceso de escalamiento para cuando se produzca una confusión. Un organigrama de funciones y responsabilidades ayudará a aclarar cualquier malentendido que los usuarios puedan encontrar en cualquier momento.

9. Recursos de terceros

Las herramientas de terceros pueden someter a la red a riesgos de seguridad y rendimiento. Siempre es bueno saber qué complementos de terceros se pueden adquirir en la Tienda de SharePoint.

Mejores prácticas de la revisión de la gobernanza de SharePoint

Cuando llega el momento de revisar periódicamente tu plan de gobernanza de SharePoint, las personas adecuadas deben estar en la mesa.

1. Tener un conjunto representativo de usuarios

Los resultados del Comité pueden no ser los esperados si el conjunto no es el correcto. Si hay demasiados líderes, puede que no tengan suficiente experiencia práctica del sistema. Del mismo modo, un Comité con demasiados usuarios no podrá tomar decisiones.

2. Establece períodos de revisión y no los pierdas

Algunas de las peores crisis de las tecnologías de la información se producen después de que se han dado por descontado las revisiones periódicas. El Comité de Gobernanza debe reunirse a las horas acordadas, y la asistencia debe ser primordial.

3. No lo mantengas cerrado

Aunque sólo las personas designadas pueden sentarse en la reunión, los resultados no deben mantenerse en privado. Haz un esfuerzo por publicar los puntos clave de la reunión a todos los usuarios.

Conclusión

Como cualquier proceso en curso, la gobernanza de SharePoint no es un proceso a realizar de una sola vez. Asegúrate de mantener tanta energía en torno a la gobernanza durante los períodos de mantenimiento como la que se tiene en los períodos de lanzamiento.

Las organizaciones de hoy en día están constantemente en movimiento. Tu plan de gobernanza de SharePoint debe ser flexible y adaptarse a los nuevos hábitos y comportamientos de los usuarios. También debe incorporar la repetición y la revisión, o puede terminar dándose por descontado y fallar en la consecución de sus importantes objetivos.