El mundo está más conectado hoy más que nunca. Empresas, instituciones y organizaciones se han hecho fuertes en el mundo, gracias al increíble poder de Internet. También lo han hecho gracias a tecnologías aplicadas como la intranet y la extranet. Si alguna vez te has preguntado qué son o cuál es más conveniente – intranet vs extranet – entonces estás en el sitio correcto. En este artículo, echaremos un vistazo detallado a lo que es una intranet, lo que es una extranet, cómo ayudan a las empresas a tener éxito en el panorama mundial y lo que podemos esperar de la intranet y la extranet del futuro.
Internet se está convirtiendo en la plaza de la aldea global del mañana.
¿Qué es una intranet?
Si tienes que definir una intranet, puedes explicarlo de esta manera:
La intranet es una red privada que sólo pueden utilizar los usuarios autorizados de una empresa/institución/grupo y que pueden utilizarla para compartir de forma segura y rápida conocimientos e información dentro de ese grupo autorizado.
La palabra intranet es una combinación de dos palabras – «intra + net». Aquí, el prefijo latino «intra» se refiere a «interno»; referido a la parte interna de una empresa/institución/grupo específico. Lo que significa que nadie fuera de la empresa/institución/grupo puede acceder a la red interna. La intranet funciona sólo en la red de área local y en la red de área extendida.
Los diferentes tipos de información que pueden ser compartidos en la intranet incluyen documentos, hojas de cálculo, fotos/videos, presentaciones, etc. La intranet ha sido diseñada para dar apoyo a una amplia gama de herramientas, tecnologías, directorios y servicios exclusivos de una empresa/institución/grupo.
Si tuviéramos que explicar lo que es una intranet en una sola frase, diríamos que: La intranet es para las empresas individuales, lo que Internet es para el mundo. Esencialmente, la intranet es una colección privada de redes a las que pueden acceder los empleados y miembros de una sola empresa. Sólo se puede acceder a ella utilizando las computadoras y otros dispositivos registrados en la organización. Es una red que puede utilizarse para encontrar información, compartir conocimientos y desempeñar diversas funciones relacionadas con el trabajo dentro de la empresa.
Objetivo de la intranet
El verdadero objetivo de la intranet es facilitar la comunicación interna de la empresa y la eficiencia de las operaciones, poniendo a disposición todos los materiales que los empleados requieren para conseguir trabajar en colaboración.
Tipos de intranets
Hay tres tipos de intranets que las empresas utilizan:
• Plataformas de colaboración
Este tipo de intranet ofrece una plataforma donde los empleados pueden hacer preguntas, buscar aclaraciones y tener conversaciones entre ellos. Los documentos y herramientas pueden ser compartidos a través de la intranet.
• Sitios web internos
Cada empresa tiene un sitio web, pero los sitios web internos son accesibles sólo para los empleados de la empresa. En este tipo de intranet, un grupo selecto de administradores de sitios web son los únicos que pueden crear, publicar y editar contenido. El resto de los empleados son los consumidores de este contenido y sólo pueden leer la información proporcionada.
• Intranet distribuida
En las grandes empresas con cientos o miles de empleados, una sola intranet no es útil o exitosa. Es necesario descentralizar los servicios de la intranet creando múltiples aplicaciones, recursos y herramientas, que sigan una infraestructura/diseño común, pero que funcionen de forma independiente dentro de la red privada de la empresa. Esta es la intranet distribuida.
¿Qué es una extranet?
Ahora vamos a la definición de una extranet.
La extranet es una red privada que es utilizada por una organizacón/empresa/institución/grupo, para compartir de manera segura sus conocimientos, información y operaciones con un grupo selecto de interesados externos, que son participantes activos en el negocio.
Aquí es donde realmente entenderás de qué se trata la intranet vs extranet.
Esencialmente, la extranet es una extensión de la intranet a todas las partes interesadas que trabajan con la empresa/institución/grupo, pero que no forman parte de ella. Por ejemplo, los proveedores de la empresa, los fabricantes de piezas de repuesto, los anunciantes, los proveedores de apoyo auxiliar, los clientes, las empresas asociadas y todos quienes trabajan de alguna manera con la empresa pero que, sin embargo, no forman parte de la empresa. Y es justamente por este motivo por el que van a hacer uso de la extranet en lugar de la intranet.
