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Para que una empresa funcione sin problemas, es fundamental tener una política de conservación de documentos que dicte la duración del almacenamiento de cada registro en el lugar de trabajo. Esta política indica el plazo de destrucción o conservación de todos tus documentos oficiales confidenciales y privados.

Mientras que conservar los documentos indefinidamente puede crear desorden, destruirlos demasiado rápido provoca estrés y causa complicaciones legales.

Por tanto, una política eficaz de conservación de documentos es esencial para implantar una norma uniforme en la empresa sobre el tiempo que debe conservarse un registro en la organización.

¿Qué registros se deben conservar?

Tanto si se trata de una pequeña empresa como de un centro médico, una organización privada o un centro educativo, la conservación de documentos es esencial en todos los sectores.

Sin embargo, los registros que se conservan serán diferentes, dependiendo del servicio que se preste y de los documentos que sean habituales en sus organizaciones concretas. En general, una política de conservación de documentos debe cubrir el almacenamiento de los siguientes registros:

  • Comunicaciones electrónicas
  • Correspondencia con clientes
  • Hojas de cálculo
  • Documentos
  • Registros de empleados
  • Contratos
  • Facturas, facturación e información de ventas
  • Información sanitaria de pacientes
  • Datos de estudiantes (instituciones educativas)
  • Registros de clientes

Una política de conservación de documentos bien elaborada debe establecer el periodo de conservación de todo tipo de datos. La duración de la conservación de un documento depende de su importancia y de su impacto a largo plazo en el entorno de la organización.

Razones para tener una política de conservación de documentos

Tener una buena política de conservación de documentos puede proteger a tu organización de problemas legales, estrés y costes de descubrimiento. Estas son algunas de las razones por las que tu empresa necesita una política de conservación de documentos.

1. Económico

Una política de conservación de registros puede ahorrarte mucho dinero de muchas maneras. Por un lado, la destrucción de registros y datos innecesarios te ahorrará el dinero que de otro modo tendrías que gastar en su almacenamiento.

Además, conservar los datos importantes ayuda a evitar un gasto excesivo en el futuro en caso de que tengas que buscar un archivo por motivos legales o de organización.

En lugar de tener que volver a preparar ese documento o pasar por el tedioso -y generalmente costoso- proceso, puedes simplemente extraer la información de tus registros.

2. Apoya la toma de decisiones

Conservar los documentos también ayuda a tomar decisiones eficientes, especialmente cuando hay que utilizar registros antiguos para elaborar nuevas políticas y planes.

Por ejemplo, si estás modificando tu política de relaciones públicas o tus tácticas de marketing, necesitarás información, como los datos de los clientes del año anterior.

3. Cumplimiento de la normativa

Como empresa, estás obligado a conservar determinados documentos legales y oficiales. El incumplimiento de esta normativa podría acarrear sanciones.

Por lo tanto, debes crear una política de conservación de documentos con la ayuda de tu equipo jurídico. Asegúrate de que no destruyes los registros legales que deben conservarse durante un periodo determinado según las leyes federales.

documento de cumplimiento

Además de mitigar el riesgo de repercusiones legales, conservar los documentos importantes también es vital para evitar disputas con los proveedores y quejas de los clientes.

Por otro lado, las autoridades fiscales, locales y federales pueden necesitar ciertos registros para una auditoría, y la incapacidad de proporcionar estos documentos puede ser problemática para tu organización. Trabaja con un equipo jurídico para determinar qué registros importantes deben conservarse y durante cuánto tiempo.

Si es una organización sin ánimo de lucro o recibe fondos del gobierno, es posible que tengas que cumplir normas adicionales.

4. Control de acceso

No todo el mundo en la organización debe tener acceso a todos los registros. Ciertas leyes, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos, determinan quién puede acceder a información específica en un lugar de trabajo médico y cómo puede utilizarla.

En la mayoría de los casos, la información sólo está disponible cuando se necesita. Si se organizan los registros bajo una política de conservación, será más fácil dictar qué departamentos o empleados tienen acceso a los datos.

5. Protección de documentos

Incluso hoy en día, la mayoría de las empresas se limitan a colocar sus archivos en grandes cestas y a apilarlos unos encima de otros en la habitación libre. Ese es exactamente el tipo de actitud que una política de conservación eficaz eliminará.

Asegúrate de que tu política cubre tanto los datos físicos como los electrónicos. Mientras que los documentos en papel pueden destruirse debido a errores humanos o desastres naturales, los registros electrónicos también son propensos a perderse si no se actualizan regularmente.

Una política de conservación de documentos que cubra los planes de copia de seguridad y el almacenamiento de los documentos a prueba de la intemperie evitará estos percances.

6. Fácil de localizar

Si todos tus registros están en una sala, será difícil localizar el documento exacto que necesitas para un juicio, una demanda de un cliente o una discusión con él.

Por el contrario, una política de conservación de documentos ayudará a organizar los registros según determinados parámetros. Puedes ordenarlos en función de la importancia, el tipo de soporte (electrónico o físico), el sector (cliente, consumidores, inversores) o la fecha.

De este modo, te resultará más fácil localizar un registro cuando lo necesites.

7. Despejar el camino

La mayoría de las empresas creen que una política de conservación sólo se extiende al almacenamiento de los registros importantes. En realidad, también incluye la eliminación de la documentación innecesaria que ya no hace falta para el mantenimiento de la organización.

Eliminar los registros no necesarios ayuda a despejar el espacio de almacenamiento al tiempo que crea espacio adicional para otras cosas importantes. Además, es más fácil buscar un documento concreto si los registros están bien almacenados.

Si careces de espacio in situ para el almacenamiento y no quieres alquilar un espacio externo, puedes optar por un sistema de gestión digital de documentosSharepoint es una opción excelente, ya que es fiable, ofrece un gran almacenamiento, tiene funciones de búsqueda avanzadas y es personalizable.

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Necesidades de una política de conservación de documentos

Aunque un profesional puede ayudarte mejor con la creación de una política de conservación, una plantilla estándar te permite empezar. Estos son los registros que debes incluir en tu política.

  • Debo conservar: Estos son los archivos que debes tener siempre en la organización por razones legales o de negocio. Por ejemplo, incluyen los contratos, los documentos relacionados con un pleito y la correspondencia con los proveedores.
  • Quiero conservar: Estos archivos se conservan por el valor administrativo y empresarial que aportan a la organización. Aunque no tengan una finalidad legal, es posible que los necesites para la toma de decisiones y la revisión del rendimiento pasado.
  • Destruir: Por último, si no necesitas un determinado archivo o documento, hay que destruirlo. Establece unas directrices para determinar cuándo se puede destruir un archivo y quién puede autorizar su eliminación.

Conclusión

Para terminar, es evidente que una política de conservación de documentos es fundamental para garantizar un flujo de trabajo fluido y evitar riesgos legales. Además de establecer lo que debe conservarse, también sirve de guía para que las empresas sepan cuándo es el momento de deshacerse de un documento. Por lo tanto, deberías elaborar una política de conservación de documentos inmediatamente por las múltiples razones expuestas anteriormente.