Si hay un término empresarial de moda es el de la RPA. En este nuevo post te vamos a contar lo más importante sobre la Automatización Robótica de procesos. 

¿Qué es la RPA?

RPA significa Automatización Robótica de Procesos (en inglés Robotic Process Automation).

¿Me lo puedes repetir? 🤔

Para entender el proceso de la Automatización Robótica de Procesos, necesitamos entender de antemano otros dos procesos como son:

  1. El Proceso de Negocio y
  2. La Tecnología de Automatización de Procesos de Negocio.

1. Proceso de Negocio

Según Wikipedia un proceso (o método) de negocio es un conjunto de actividades relacionadas que en una secuencia específica produce un servicio o producto para un cliente o grupo de clientes en concreto.

Un proceso de negocio cumple un objetivo de negocio en particular y también se define como un conjunto de tareas que, una vez completadas, consiguen un objetivo prefijado para una empresa u organización.

Se trata, en definitiva, de un objetivo final externo que culmina en el punto en el que el cliente está satisfecho y se consiguen tales objetivos propuestos por la organización.

En la mayoría de los casos, el proceso principal se divide en subprocesos y posteriormente se integra en el proceso completo. Es importante tener a alguien del equipo directivo supervisando el proceso desde el principio hasta el final. Esto asegura su fluidez y buen desarrollo.

Este proceso empresarial se divide en tres:

  1. Lograr que se cumplan los objetivos planteados.
  2. Hay que asegurar que los procesos de trabajo sean eficientes y eficaces.
  3. Hay que asegurar el cumplimiento general del sistema legal, y cumplir con las expectativas de los accionistas.

La principal meta u objetivo es asegurar siempre el mayor valor añadido para los clientes.

La gestión de procesos de negocio, conocida como BPM, siglas del inglés Business Process Management, mejora la eficiencia de las organizaciones modelando, automatizando, integrando, monitorizando y optimizando procesos de forma continua.

Las fases del ciclo de vida de un BPM

Identificación
Se descubren y entienden todos los procesos de negocio de la organización. (Detalles de los requisitos y funcionalidades del sistema)

Modelización, Análisis y Rediseño
Se modela la estructura de cada proceso de negocio y se fijan reglas y características destinadas a mejorar la eficacia, la eficiencia y la productividad. Se identifican puntos débiles y fuertes a mejorar. Se rediseña para una mejora continua del proceso de negocio.

Implementación
Se lleva a la práctica el proceso definido en forma de proyecto, incluyendo desarrollos sobre sistemas, formación, comunicación, etc.

Monitoreo
Se supervisa el proceso de negocio para ver si se ha ejecutado como había sido definido y para medir su funcionamiento real. De este modo se identifican debilidades y oportunidades de mejora.

Optimización
Aquellos procesos que no cumplen las expectativas deseadas se optimizan para mejorar su rendimiento y el de la empresa. Y así vuelta a empezar (proceso de retroalimentación y mejora continua).

Es muy importante trabajar bien la parte analítica combinando el Business Process Management (BPM) con Business Intelligence (BI, Inteligencia Empresarial), Balance ScoreCard (BSC, Cuadro de Mando Integral) y Operational Intelligence (OI, Inteligencia Operacional) etc.

2. Automatización de los Procesos de Negocio

La Automatización de los Procesos de Negocio es la digitalización de tales procesos empresariales. También se denomina Automatización de Negocios.

La automatización de los procesos de negocios nace para simplificar la creciente complejidad que ha surgido en el mundo moderno de los negocios. Su objetivo principal es descomponer dicha complejidad en procesos más simples, digitalizarla, mejorando así la calidad del servicio y conseguir gestionar mejor los recursos laborales utilizando el software adecuado.

La automatización robótica de procesos es un subconjunto de la automatización de procesos empresariales, que como añadido, introduce la utilización de la inteligencia artificial.

Con ambas definiciones, llegamos a la definición de Automatización Robótica de Procesos del inglés Robotic Process Automation (RPA).

¿Qué es la RPA? Se define como una automatización de los procesos de negocio basada en el uso de fuerza laboral proveniente de la Inteligencia Artificial.

el hombre y el robot

Entendiendo la RPA

Para entender paso a paso el proceso de RPA, sigue leyendo.

La RPA tiene las mismas similitudes técnicas que las herramientas de prueba de la interfaz gráfica de usuario.

Lo que hace la RPA, es anotar cuáles son las acciones repetitivas utilizadas por el usuario y las automatiza.

Por ejemplo, el propietario de un negocio puede recibir un correo electrónico con ciertos detalles de una factura. Normalmente tiene que recuperar ese correo electrónico, extraer los detalles y anotarlo en el libro de cuentas. La RPA en este caso tomaría nota de este flujo de eventos y lo ejecutaría de la misma manera incluso sin tener instrucciones para hacerlo en un momento dado.

La RPA puede ejecutar tal función, que estaba siendo realizada por un contable y hacerlo perfectamente. Cualquier empresario preferiría esto a un humano que es capaz de cometer errores.