Para poder acceder a la extranet, los ya nombrados usuarios deben estar autorizadas por la empresa/institución/grupo. Una vez más, cada una de estas partes interesadas tendrá acceso sólo a ciertas secciones de las redes, bases de datos y operaciones de la empresa, dependiendo de su contribución a la empresa.
De este modo podemos entender por qué la extranet es tan necesaria en cualquier organización. La extranet ofrece a las empresas un mayor grado de control y seguridad a la hora de compartir conocimientos e información con los interesados externos. Permite a las empresas ver quién tiene acceso a sus datos y cómo se utilizan estos datos. La extranet limita la participación de partes que no son necesarias para la empresa y que pueden suponer un riesgo para la seguridad de los datos de la empresa.
Tipos de extranets
Hay tres tipos de extranets que las empresas utilizan:
• Extranet de empresa a consumidor
Esta extranet es como un portal de clientes, donde los clientes pueden entrar para comprobar el estado de sus pedidos. Si tienen alguna duda, pueden contactar con el personal de apoyo de la extranet.
• Extranet de empresas/socios comerciales
Aquí, la extranet actúa como el espacio de colaboración en el que se reúnen todas las partes interesadas de la empresa para operar conjuntamente. La información se comparte, y el acceso a las herramientas se proporciona en base a un permiso.
• Extranet de la industria
Este tipo de extranet es creado por una empresa, pero el acceso a las herramientas y recursos se proporciona a todas las empresas de una industria en concreto. El objetivo de esta extranet es facilitar el intercambio de ideas en toda la industria para desarrollar mejores productos y servicios.
La intranet vs extranet – Características
Ahora que sabemos qué es una intranet y qué es una extranet, entendamos cuál es la diferencia entre intranet y extranet en términos de funcionalidad. Esto lo podemos hacer, estudiando y comparando las diversas características de ambas tecnologías.
1. Gestión de contenidos y documentos
Una de las características fundamentales tanto de la intranet como de la extranet es la gestión de contenidos y la gestión de documentos. Desde la captura de datos hasta la creación de versiones, el procesamiento, la entrega a los destinatarios designados y la conservación en el lugar adecuado, tanto la intranet como la extranet apoyan estas funciones.
Pero la forma en que lo hacen es diferente. La intranet se centra en la gestión de contenidos y documentos de los empleados internos. Así que cualquier tarea que usted y sus colegas hagan en la intranet o cualquier documento que creen, será preservado en la intranet. Esto es especialmente beneficioso para los nuevos empleados, ya que pueden obtener los documentos e informes de última versión, que pueden ayudarles a acelerar procesos.
Sin embargo, la extranet se centra en la captura, el procesamiento y la preservación del contenido de los documentos generados por los interesados externos; por ejemplo, los recibos de suministro compartidos por los proveedores o las campañas publicitarias enviadas por su agencia de publicidad a su equipo de comercialización. La extranet también puede utilizarse para almacenar contenido y documentos que se comparten con partes externas, por ejemplo, un manual de cumplimiento compartido con sus franquicias.
2. Funcionalidad de búsqueda
Según la empresa de inteligencia de mercadotecnia IDC, un trabajador del conocimiento pasa un promedio de 2,5 horas diarias buscando información. Eso es el 30% de su jornada laboral. Cuando se calcula para todo el año, la fuerza laboral de una empresa pierde muchos días al año buscando los documentos, informes y herramientas adecuadas.
Este es uno de los problemas que tanto la intranet como la extranet resuelven. Las tecnologías modernas de intranet y extranet vienen con una funcionalidad de búsqueda, donde los usuarios pueden usar términos de búsqueda o palabras clave, para encontrar la proverbial aguja en un pajar.
Esta función es particularmente útil en la extranet porque reduce el tiempo de demora que se produce debido a la falta de disponibilidad de datos durante la colaboración entre empresas. Se evita el almacenamiento de datos en silos y se facilita el proceso de búsqueda y utilización de documentos y herramientas.
