Hoy en día las empresas saben que las ideas y la innovación son la forma de desarrollar nuevos productos y procesos. Llevar a cabo las buenas ideas y una correcta ejecución de las mismas les puede ayudar a superar a la competencia. El término gestión de ideas es confuso, poco específico y a veces se confunde con la gestión de la innovación. Por falta de conocimiento, se puede acusar a la gestión de ideas de no estar suficientemente centrada en la acción. Nada más lejos de la realidad.

¿Qué es la gestión de ideas?

La gestión de ideas es el proceso de recoger, comprender y mejorar intencionalmente las ideas. Se trata de ideas que tendrán un efecto positivo en los resultados de la empresa. Esto incluye la implementación de la estrategia, los procesos y la medición.

En consecuencia, sin este proceso, las ideas pueden circular sin que haya que dar los siguientes pasos para llevarlas a la práctica. Si se olvidan y seguimos el curso normal del día a día de la empresa, las ideas pueden perderse. Por consiguiente, podemos concluir que la gestión de ideas es una inversión que vale mucho la pena para nuestros negocios y organizaciones.

Las ideas provienen de diferentes áreas de un empresa u organización. Por ejemplo, pueden ser comentarios de los clientes, sugerencias de productos, sugerencias del personal (compromiso de los empleados o employee engagement), procesos de design thinking o de talleres de innovación. La gestión de ideas trata de captar las ideas de los interesados internos y externos. Por esta razón, se gestiona mejor cuando se incorpora en un marco sistemático que analiza y da prioridad a la mejora de esas ideas en su conjunto.

¿Por qué es importante?

Toda mejora comienza con el reconocimiento de que el viejo método puede ser mejorado. Esto podría implicar hacer las cosas mejor, más rápido o a menor coste.

Para que las organizaciones aumenten la probabilidad de tener éxito en la innovación, la forma natural es crear un sistema. Este sistema gestiona la forma en que se recogen, analizan y ejecutan las ideas. Esto se debe a que conseguir las ideas es sólo el primer paso de un proceso metodológico innovador.

Sin embargo, es un paso que no nos debemos saltar si queremos desarrollar un producto exitoso. Las empresas no pueden crear un programa específico para crear una idea para un nuevo producto. La creatividad no puede ser programada. Por lo tanto, un proceso estructurado creativo y abierto es la mejor manera de capturar las ideas de éxito.

Muchas organizaciones sólo son capaces de implementar un pequeño porcentaje de las ideas que generan. Como resultado, es mejor tener un sistema que no permita que ninguna buena idea se escape. Los retos y las dificultades de mantener las buenas ideas son muchos. Piensa en los creadores de ideas desconectados de los responsables de la toma de decisiones, o en los responsables de la toma de decisiones que tienen otras prioridades distintas y no disponen de tiempo suficiente para conseguir ideas ni para llevarlas a cabo. Nadie ha dicho que sea un proceso sencillo ni fácil de implementar.

Qué es la gestión de las ideas

Estrategias de gestión de ideas

La gestión de ideas, debido a su naturaleza altamente creativa, necesita una estrategia para llevar tales ideas a la realidad. Es mejor dar cada paso pensando de forma práctica en el grado de facilidad en la realización de una idea en concreto. Se necesita una estrategia clara y sistemática de la misma manera que se realiza en cualquier otro proceso de desarrollo de productos.

Para obtener los mejores resultados, una empresa necesita un plan de alto nivel para lograr plasmar los objetivos en algo en lo que se pueda trabajar. Alinear estrategias importantes como la innovación y la gestión de ideas es una parte crucial de este éxito. La gestión de ideas no puede dejarse fuera de las actividades centrales de nuestra organización.

Se aconseja a las empresas que consideren todas las estrategias empresariales como interconectadas e igualmente importantes y válidas. Estas estrategias deben estar relacionadas y deben depender unas de otras.

Procesos de gestión de ideas

Es crucial para el éxito de la ideación tener una estrategia de gestión de ideas sistemática, deliberada y bien estructurada. Tomar decisiones consistentes con nuestros objetivos y los resultados esperados ahora será va a ser mucho más fácil. Los plazos se concretan y los requisitos se consolidan.

Los mejores procesos de gestión de ideas crean un conjunto democrático de reglas que hacen que el proceso resulte mucho más transparente y comprensible para todos sus integrantes.

