Las mejores prácticas para los canales de Microsoft Teams

Dado que la pandemia del coronavirus ha hecho que todo sea virtual, cada vez más empresas recurren a los canales de Microsoft teams para comunicarse y colaborar en los proyectos y objetivos laborales.

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones no conocen las técnicas para aprovechar todo el potencial de los canales de Microsoft teams.

En esta guía, analizamos las formas en las que puedes agilizar completamente tus canales de Microsoft teams y mejorar la comunicación entre y dentro de los departamentos.

La Gobernanza de Microsoft Teams no se limita a Teams

Antes de hablar de las mejores prácticas para los canales de Microsoft teams, es importante señalar que ahora Teams no es sólo responsable de la gobernanza de tu lugar de trabajo.

No es algo que deba controlar y supervisar únicamente el departamento de IT.

Toda la organización debe estar a bordo, ya que Teams debe estar alineado con la preparación técnica y la estrategia empresarial de la empresa. Por lo tanto, hay que contar con un sistema de gestión de proyectos en el que las personas adecuadas gestionen las cosas correctas.

Estas personas son las responsables de organizar las reuniones, preparar las agendas y definir la visión de las colaboraciones. A continuación te explicamos cómo puedes dividir las funciones:

  • Gobernanza ejecutiva: Estas personas deben alinear la tarea o el proyecto con la visión de la empresa. Además, deben establecer objetivos y crear planes de formación.
  • Gestión de proyectos: Estas personas deben hacer un seguimiento de los KPI o indicadores de éxito. Además, deben ayudar a crear planes de comunicación y eliminar los obstáculos.
  • Gobernanza de IT: El departamento de IT debe crear un centro de apoyo para los usuarios de los equipos y gestionar los riesgos.
Las mejores prácticas para los canales de Microsoft Teams

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Prácticas clave para los canales de Microsoft Teams

Inicialmente, Microsoft recomienda comenzar tu equipo con un número reducido de personas. Puedes añadir más personas a medida que avanzas. Una característica notable de Teams es que, cuando añades más personas, les resulta sencillo ponerse al día en las cosas que se discutieron previamente.

Esto se debe a que pueden ver los archivos y las conversaciones añadidas al canal antes de que formaran parte de él. En lugar de crear varios equipos con miembros similares, crea canales en el mismo equipo.

1. Utiliza los canales para centrar los debates

Después de crear tu equipo, debes seguir adelante y hacer una lista de proyectos que necesitan ser discutidos. A continuación, puedes crear los canales correspondientes.

Asegúrate de añadir al canal a aquellos miembros que sean relevantes para el proyecto. Para facilitar la gestión de los canales, ponles nombres descriptivos.

También puedes añadir ciertas herramientas, como Planner y OneNote, al canal para facilitar las conversaciones y colaboraciones.

Si hay una determinada página web que utilizas abundantemente durante la discusión del proyecto, puedes convertirla en una pestaña del canal.

Básicamente, el objetivo es hacer que el canal sea lo más específico posible para el proyecto.

2. Utiliza el Canal General

Cuando creas un equipo, el Canal General se crea por defecto. Puedes utilizar este canal para un montón de cosas. Por ejemplo, puedes utilizarlo para compartir la visión general de tus objetivos para el equipo o para presentar el equipo.

Además, el Canal General se puede utilizar para los siguientes propósitos:

  • Poner al día a la nueva incorporación o compartir información que el nuevo miembro encontrará útil
  • Para hacer anuncios en el equipo
  • Para equipos de un solo propósito

3. Configura las moderaciones de los canales

Microsoft sugiere configurar la moderación del canal para controlar quién responde a los mensajes o inicia mensajes nuevos. Puedes seleccionar a cualquier persona del equipo para que sea moderador. El moderador del canal puede hacer lo siguiente:

  • Iniciar nuevos mensajes. Normalmente, todo el mundo en el canal puede iniciar mensajes, pero si la moderación está activada, sólo los moderadores tienen esta autoridad.
  • Eliminar o añadir miembros del equipo como moderadores.
  • Controlar las respuestas de los miembros del equipo a los mensajes del canal.

Por ejemplo, supongamos que el equipo de Marketing de tu organización utiliza un determinado canal para anunciar información sobre proyectos. A menudo, otros miembros del equipo añaden mensajes al canal que son más relevantes para otros canales.

Si quieres restringir la información en el canal para que se limite sólo a los anuncios, puedes moderar el canal y hacer que el jefe de Marketing sea el moderador. Entonces, sólo ellos pueden publicar en el canal. Además, puede impedir que otros miembros respondan a las publicaciones.

Para activar la moderación de los canales de los equipos de Microsoft, ve a Canal y luego a Más opciones. Haz clic en Administrar canales. Aquí puedes gestionar la moderación y establecer miembros del equipo como moderadores.

4. No te pases con la etiqueta @

Por supuesto, si quieres dirigirte a alguien específicamente en el canal, puedes utilizar la etiqueta @. Sin embargo, ten en cuenta que reciben una notificación cada vez que los etiquetas.

Si lo haces con moderación, es más probable que se den cuenta y respondan al mensaje. En cambio, si les haces ping constantemente, corres el riesgo de que te ignoren al cabo de un tiempo.

5. Ten una convención de nomenclatura

Establecer una convención de nomenclatura para los canales de los equipos de Microsoft es útil, especialmente en términos de gobernanza. Permite a los usuarios comunicarse y navegar por los canales con facilidad.

Además, tener una convención de nomenclatura permitirá que el espacio de trabajo esté organizado y bien estructurado.

Puedes discutir la convención de nomenclatura con tu departamento de IT, llegando a una conclusión sobre cómo los usuarios buscan los documentos.

Si utilizas el Plan 1 de Office 365 Azure AD, te ofrece una lista de directrices. Por ejemplo, hay algunas palabras bloqueadas que no pueden aparecer en el nombre de un equipo.

Además, puedes establecer una política de nomenclatura de prefijos y sufijos, que te permite añadir atributos a los nombres. De este modo, puedes especificar el nombre del canal a una determinada región, departamento u oficina.

También puedes utilizar la aplicación Power Automate para crear un nombre de equipo en función de los datos del canal.

Conclusión

Teniendo en cuenta que la pandemia no va a desaparecer pronto, es importante pulir sus reuniones y colaboraciones virtuales. Mientras que Skype y Zoom son más apropiados para las organizaciones más pequeñas, Microsoft Teams es adecuado para las empresas, ya que permite la creación de canales.

Hemos analizado algunas prácticas para los canales de Microsoft Teams que pueden hacer que tus colaboraciones en línea sean más eficaces. Una vez que hayas creado directrices para todo, será más fácil gestionar los equipos y controlar el flujo de información en los diferentes canales.

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