3. Tramitación de solicitudes
Una empresa funciona predominantemente con datos. Sin ella, usted y sus colegas no podrán completar ningún trabajo asignado. Aquí es donde entra en juego la intranet.
La intranet tiene una capacidad de generación de información, que permite a los empleados acceder a datos importantes como informes, formularios, manuales, información de contacto, flujos de trabajo y más. A medida que surja la necesidad del negocio, podrá obtener la información específica que necesite y atender estos requerimientos inmediatamente.
Esta capacidad de generación de información también está disponible en la extranet y realmente reduce la carga de proporcionar datos sobre el personal interno de su empresa. Por ejemplo, una extranet puede ayudar a sus clientes a encontrar fácilmente información sobre sus productos y servicios, instrucciones de pago, declaración de garantía, etc. Sus proveedores también pueden utilizar el generador de información para averiguar sus necesidades de nuevos materiales y obtener cotizaciones para el suministro de piezas y materiales. Todo esto puede hacerse eliminando la interacción del personal.
4. Integraciones
Las integraciones de software son una de las principales características de la intranet. Estas integraciones ayudan a los empleados a colaborar y a aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Típicamente, la intranet ofrece varias integraciones como la Suite Office 365, herramientas de productividad empresarial (como Salesforce, Slack etc.), G Suite, Google Drive, Calendar y conectores de búsqueda (como SharePoint, OneDrive etc.). Algunas intranets también vienen con integraciones multi-idioma y herramientas de análisis.
Muchas intranets modernas también soportan la integración en la nube. Esto hace que la empresa sea más receptiva y ágil. Algunas empresas incluso han hecho la transición a intranets totalmente basadas en la nube también. Estas intranets permiten a los empleados compartir datos en tiempo real, trabajar de forma remota y colaborar de forma efectiva en diferentes zonas horarias y geográficas.
Además, una intranet integrada en la nube o basada en la nube también es muy barata porque la empresa no necesita gastar tanto en el mantenimiento de los servidores físicos; un tercero es quien hará ahora todo ese trabajo.
La extranet también viene con ciertas integraciones, para facilitar la comunicación y la colaboración entre empresas. Por ejemplo, si una intranet utiliza Salesforce, tiene la opción de actualizar su paquete de Salesforce para dar soporte a comunidades externas.
El paquete Office 365 tiene una configuración de compartición externa. También lo tiene SharePoint Online, que es una variante de SharePoint basado en la nube. Los usuarios con licencia, a través de varias suscripciones de Office 365, pueden acceder a sus datos y herramientas, dependiendo de su configuración de permisos. Juntar estas herramientas mejora la productividad y las nuevas formas de colaboración cruzada.
5. Privacidad y seguridad
Ahora, se preguntarán cuál es la diferencia entre intranet y extranet en términos de privacidad y seguridad. Esta es una característica en la que se encuentran diferencias muy concretas.
En la intranet, las características de privacidad y seguridad de los datos ayudan a controlar el acceso a la información sobre la base de la necesidad de su conocimiento. Así pues, las contraseñas y el cifrado son dos características que se utilizan ampliamente en las intranets.
En la extranet, es necesario añadir capas adicionales de seguridad porque le damos a un tercero el acceso a nuestros registros y herramientas confidenciales. Sin las características de seguridad adecuadas, nuestras bases de datos pueden volverse vulnerables a un ataque de piratería informática maliciosa. Por eso es muy importante estar bien protegidos y evitar cualquier riesgo.
Las empresas utilizan cortafuegos robustos para aislar la extranet de las redes privadas y públicas. De esta manera, sus interesados externos reciben sólo la información que les es pertinente y no otra cosa. Pero si esto no es posible debido a la complicada naturaleza de su sociedad comercial, se emplearán controles más específicos como la autenticación de la identidad y la gestión de acceso y permisos. Aunque todo el acceso a la extranet comienza como permisos heredados, puede cambiarlo por permisos explícitos.
La extranet también puede utilizar servidores proxy con certificados SSL para evitar las transmisiones directas. Esto hace que las conexiones entre el servidor y el navegador sean más seguras. El filtrado de direcciones IP es otra característica de seguridad que utilizan las extranets. Como nivel final de seguridad, los datos están encriptados y protegidos por contraseña.
