A raíz de la pandemia de Covid-19, muchas tareas de trabajo se trasladaron a Internet, y eso hizo que se necesitara un sistema de gestión de proyectos digital. MS Teams demostró ser ese sistema fiable para muchas empresas, debido a su amplia gama de funciones de gestión y colaboración. Pero ¿por qué MS Teams es lo mejor para la gestión de proyectos?
¿Qué lo hace mejor que otras herramientas disponibles? A continuación, analizamos el potencial de MS Teams para la gestión de proyectos y por qué ya es hora de que te pases a él si aún no lo has utilizado.
¿Qué hace que MS Teams sea mejor para la gestión de proyectos?
Si preguntamos por qué es MS Teams lo mejor para la gestión de proyectos, puede haber muchas respuestas posibles a esa pregunta. Sin embargo, analizaremos una serie de razones que demuestran la superioridad de Teams sobre otras herramientas de colaboración.
Llamadas y buzón de voz
Uno de los principales aspectos de la gestión de proyectos es estar en contacto con cada persona del equipo. De esta forma se cumple el importante aspecto de mantener a todos los integrantes en la misma página.
MS Teams te permite llamar a las personas o enviarles un buzón de voz, como si fuera un correo normal. De hecho, puede ser el sistema telefónico por defecto de tu empresa. En muchos aspectos, es incluso mejor que el viejo teléfono.
Por un lado, te muestra todas las llamadas recientes -perdidas y atendidas- en la pestaña de Actividades. En segundo lugar, si conectas Teams a tu sistema de telefonía, puede transcribir los mensajes de audio a texto.
Así, si estás trabajando desde casa -rodeado de tus ruidosos hijos- o en una cafetería donde escuchar el buzón de voz no es precisamente una opción, la transcripción de Teams te ayuda a mantenerte conectado.
Chats
Una vez más, la comunicación es la clave para la gestión de proyectos, y MS Teams se asegura de que tengas amplias formas de hablar con las personas que trabajan en el mismo proyecto que tú.
Con MS Teams, la necesidad de enviar correos electrónicos ha disminuido, gracias a la capacidad de Chat. Se tarda más en enviar un correo electrónico, por lo que la mayoría de la gente ha cambiado a métodos más rápidos como los chats.
No obstante, MS Teams tiene una pestaña de Chat que permite enviar mensajes instantáneos a cualquier persona del equipo. Asimismo, si sólo un determinado número de personas está trabajando en un proyecto, puedes agruparlas por separado.
También puedes separar a las personas en función de la frecuencia con la que chateas con ellas. De este modo, es más fácil encontrar a la persona adecuada para el trabajo en cuestión. Si hay una necesidad repentina de una reunión rápida por videoconferencia, también puedes utilizar MS Teams para hacerlo.
Lectura adicional: Consejos para mejorar la seguridad de tus videoconferencias
Facilidad para los móviles
Otra cosa que hace que MS Teams sea perfecto para la gestión de proyectos es su facilidad de uso móvil. Sin duda, la mayoría de la gente utiliza sus portátiles y ordenadores para trabajar. Sin embargo, digamos que puedes necesitar estar conectado si sales a una cita con el dentista, a pasear a tu amigo peludo o si vas en tren por trabajo.
Incluso en ese caso, puedes permanecer conectado con los miembros de tu equipo a través de MS Teams. De hecho, Teams tiene exactamente la misma funcionalidad en tu dispositivo móvil que en el portátil. Así que no te pierdes nada cuando estás de viaje.
Integración
Independientemente del tema, todo proyecto es multidimensional. Por lo tanto, tienes que utilizar una gran cantidad de herramientas y software para asegurarte de que todo se está ejecutando correctamente.
Con cualquier otro sistema de gestión de proyectos, tendrías que buscar opciones de terceros. Sin embargo, Microsoft ofrece una solución «todo en uno» para tus necesidades empresariales. Así, puedes acceder a MS Word para crear o compartir documentos.
Del mismo modo, MS Excel está disponible para registrar o trabajar con datos. También puedes utilizar PowerPoint para hacer una presentación a tus compañeros o aprovechar las ventajas de SharePoint.
Por ejemplo, si todo el equipo está discutiendo el mismo documento, puedes tenerlo abierto en el chat mientras habláis de él. Es un grado de colaboración que otros sistemas difícilmente pueden conseguir.
¿Cómo pueden los gestores de proyectos beneficiarse de MS Teams?
Como ya hemos comentado, MS Teams tiene muchas características que toda la organización puede utilizar para estar conectada y llevar a cabo procesos de negocio sin problemas. En cuanto a los gestores de proyectos, he aquí algunas formas en las que pueden garantizar el uso eficaz de MS Teams:
Utilizar los canales
MS Teams te permite crear canales separados. Por ejemplo, digamos que tienes cuatro proyectos para cada cliente con diferentes personas trabajando en ellos.
En la pestaña Equipos, crea un equipo para cada cliente. A continuación, crea un canal en los equipos para los cuatro proyectos. Después, sólo tienes que añadir los recursos y las personas adecuadas al canal correcto para asegurarte de que las conversaciones nunca se mezclen. También puedes utilizar el canal general, por ejemplo, para la comunicación con todos los miembros del equipo, es decir, para todos los proyectos de ese equipo.
Además, te facilitará la búsqueda de la información necesaria, a diferencia de la bandeja de entrada de tu correo electrónico, donde tienes que rebuscar para encontrar ese correo que necesitas.
Lectura adicional: Prácticas para los canales de Microsoft Teams
Guardar la fecha
MS Teams también te permite a ti y a los miembros de tu equipo trabajar en el mismo calendario de Outlook. Así, puedes especificar las fechas de cada hito para asegurarte de que terminas el proyecto antes de la fecha límite.
Posiblemente lo mejor de todo es la presencia de calendarios personales y de equipo. Mira este vídeo sobre cómo crear calendarios compartidos.
Planificar bien
Los gestores de proyectos pueden utilizar el planificador de MS Teams para priorizar determinadas tareas y asignarlas adecuadamente. Se puede añadir cualquier equipo al planificador y asignar tareas. Si hay un plan existente que hayas utilizado previamente, añade el equipo a ese plan. Si no, puedes crear un nuevo plan según los requisitos del proyecto.
Echa un vistazo a este vídeo sobre cómo añadir un planificador (MS Planner) a MS Teams. También puedes leerlo aquí.
Conclusión
MS Teams tiene la funcionalidad de múltiples herramientas en una. Así que, en lugar de instalar una docena de herramientas y formar a tu personal para su uso, simplemente súbete al carro de MS Teams y encuentre todo en un solo lugar.
Si antes no sabías por qué Teams es lo mejor para la gestión de proyectos, ahora ya lo sabes. Además, Microsoft no deja de desarrollar nuevas funciones y servicios, por lo que es de esperar que en los próximos meses encuentres más funcionalidades en MS Teams.
