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Hay que reconocer que en esta vida, «Lo único constante es el cambio». Ya sabemos que todo está cambiando a un ritmo vertiginoso; la información, la tecnología o la comunicación están transformando profundamente el mundo en el que vivimos. También el entorno laboral en las últimas décadas ha experimentado cambios significativos. De repente, la intranet para pymes (pequeñas y medianas empresas) también llega ahora.

Hablando de cambios drásticos en los entornos de trabajo, el tamaño de la organización ya no es tan importante para un buen resultado empresarial. Empresas grandes o pequeñas comparten estructuras similares de trabajo. Cada organización se va a amoldar y adaptar estratégicamente ante los cambios económicos y laborales. El futuro y la supervivencia de la organización están en juego.

De todos los cambios que han ocurrido a lo largo del tiempo en la cultura de trabajo, uno de los más significativos es el de las organizaciones actuales con empleados trabajando a distancia. En la era actual, se ha convertido ya en una norma omnipresente.

Incluso las organizaciones más pequeñas proveen condiciones de trabajo flexibles a sus empleados. Nuevas situaciones de emergencia social también obligan a las organizaciones a establecer planes de contingencia adaptados para el teletrabajo.

Con empleados trabajando a distancia, otro aspecto crucial que surge es el «intercambio de información», aunque la mayoría de las pequeñas empresas todavía lo vean como un desafío.

De este modo, nos preguntamos ¿cuál podría ser la posible solución a este desafío? Bueno, ahí es donde aparece la necesidad de crear una intranet que facilite a las organizaciones hacer el trabajo de forma más eficiente y colaborativa.

Hablemos ahora de por qué una intranet para pymes (pequeñas y medianas empresas) es esencial y todas sus implicaciones a nivel de negocio.

Para asegurarnos de comprenderlo bien, echemos un vistazo rápido a lo que es una intranet colaborativa.

¿Qué es una Intranet colaborativa?

Una intranet colaborativa es una red privada que ayuda a la gente que trabaja en una organización en concreto a comunicarse eficientemente. Facilita a la gente compartir la información internamente en su organización, especialmente cuando cierta información no está destinada a ser compartida con el público en general.

Si eres nuevo en el concepto de la intranet, ¡no te preocupes! Este artículo te dará todas las claves y consejos necesarios.

Ahora que tenemos una pequeña introducción a la intranet, veamos por qué las pequeñas y medianas empresas (pymes) la necesitan y cómo les va a beneficiar.

Intranet para pymes: ¿por qué?

Uno de los conceptos erróneos más extendidos sobre la intranet es que sólo las grandes empresas con un gran número de empleados deben utilizarla. Bueno, esto no es así, y aquí están los motivos.

Aunque las empresas con un gran número de empleados utilizan la intranet para administrar su fuerza de trabajo, no significa que las empresas con menos empleados no puedan utilizarla.

Las empresas con un número reducido de empleados suelen pensar que la comunicación y el proceso de toma de decisiones es rápido y fácil. Pero, eso es sólo una suposición a priori que a menudo se puede enmascarar por muchos motivos y no llevarse a cabo. Una intranet es la encargada de evitar la tendencia a incurrir en muchos problemas de gestión y organización en la empresa.

Algunos de los problemas que afectan a las pequeñas y medianas empresas incluyen:

#1. Falta de comunicación

La comunicación juega un papel destacado en el éxito de cualquier negocio. Las empresas que carecen de una comunicación comercial e interna eficiente sólo pueden tener éxito a corto plazo.

Además, cuando hay un retraso en la comunicación, la gente tiende a enterarse de lo que sucede a través de los chismes (a menudo incorrectos) o a veces se pierden la información principal.

La gestión de la comunicación interna también es fundamental para evitar un mal ambiente de trabajo, las noticias falsas (fake news) y todos los elementos de ruido que pueden descentrar a nuestros equipos.

Por lo tanto, para mantener toda la información en su lugar y asegurarse de que la gente está bien informada, las empresas deben apostar por la mejor solución de intranet colaborativa.

#2. Disminución de la productividad

La falta de conexión con los objetivos principales de la empresa por parte de los trabajadores puede llevar al desánimo y la desgana generalizada.