6. Colaboración e intercambio de conocimientos
Ahora llegamos a la última característica de la intranet vs extranet: colaboración y conocimiento compartido.
Hoy en día, las intranets soportan una amplia colaboración dentro del equipo y entre los equipos. Permiten la creación de grupos de intranet, donde los empleados pueden publicar y compartir todo, desde informes de proyectos hasta blogs. Algunas intranets tienen una herramienta de gestión de ideas en la que los directivos pueden obtener ideas de los empleados y los equipos pueden celebrar debates, compartir datos pertinentes, realizar encuestas para obtener información y tomar decisiones en colaboración sobre nuevos productos/servicios/proyectos. De hecho, muchos directivos utilizan esta herramienta para reconocer las ideas creativas y recompensar a sus empleados por sus excelentes progresos.
Las extranets también ofrecen una inmensa capacidad de colaboración e intercambio de conocimientos. Las partes interesadas externas aportan muchas ideas únicas a la empresa y añaden mucho valor a las ofertas del negocio. Estas ideas y apoyo pueden ser capturadas y compartidas usando las integraciones en la nube de la extranet.
Además, en la actualidad, puede proporcionar fácilmente un acceso restringido a sus instrumentos y recursos internos a los usuarios prioritarios de sus grupos de interesados. De esta forma, puede recopilar y difundir fácilmente información externa.
Beneficios de las intranets vs extranets para la empresa
Basándonos en las características anteriores, ahora podemos identificar los increíbles beneficios que ofrecen la intranet y la extranet.
Beneficios de la intranet:
- Los empleados dentro de la organización pueden compartir fácilmente sus conocimientos y experiencia.
- La intranet facilita la colaboración entre zonas horarias y geográficas.
- Los líderes también pueden contactar y colaborar en la intranet.
- Facilita la búsqueda de información rápida y fácil.
- La intranet ayuda a recompensar a los empleados con talento haciendo sus contribuciones más transparentes.
- Las intranets hacen que el proceso de incorporación de los empleados sea más fácil.
- Los empleados pueden obtener la información de contacto y los horarios de sus colegas, supervisores y líderes, lo que permite una mejor planificación del trabajo.
- Desclasifica la oficina trasladando la gestión de documentos a la intranet.
- Es una excelente herramienta para el compromiso y la implicación de los empleados.
Beneficios de la extranet
- Reduce el tiempo de operación poniendo a disposición de las partes externas todos los recursos, como y cuando los necesiten.
- Las extranets automatizan muchas tareas de colaboración cruzada y, por lo tanto, aumentan la productividad de la empresa.
- Reduce la necesidad de llamadas telefónicas, correos electrónicos y reuniones cara a cara, haciendo así el trabajo más eficiente, flexible y cómodo.
- Una extranet permite a la empresa llevar el producto/servicio al mercado con mayor rapidez, ofreciendo más posibilidades de colaboración.
- Las extranets aumentan la lealtad de los clientes al dar acceso a información importante sobre pedidos, apoyo y guías de ayuda.
- Con la Nube, la extranet garantiza que todos los socios se beneficien de una visión en tiempo real.
Intranet vs extranet de antaño
Hasta ahora, hemos hablado de la intranet contra la extranet. Ahora, pongamos nuestra atención en la génesis de estas tecnologías.
Las intranets y extranets se desarrollaron a principios de los años 90. El concepto de estas tecnologías fue sugerido por Tim Berners-Lee y su equipo (los desarrolladores de la World Wide Web). Después de algunos años de desarrollo, las primeras redes privadas se utilizaron en las bibliotecas de la Universidad Estatal de Colorado, Ohio y Utah; para crear una base de datos de libros que los estudiantes y el personal de la universidad pudieran consultar. Las extranets más antiguas fueron utilizadas por las bibliotecas de las Universidades Estatales de Alaska, Colorado, Oregón, Rhode Island y Utah; lo que permitió a las personas no inscritas en las Universidades solicitar el acceso a las publicaciones.
