¿Por qué elegir una Intranet-en-una-caja?

Hoy en día, la intranet ha evolucionado hacia una solución digital moderna y muy avanzada para el lugar de trabajo (digital workplace). Con la evolución de las tecnologías y el auge de los medios sociales, la intranet actual cuenta con un conjunto de características vitales e indispensables para las comunicaciones empresariales. Tradicionalmente, las empresas construyen su intranet según sus necesidades y es fundamental sopesar algunos pros y contras en este camino. No obstante, en estos tiempos, con el surgimiento de la opción Intranet-en-una-caja (intranet-in-a-box), los departamentos de IT ahora tienen menos motivos para optar por una solución de construcción de su propia intranet. Una Intranet lista para usar parece ser la respuesta más lógica y eficiente.

Este artículo te ayudará a entender mejor el concepto que hay detrás de la intranet en una caja y cada uno de sus beneficios.

¿Qué es una Intranet-en-una-caja?

La intranet-en-una-caja, también conocida como intranet lista para usar o intranet como servicio, es una colección de plantillas y soluciones que las organizaciones pueden desplegar rápidamente. Cuenta con características sofisticadas que se utilizan normalmente en las intranets de las empresas. Cada una de estas características tiene un uso específico para ayudar a las organizaciones a aumentar la productividad de los empleados, la colaboración y la eficiencia en general.

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¿Por qué elegir una solución Intranet-en-una-caja?

¿Por qué las empresas optan por comprar una solución Intranet-en-una-caja (Intranet-in-a-box) en lugar de construir su propia solución personalizada? La respuesta es muy sencilla. Sigue leyendo!

La solución Intranet-en-una-caja ya está preconfigurada como un conjunto de características de uso inmediato. Una intranet lista para usar se hace cargo de la tarea de poner todas las funcionalidades necesarias juntas. Además, el proveedor de la intranet se encargará del mantenimiento de apoyo y de las actualizaciones de sistema de la herramienta. Esto ayuda mucho a cualquier empresa y reduce la carga de trabajo del departamento de informática.

Este propósito por sí solo sirve como criterio suficiente para que una corporación se decida por una solución de Intranet-en-una-caja. Aunque no es un remedio completo para tantos retos empresariales, sí que hace un gran trabajo al proporcionar apoyo a aquellos que necesitan pivotar sus operaciones en un abrir y cerrar de ojos.

Aquí tienes algunas razones por las que deberías considerar implementar una intranet lista para usar.

Costes

Si tu negocio funciona con un presupuesto ajustado, puede que no puedas afrontar el coste y el riesgo asociado a la construcción de una intranet tradicional. Una intranet lista para usar elimina esa preocupación y te ayuda a salir de las muchas complejidades que rodean a los presupuestos.

Algunas de las soluciones en el mercado parecen ser caras, pero a largo plazo es una opción más barata que construir una desde cero. Piensa en los costes de desarrollo. ¿Cuánto esfuerzo requiere desarrollar una intranet de cero? Desarrolladores, testers, Project Managers, hardware, software, la lista es larga. Esto resulta en un gasto enorme.

Tiempo de desarrollo

¿Cuánto tiempo se tarda en construir una Intranet de propia? Es una tarea enorme. Fácilmente podría tomar un año desarrollar una Intranet desde cero. Para cuando esté lista para la producción, los requisitos probablemente hayan cambiado para entonces y probablemente estés pensando en el próximo lanzamiento. Mejoras, corrección de errores, nuevas versiones de software, etc. podrían hacer que el proceso de desarrollo fuera interminable. Esto nos lleva de vuelta al coste económico, también relacionado con el tiempo de desarrollo.

Intranet lista para usar

Despliegue rápido

Uno de los beneficios de la Intranet-en-una-caja es su rápido despliegue. Podrías tener tu Intranet desplegada en pocos días en vez de esperar un año entero. ¿Por qué esperar tanto tiempo? Ahora ya puedes aprovechar esta gran ventaja. ¡Despliégala y empieza a usar tu nueva herramienta de comunicación casi inmediatamente! 