La sensación de insatisfacción entre los empleados suele dar lugar a una reducción de la productividad general, lo que a la larga dificulta el crecimiento de la organización.

#3. El complicado proceso de localización de datos

Muchas veces los empleados tienen dificultad para encontrar datos e información esencial, o se sienten abrumados bajo una pila de papeles o largos y complicados correos electrónicos. En esa situación, empiezan a sentir ansiedad o estrés laboral, dificultando así su productividad y en consecuencia el buen desarrollo de la organización.

#4. Almacenamiento de la información

A medida que aumenta el número de empleados de una organización, también aumenta la información que se debe compartir. Cuando la información comienza a crecer, se complica el almacenamiento y la administración de la misma. Esto eventualmente afecta al proceso de compartir la información y el funcionamiento correcto de la empresa en su conjunto.

#5. Pérdida de tiempo y esfuerzos

El tiempo es la clave del éxito, por eso es mejor no perderlo, podríamos decir que el tiempo perdido es dinero perdido. Uno de los mejores ejemplos de esto es el departamento de recursos humanos y gestión del talento. Normalmente reciben peticiones de diferentes empleados para compartir los mismos datos/información todos los días.

Sólo si se eliminamos algunos procesos que consumen mucho tiempo, podremos concentrarnos en los asuntos que necesitan de una mayor atención. La intranet colaborativa lo puede conseguir.

Por el lado positivo…

Los problemas a los que se enfrentan las organizaciones podrían ser muchos más, aparte de los que se han mencionado anteriormente. Se trata de evitarlos a toda costa y con todos los medios. Justamente lo vamos a poder conseguir mediante una buena gestión e implementación de una intranet corporativa que prevenga y/o solucione todo lo mencionado anteriormente. Una colaboración eficiente es fundamental.

La intranet colaborativa (Digital Workplace) es una herramienta virtual que facilita a las organizaciones el intercambio de información, ideas, datos, conocimientos, documentos, etc. entre todos los empleados que trabajan en una organización. No sólo esto, la intranet ha revolucionado definitivamente la forma en que operan muchas empresas en todo el mundo.

Con el uso de una intranet, las organizaciones pueden aprovechar una sólida colaboración y comunicación con la ventaja añadida de sentirse más seguras. En general, muchos de sus beneficios son a medio o largo plazo.

Una de las mejores cosas de la intranet es que las organizaciones pueden crear intranets adaptadas y totalmente personalizadas para satisfacer sus necesidades y objetivos comerciales. Y a medida que la organización crece en funcionamiento y tamaño, pueden ampliar su propia intranet colaborativa.

Si antes vimos los problemas a los que se enfrentan generalmente las organizaciones (que una intranet moderna puede eliminar), pasemos a analizar los beneficios de la intranet para pymes en particular.

intranet para pymes

Beneficios de una Intranet para pymes

#1. Mejora de la Comunicación

Cada empleado debe tener una comprensión adecuada de las metas y objetivos para el crecimiento y el éxito a largo plazo de una organización. Ni las metas a largo, medio, ni a corto plazo deben mantenerse confinadas solo a unas personas en concreto o a la alta dirección de la organización.

Una comprensión adecuada de las metas a largo y corto plazo es esencial para que todos trabajen para alcanzar ese objetivo común propuesto. Con una intranet colaborativa, este es un ejemplo perfecto porque se hace fácil compartir las metas semanales/mensuales/anuales, los informes y los memorandos. Y de esta manera, todos los empleados de la organización permanecen en la misma sintonía en todo momento. La clave está en comunicar bien de forma bidireccional asegurándonos una excelente y eficiente comunicación interna en todo momento.

#2. Conectividad

El mundo se ha vuelto móvil, y muchos empleados de todo el mundo trabajan en remoto, lo que les obliga a acceder a diferentes archivos con mayor frecuencia. Además, podrían necesitar usar diferentes conjuntos de herramientas de negocio mientras están en cualquier lugar.

He aquí un ejemplo: Un empleado que trabaja desde fuera de la oficina puede necesitar trabajar en un archivo importante para completar la tarea en cuestión, pero no puede hacerlo por motivos técnicos. Es entonces cuando la intranet del empleado entra en juego y le permite no sólo trabajar en ese documento sino compartirlo con cualquier persona de la organización.