Hasta principios del decenio de 2000, las intranets y extranets se utilizaban únicamente para compartir las políticas y procedimientos de la empresa. Sin embargo, a medida que la tecnología avanzaba, se añadieron más integraciones y las intranets y extranets cambiaron de alcance y funcionalidad, ofreciendo inmensos beneficios a los usuarios.
La moderna intranet y extranet
Hoy en día, las intranets y extranets han llegado muy lejos en términos de lo que pueden ofrecer. Aquí hay algunos avances que pueden ver:
• La intranet, extranet y los medios de comunicación social
Las intranets se han convertido en algo más que herramientas para la colaboración profesional. En muchas empresas, las intranets han pasado a ocupar un lugar destacado en los libros de las plataformas de medios sociales como Facebook y Twitter, permitiendo a los empleados publicar anécdotas personales, crear y publicar blogs/vlogs, crear grupos basados en intereses/hobbies e interactuar con sus compañeros de trabajo en un frente personal.
Estas intranets tienen características de interacción social donde pueden comentar las publicaciones, etiquetar a los colegas y compartir contenido. Si los empleados desean hablar con una persona en particular, también hay una opción de mensajería directa. Al igual que los medios sociales, las intranets publican alertas de noticias y artículos sobre temas de actualidad.
En la extranet también hay muchos foros de discusión entre clientes y proveedores que son administrados por las empresas. Estos foros actúan como plataformas de medios sociales, donde los socios externos pueden publicar contenidos, hacer preguntas y ofrecer soluciones a los demás, a la vez que interactúan con la empresa. Muchas extranets pueden integrarse con formularios, encuestas y sondeos, que pueden ser utilizados por la empresa para reunir información de los interesados externos.
• Optimización de la telefonía móvil y accesibilidad de las tecnologías amigables
Según una investigación del Boston Consulting Group, el 80% de los compradores B2B utilizan sus teléfonos inteligentes para hacer negocios. Esto hace que sea imperativo para las empresas optimizar sus extranets. No sólo sus extranets, sino también sus intranets. Después de todo, casi todo el mundo tiene un móvil hoy en día.
Muchas empresas han empezado a desarrollar aplicaciones para móviles de sus portales de empleados o plataformas de comunicación, que los empleados pueden descargar en sus teléfonos y utilizar. Estas intranets ofrecen plantillas y diseños muy intuitivos que cambian de tamaño según las especificaciones de la pantalla del dispositivo. Además, muchas integraciones como Office 365, G Suite y SharePoint ya tienen aplicaciones móviles propias, lo que facilita al personal interno el uso de la intranet en sus teléfonos. Justamente Office 365 acaba de publicar la suya propia.
El caso es el mismo para las extranets donde la extranet viene con integración de CMS optimizada para móviles, navegador móvil seguro, integraciones basadas en la nube y chatbots.
Aparte de la optimización de los móviles, está la cuestión de la accesibilidad. Hoy en día, la mayoría de las empresas se están convirtiendo en empleadores con igualdad de oportunidades y están adoptando tecnología que no perjudica a los discapacitados. Esto incluye intranets y extranets.
Por eso, muchas intranets y extranets de hoy en día tienen características como enlaces para saltar la navegación, gráficos e imágenes redimensionables, texto alternativo y subtítulos fáciles de entender, contenido de gráficos a palabras más alto y fuente y fondo de colores contrastantes. Estas intranets y extranets también están optimizadas para lectores de pantalla, teclados e incluso para la voz.
• Integración y conectividad a nivel empresarial
El software/herramientas de intranet y extranet ayudan a romper los silos que limitan el movimiento de la información entre varias partes. Mejoran la conectividad intra e interempresarial al proporcionar características como la mensajería directa en plataforma, la videoconferencia/audioconferencia, el Azure Active Directory y la gestión de identidades, los calendarios interactivos, la gestión de tareas y proyectos y las APIs internas/externas, entre otras.
Funciones como el inicio de sesión único hacen que sea menos engorroso y requiera menos tiempo tanto para los empleados internos como para los interesados externos iniciar sesión, encontrar la información pertinente y trabajar en sus proyectos/tareas.