Actualizaciones y nuevas características

Muy a menudo las intranets se vuelven «anticuadas» o no funcionales por diversas razones. La falta de mantenimiento o de un equipo dedicado a mantenerla viva es un escenario común. Esto hace que la intranet se vuelva obsoleta. Ahora, con la Intranet-en-una-caja, hay una constante evolución de las características.

Las actualizaciones son frecuentes. Ahora todavía se necesita un equipo para mantenerla en marcha, pero al menos las características están actualizadas. El mantenimiento es generalmente atendido por el proveedor de Intranet-in-a-box. 

Hace la vida más fácil

¿Alguna vez pensaste en la cantidad de esfuerzo que se necesita para construir e implementar una Intranet desde cero? Sólo hemos hablado de construir e implementar, hay muchas más cosas a considerar para el ciclo de vida del desarrollo de software. Piensa en todo el estrés, especialmente cuando se trabaja con recursos limitados. Seamos sinceros, la vida se hace más fácil con una solución de Intranet lista para usar.

Basada en la nube

La mayoría de las soluciones de Intranet-en-una-caja están basadas en la nube. Aprovechan las tecnologías modernas, actuales, avanzadas y seguras. Los servidores, las bases de datos, el almacenamiento, el software, etc. están todos en la nube. Estos servicios suelen estar incluidos en su suscripción, por ejemplo, la suscripción a Microsoft 365. Echa un vistazo a Microsoft 365 / Office 365

Amplía tu cultura

Con una Intranet lista para usar, es muy fácil ampliar la cultura de tu empresa en un tiempo récord. Ya que tu Intranet estará funcionando en poco tiempo, puedes empezar a trabajar inmediatamente. El cambio cultural es imprescindible para avanzar en la transformación digital. Nuevos tiempos exigen nuevas formas de trabajar con mayor inmediatez y eficiencia. 

Colaboración

La funcionalidad de colaboración es vital en cualquier Intranet. La mayoría, si no todas las soluciones de Intranet-en-una-caja del mercado ofrecen capacidades de colaboración. Además, algunas tienen capacidades Microsoft 365 incluidas. ¿Necesitas una amplia funcionalidad de colaboración? No hay problema, porque justo de eso se ocupa la intranet-en-una-caja.

Negocios dinámicos

Muchas compañías necesitan mantenerse al día con las tendencias tecnológicas. Por ello, adoptan un modelo de negocio ágil que puede necesitar modificar su estructura cada cierto tiempo. Sea cual sea la dirección que tu empresa haya elegido, puedes confiar en la flexibilidad de una intranet-en-una-caja. Estas soluciones están en constante progreso y ofrecen nuevas y modernas características para moverse junto con las siempre cambiantes necesidades de la empresa.

Organizaciones pequeñas y recursos limitados

Si tienes un equipo pequeño, y no tienes el ancho de banda o el tiempo para mantener una intranet de desarrollo propio, una intranet lista para usar es la solución perfecta para las necesidades de tu negocio. Tiene todas las características necesarias. El mantenimiento se ocupa de todo y realizará todas las tareas por ti. Y de este modo, todo lo que necesitas hacer es concentrarte en el buen desempeño de tu negocio. 

Conclusión

La Intranet ha recorrido un largo camino y ahora está en un estado más avanzado para que las empresas la puedan utilizar. La Intranet-en-una-caja o Intranet lista para usar (intranet-in-a-box) incluye funcionalidades completas para ayudar a mejorar el ‘employee engagement’ (compromiso de los empleados), la productividad de los equipos y la administración general de la empresa. Tienen funcionalidades básicas y al mismo tiempo permite comprender claramente la importancia de la experiencia de los usuarios y la flexibilidad. 

Sea cual sea la situación de tu empresa o si simplemente quieres seguir las tendencias tecnológicas modernas, una Intranet-en-una-caja, es la solución perfecta.  

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