Procesos comunes

Todos los procesos de gestión de ideas deben seguir un patrón similar. Las ideas se recogen, luego se discuten, se perfeccionan y se evalúan. Luego, se toma una decisión sobre qué idea presentar.

A continuación, se detallan algunas formas comunes de procesos de gestión de ideas:

- Campañas de tiempo limitado

Las campañas de tiempo limitado permiten a las empresas experimentar y adquirir experiencia en la ideación y la gestión de ideas. Los desafíos de ideas internas son una buena manera de iniciar este proceso. De esta manera se puede iterar y desplegar herramientas y tratar de impulsar los resultados rápidamente. Los experimentos de prueba y error en un tiempo limitado son bastante conocidos. 

- Procesos continuos de gestión de ideas

Esta es una forma de trabajar de forma continua en el establecimiento de objetivos estratégicos. Esto puede significar hacer continuamente pequeños cambios en los procesos o productos para obtener beneficios progresivos. Los productos que se benefician de este enfoque son aquellos que tienen muchas versiones nuevas. 

- Procesos centralizados de gestión de ideas

Esto es sobre todo para organizaciones pequeñas como las pymes (pequeñas y medianas empresas). El proceso de ideación abarca toda la organización. Todo el mundo tiene la vista puesta en las ideas y todo el mundo sabe cómo cambiarán y afectarán a la empresa.

- Procesos de gestión descentralizada de ideas

Algunas organizaciones prefieren llevar a cabo un proceso descentralizado de gestión de ideas en el que los diferentes departamentos se encargan de su propia gestión de ideas.

Esto se debe a que las necesidades de ideación de las grandes organizaciones son muy diversas. Por lo general, las grandes organizaciones ejecutarán procesos continuos y de duración limitada, así como procesos descentralizados de una sola vez.

Gestionando tu propia cartera de ideas

No todas las ideas resultarán ser un éxito. Las empresas pueden reducir ese riesgo adoptando un enfoque de cartera. Este es el proceso de cubrir sus apuestas mediante múltiples ideas prometedoras para que las posibilidades de éxito no dependan de un solo producto o idea. Incluso se pueden hacer inversiones estratégicas en ideas individuales que son más arriesgadas, pero que podrían tener un mayor beneficio en el futuro.

Medición del proceso de gestión de ideas

Como cualquier proceso, necesitamos encontrar una forma de asegurarnos de su correcto funcionamiento. Las empresas necesitan responder a preguntas como: ¿Qué partes del proceso están funcionando? ¿Qué partes no lo están? ¿Hay inconvenientes que se repiten o cuellos de botella?

Algunos indicadores para medir el proceso de gestión de ideas podrían ser el de determinar que las ideas se abandonan en una determinada etapa o que las aprobaciones pueden tardar demasiado tiempo. Es muy importante no sólo saber lo que hay en el embudo, sino también cuánto tiempo permanece allí. Esto te dará una idea de lo rápido que nacerán los nuevos productos y cuántas ideas implantadas finalmente tendrán el éxito esperado.

Conclusión

Hay muchas formas de aprovechar las ideas de nuestros equipos, seleccionar las mejores y mediante la tecnología apropiada someterlas a votación para que se implanten en un área determinada de la organización.  La participación del conjunto de la empresa es fundamental para no dejar perder ninguna buena idea y fomentar la innovación a un nivel de excelencia. 

No hay ninguna organización igual, y por tanto la gestión de ideas va a ser distinta dependiendo de la empresa, el departamento o el equipo de trabajo. Lo fundamental es determinar bien los objetivos a conseguir mediante el proceso que vayamos a implantar. 

Fomentar la creatividad de los trabajadores es una forma excelente de mantenerles involucrados con la organización, sus valores, retos y objetivos comunes.  Nuestro proceso de gestión de ideas siempre tiene que dar prioridad a aquellas ideas mejores y más fáciles de implantar al menor coste.  Nuestra mejor ecuación es la de optimizar nuestros procesos para incrementar la productividad y eficiencia organizacional. 

La gestión de ideas es una gran manera de aprovechar las ideas de productos en todas las áreas de la empresa. Pueden venir de cualquier lugar dentro de una organización. Pero hablar es fácil y gratis, por eso lo importante es ponerse a trabajar en la gestión de ideas, que es el mejor método para dar vida a algunas de las muchas buenas ideas que pueden surgir.