A través de la intranet colaborativa, un empleado que trabaja fuera de la oficina puede disfrutar de la misma conectividad/acceso a todos los documentos/archivos y herramientas necesarias que tendría si estuviera trabajando en la oficina.

#3. Gestión eficiente de proyectos

Todo el proceso de programación de proyectos, seguimiento del progreso de cada proyecto, y compartición de los documentos relacionados es complicado y lleva mucho tiempo.

En este caso, gracias a la intranet colaborativa, todo el proceso se hace sin problemas y se lleva a cabo de forma rápida y eficiente. También facilita que los diferentes empleados compartan sus opiniones o necesidades, independientemente de su lugar de trabajo.

#4. Más rápido y veloz

¿Recuerdas el ejemplo del departamento de RRHH discutido en el segundo punto de beneficios de la intranet para pequeñas empresas?
¿Recuerdas cómo compartir el mismo documento con diferentes empleados a través de un correo electrónico resulta farragoso y poco eficiente?

Esto pasa en muchos departamentos o equipos de la organización. Cuando un grupo de personas trabaja en un mismo proyecto, compartir el mismo documento a través de un correo electrónico consume mucho tiempo y resulta en confusión entre ellos.

El uso de una intranet colaborativa para este tipo de intercambio de archivos asegura que las personas puedan trabajar en el mismo archivo de una sola vez, y también facilita el poder tener una ubicación central para compartir la información necesaria. Esto también supone en un ahorro de tiempo y espacio en el servidor.

#5. Características de las redes sociales corporativas

El hecho de ser un pequeño negocio ya no significa necesariamente que no se puedan tener oficinas funcionando en diferentes lugares. Un buen ejemplo al respecto es el de las startups (empresas tecnológicas) que también utilizan herramientas de colaboración en línea en su día a día.

La intranet social corporativa es una ventaja para cualquier organización o empresa que tenga oficinas funcionando en diferentes localizaciones. Ya no importa mucho la distancia en estos tiempos.

Cualquier usuario puede acceder y comunicarse fácilmente con los demás independientemente de su ubicación a través de las características de las redes sociales empresariales que ofrece la herramienta de intranet moderna corporativa.
Esta Intranet colaborativa tiende un puente de comunicación instantánea entre los empleados y así se resuelve el obstáculo de la ubicación.

#6. Las páginas web

La intranet colaborativa ayuda a las organizaciones a crear páginas, publicar políticas de empresa y compartir información relevante con los empleados; como las mejores páginas de la intranet, hacer un anuncio oficial común en la organización, etc.

Estas páginas también pueden utilizarse para crear formularios de retroalimentación para los empleados y obtener una visión de cómo es percibida la organización.

Ninguna empresa ha tenido éxito a largo plazo sin una comunicación eficiente entre sus empleados. Además de la comunicación fluida, el intercambio de información, la colaboración, la conectividad, el intercambio rápido y fácil de datos, las redes sociales corporativas y las características de las páginas son algunos de los beneficios que sin duda vamos a obtener con esta poderosa herramienta.

Conclusión – Intranet de la pequeña empresa y mediana empresa

Como cualquier otra herramienta y con tantos beneficios, una intranet es una inversión sólida también para cualquier pyme (pequeña y mediana empresa). Sólo recuerda que la intranet es una inversión en uno de tus activos más valiosos, tu propia gente (los integrantes de tu organización). 

Al poner la cultura, la comunicación y el compromiso como prioridad en tu pyme desde el principio, das la impresión a tus empleados de que realmente les tienes en cuenta y piensas en ellos mientras crecéis juntos.

Por lo tanto, si estás dirigiendo una pequeña o mediana empresa y no has aprovechado la oportunidad de las poderosas características de la intranet, necesitas darle otra vuelta y pensar en volver a replanteártelo. Una Intranet para pymes va a ayudarte a llevar tu negocio a nuevas alturas poniendo a todo el mundo al tanto de lo que sucede en la organización y consiguiendo sacar adelante el trabajo cotidiano para lograr esos importantes objetivos comunes tan esperados como deseados.

¿Te quedan dudas? Eso es casi imposible. En todo caso ponte en contacto con nosotros.

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