En resumen

En resumen, la amenaza de la RPA es que podría causar la pérdida de puestos de trabajo. Pero esto es una falacia. Con el trabajo mundano y repetitivo que hacen los BOTS, los empleados pueden realizar otras facetas del trabajo. Lo que a su vez mejorará sus conocimientos en otros campos, mejorando así el negocio en su conjunto. Después de todo, la idea principal es siempre la de aumentar la productividad.

Hay quien no apoya la teoría anterior y piensa que la subcontratación de procesos empresariales del inglés Business Process Outsourcing (BPO), se verá afectada. El temor es que la RPA permita llevar a cabo los mismos procesos en los centros de datos locales y que la deslocalización del trabajo pueda descender. Esto beneficiará indirectamente a las personas más capacitadas dentro de la empresa, eliminando a su vez a los trabajadores externos menos cualificados. Hay un contraargumento que asegura, en cambio, que esta nueva tecnología aumentará los puestos de trabajo deslocalizados.

El proceso de despliegue

Vamos a tener muchos robots de software comprometidos y motivados (si hablamos de forma metafórica). Cada robot tendrá su estación de trabajo que será, de hecho, virtual, a diferencia de un humano que la tiene de forma física, ejecutando su trabajo mediante voz, teclado y ratón.

Ahora, en cambio, con los nuevos procesos de trabajo robotizados no se utilizará ninguna pantalla ya que todo vendrá ejecutado de forma virtual.

RPA - Automatización Robótica de Procesos

Aparte de otras consideraciones, es innegable que la RPA conduce a un importante ahorro de costes. Su funcionamiento incluye el uso de tecnologías avanzadas en virtualización.

¿Cuáles son los riesgos de la RPA?

Cada nueva tecnología tiene sus propios riesgos vinculados a su uso. Con la RPA ocurre lo mismo. Aquí van algunos:

  • Desplaza los procesos de innovación.
  • Crea un mantenimiento complejo para el software existente.
  • Aumenta la dependencia del software existente en las interfaces gráficas de usuario.
  • La falta de estandarización llevaría a un escenario similar al problema del año 2000 (numerónimo Y2K o error de software por la costumbre).
  • Podría evitar las obligaciones legales.
  • En caso de crisis habría un enorme coste de rastreo de la RPA para cambiar el software.
  • La corrupción de datos es bastante probable.
  • La dependencia de la RPA aumentará.
  • Mala documentación puede llevar a un desastre.
  • Crearía barreras al cambiar sistemas de IT.
  • El despliegue de los bots a una velocidad rápida obstaculizaría el progreso más adelante, ya que las innovaciones en RPA no pudieran hacerse o fueran demasiado costosas.
  • Habría mucha resistencia por parte de la dirección, para sustituir la mano de obra por bots, ya que causaría problemas con la fuerza de trabajo.
  • El concepto de clavo y martillo: Los bots tienen inteligencia artificial (IA) y ajustan bien el software para funcionar con total eficiencia. Por una parte, se consigue un proceso más eficiente incrementando la productividad, pero por otra, a nadie le gusta tener constantes interferencias y rediseños del programa original.
  • La RPA necesita de una innovación consistente que puede incrementar costes que no todos los negocios pueden asumir.

Por supuesto que hay muchos beneficios de la RPA a pesar de todo lo anterior.

Beneficios de la RPA

En su libro ‘Learning Robotic Process Automation‘, Alok Mani Tripathi identifica nada más y nada menos que quince beneficios de esta tecnología.

Son tantas las ventajas de la RPA que nos daría para otro post que hablase de los principales beneficios de RPA.

Algunas de las ventajas son:

  • Disminución de los errores humanos y servicios de mayor calidad y precisión.
  • Mejor registro y análisis de procesos.
  • Reducción de costes y mayor velocidad.
  • Mayor cumplimiento normativo (“compliance”).
  • Simplicidad, versatilidad y transversalidad.
  • Mejor gestión, escalabilidad y ahorro de tiempo.
  • Mejor satisfacción de clientes, empleados y partners.

Habiendo señalado todas las ventajas y desventajas que puede acarrear, he aquí las razones por las que la RPA no va a poder evitarse. 

 ¡Mira este corto video y te convencerás 

En conclusión...

Cualquier empresa o negocio desearía retener a sus empleados durante un largo período de tiempo. Pero el problema subyacente es que los empleados se acaban cansando cuando tienen que repetir lo mismo una y otra vez. Esto eventualmente puede llevar a la fatiga mental y al agotamiento. Las herramientas de RPA pueden hacerse cargo de estos trabajos más mundanos o repetitivos, aliviando así el agotamiento o la rutina cotidiana de los empleados.

Por último, pero no menos importante, las empresas pueden considerar que el coste de implementar este tipo de software es alto y retrasarlo hasta que sus planes de expansión vengan implementados en fechas posteriores. Actualmente estos costes se están reduciendo de forma progresiva y la RPA ya es una realidad imparable y de uso cotidiano en muchas organizaciones.

En resumen, la RPA añade un considerable valor añadido y una ventaja competitiva muy importante si lo comparamos con el coste de oportunidad (pérdida) de no desplegar tal automatización de procesos de negocio basada en la Inteligencia Artificial (RPA).

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