Además, la mayoría de las intranets y extranets vienen integradas con la nube (y a veces incluso trabajan exclusivamente en ella). Las intranets y extranets de la nube SaaS aumentan la conectividad al permitir que las personas colaboren y compartan conocimientos a través de geografías y zonas horarias.
3 ejemplos de intranet y extranet para ayudarle a obtener claridad
Ahora que sabes qué es intranet y qué es extranet, es hora de algunos ejemplos de intranet y extranet:
Intranet:
- Goldman Sachs tiene un portal interno donde los empleados actuales pueden iniciar conversaciones con colegas de todo el mundo, compartir importantes actualizaciones de trabajo, obtener información de contacto de los miembros del equipo y reservar salas de conferencias para reuniones.
- La intranet de Vodafone Ucrania, llamada PROSTOR, ha sido diseñada específicamente para involucrar a los empleados. El personal puede iniciar encuestas/encuestas, publicar video-blogs, colaborar y planificar actividades/eventos corporativos y publicar eventos importantes de la vida.
- La intranet del Grupo Schaeffler – Schaeffler CONNECT – es el destino único para todos los empleados para encontrar las actas de las reuniones, los anuncios de la compañía, los detalles del proyecto y más. Apoyando a más de 2000 grupos, esta intranet permite la colaboración estratégica.
Extranet:
- Amazon tiene una extranet dedicada a proveedores/vendedores, donde las empresas pueden crear cuentas, listar sus productos y hacer una venta. Las funciones de autenticación garantizan que se trata de una empresa legal y no de una estafa.
- FedEx tiene una extranet en la que los clientes pueden iniciar sesión y comprobar el estado de su entrega. Incluso pueden editar el lugar, la fecha y la hora de entrega o hacer un pedido de servicios adicionales.
- Las universidades como la Brown Graduate School tienen un portal de solicitud en línea (su extranet) donde los posibles estudiantes pueden rellenar el formulario de solicitud en línea, navegar por los materiales de los cursos, reservar las residencias universitarias e incluso hacer los pagos semestrales.
El futuro de las intranets y extranets
Antes de culminar esta discusión sobre la intranet vs extranet, veamos también lo que podemos esperar de ellas en el futuro.
¿Inteligencia artificial y aprendizaje automático?
La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) (Machine Learning) se han convertido en los mayores desarrollos del presente y es seguro decir que las intranets y extranets también serán optimizadas y mejoradas usando estas tecnologías de última generación.
La IA y el ML tienen la capacidad de hacer que las intranets y extranets sean más inteligentes. Con su ayuda, las intranets y extranets de su empresa pueden aprender a identificar los patrones de uso de los empleados/miembros externos y proporcionar acceso a las páginas, herramientas, documentos, información de contacto y contenidos más visitados.
La IA y el ML también pueden utilizarse para analizar el papel del usuario de la intranet o extranet y sugerir anuncios de empleo, comunidades y eventos corporativos pertinentes a los empleados internos; y sugerir ofertas abiertas pertinentes (proveedores), descuentos (clientes) e informes a las partes interesadas externas.
Como ya hemos dicho, algunas empresas han empezado a optimizar sus intranets y extranets para dar voz a sus empleados, clientes o proveedores. Con la IA y el ML, pueden afinar la capacidad de la tecnología para descifrar los comandos de voz y ofrecer información relevante. Tal vez algún día, esto puede eliminar la necesidad de usar teclados para escribir consultas.
Incluso con los chatbots, la IA y el ML pueden analizar los patrones de tecleo y orientar a los usuarios con el tipo de búsquedas que normalmente realizan, mejorando el UX de la plataforma. La IA y el ML pueden llevar este paso más allá dirigiendo consultas específicas a los expertos de la empresa analizando sus funciones laborales y su historial de actividad en la plataforma.
Resumiendo la IA y el ML
Por último, la IA y el ML pueden añadir mucho valor a la funcionalidad social de las intranets y extranets de la empresa. Al identificar los patrones de consumo de contenido, pueden eliminar el contenido poco relevante o indeseado y sugerir contenido específico para una comunidad o grupo, creando una experiencia mucho más agradable.
El futuro ya lo tenemos aquí.
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