Como planear y implementar una intranet exitosa en M365

Microsoft SharePoint, que es parte de M365 (Microsoft 365) te permite crear una intranet para tu empresa utilizando un montón de herramientas y opciones. Si tienes un gran equipo, puedes llevarle algo de tiempo implementar una Intranet exitosa en M365.
Sin embargo, con la planificación y el equipo de trabajo adecuados, puedes conectar fácilmente los sitios y optimizar el flujo de trabajo. Desde que SharePoint te permite crear una intranet funcional sin codificación, es fácil trabajar con este.

En esta guía, cubrimos los aspectos relacionados con la implementación exitosa de una Intranet.

Comprender los objetivos de las actuales partes interesadas

Las Intranets funcionalmente más efectivas y exitosas son las que no solo se ven bien, sino que también promueven el compromiso y hacen que las personas hagan su trabajo. Si bien la apariencia puede motivar a las personas a trabajar, la alineación de la Intranet con los objetivos de tu empresa es aún más importante.

Todas las empresas tienen objetivos de negocio y planes estratégicos que impulsan las decisiones de inversión y el establecimiento de políticas. Para que la Intranet tenga éxito, debes alinearla con estos objetivos.

Implementar una intranet M365

Además, tus objetivos determinarán qué iniciativas son imperativas en la Intranet. Mientras algunos otros aspectos tecnológicos pueden estar completos, una intranet nunca está «acabada», ya que las prioridades y políticas de tu organización son dinámicas.

En cualquier momento dado, al crear una Intranet, debes considerar las prioridades actuales de las partes interesadas del negocio clave y de la organización.

También debes consultar los datos de la encuesta sobre la satisfacción de los empleados. Deberían darte una idea clara de lo que necesitan los empleados y las deficiencias clave en las que debe trabajar para implementar una Intranet exitosa.

Considera la gobernanza

Si las capacidades de búsqueda de la intranet son deficientes porque aparecen demasiadas cosas irrelevantes en la búsqueda, eso apunta a un problema de gobernanza. Al crear una nueva intranet, debes considerar la arquitectura de antemano.

Estas decisiones son más fáciles de tomar al principio del proceso, así que no las retrases. Aquí hay algunas cosas para mirar:

  • ¿Quién estará autorizado a alimentar los nuevos sitios? Después del aprovisionamiento, ¿qué proceso garantizará que estos sitios aparezcan en la navegación de búsqueda o en los marcadores clave?
  • ¿Con qué frecuencia se revisará el contenido del sitio? ¿Quién es responsable de este contenido?
  • Al pasar de tu intranet existente al nuevo sitio, ¿aún deseas utilizar el mismo patrón?
  • ¿Tienes personas en tu organización cuya descripción de trabajo es editar el contenido de los sitios de Intranet?
  • ¿Qué dice la política de retención sobre el contenido de la intranet? ¿Hay que clasificarlo por su sensibilidad o se puede retener?

Más sobre gobernanza aquí.

Identificar las iniciativas de intranet

Una vez que hayas investigado lo suficiente sobre los objetivos y las necesidades de tu organización, es el momento de identificar las iniciativas. Para ello, debes trabajar con las partes interesadas de la Intranet y también identificar las barreras que podrían dificultar la implementación.

Seguramente, en última instancia, pondrás en práctica todas las soluciones para abordar las iniciativas de la intranet en M365. Pero priorizar ciertos proyectos garantizará una mayor participación de los usuarios y un flujo de trabajo más fluido. Sigue los criterios dados para juzgar cada iniciativa:

  • ¿Cuál será el retorno de la inversión?
  • ¿Cuántas personas de la organización lo utilizarán?
  • ¿Está resolviendo un problema real?
  • ¿Podemos construirla en un período de tiempo considerable?

Más importante aún, debes determinar cómo cada iniciativa impacta a los usuarios, especialmente en términos de facilidad de implementación.

Al determinar qué iniciativas priorizar, no se limite a mirar las métricas del sistema. Debes considerar el impacto general en el negocio. Por ejemplo, digamos que tu iniciativa es educar al equipo de trabajo sobre los beneficios de la intranet.

  • El contenido clave en este sentido serán los vídeos de formación y los anuncios.
  • El propietario del proyecto será el departamento de recursos humanos.
  • En este caso, la métrica de éxito se reflejará en la cantidad de vistas en los videos de capacitación y las publicaciones de noticias.
  • El impacto del proyecto en general será la reducción de las solicitudes de ayuda en un X%, siendo X el número que calculó durante la investigación.

Aquí tienes otro ejemplo. Supon que tu iniciativa es mejorar la coherencia y reducir el tiempo necesario para desarrollar propuestas. La iniciativa se enmarca en el sitio de marketing.

El contenido clave serán las plantillas de propuestas y las diapositivas que destaquen el valor comercial de la empresa. Las métricas para el éxito serán las descargas de diapositivas y la alineación del equipo de ventas.

Finalmente, el impacto del proyecto en general será una reducción del X% en el tiempo que tarda la fuerza laboral en crear propuestas. Asimismo, puede hacer lo mismo con todas sus iniciativas para implementar una Intranet exitosa.

Trabajo en escenarios piloto

Para determinar si una intranet en M365 funcionará correctamente, debes trabajar en escenarios piloto y determinar las soluciones ideales para las personas que se enfrentan a ellos. Aquí hay algunas preguntas para considerar:

  • ¿Qué quieren aprender o lograr los visitantes del sitio?
  • ¿Quiénes son estos visitantes?
  • ¿Cuál es la tecnología que están usando?
  • ¿Qué determina el éxito de la solución?
  • ¿Qué información se necesita promover?

Por ejemplo, si el visitante es el empleado que necesita aprender a utilizar el portal para obtener beneficios de autoservicio para poder realizar actualizaciones, el éxito se determinará mediante una reducción en las solicitudes de ayuda.

Además, sería mejor si hicieras un resumen de diseño para crear una hoja de ruta de la experiencia del usuario. Te mostrará cómo funcionará el sitio. Aquí tienes un ejemplo:

ComponentesDescripción
EscenarioSitio de anuncios: un lugar único para que el equipo de trabajo conozca los objetivos de la organización y obtenga las últimas noticias sobre eventos y reuniones de la industria.
UsuariosTodos los empleados
ValorAumentar la alineación del equipo de trabajo con las iniciativas de la industria y crear conciencia.
Pasos a seguir por los usuariosLos empleados reciben una publicación de noticias sobre un próximo evento de la industria. Los empleados asisten al evento virtual La grabación se comparte con los empleados que no pudieron asistir
MetricasVistas en directo. Vistas de grabación. Interacción
Objetivos extendidosCompromiso continuo. Mejor experiencia y satisfacción de los empleados (verificado mediante una encuesta)

Conclusión

Mover lu actual página a la Intranet en M365 es un paso positivo para la organización.

Sin embargo, necesitas un cierto nivel de planificación y alineación con los objetivos de la empresa.

La guía aborda todos los temas que debes considerar para implementar una Intranet exitosa en Microsoft 365 para una mayor productividad y cumplimiento de los objetivos.

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