¿Qué es Microsoft Teams? Ejecutando mejor la vida en Colaboración

Microsoft Teams es una plataforma basada en la nube cuyo principal objetivo es la colaboración en equipo. Teams pertenece a la suite de productos de Microsoft. Su principal función es ser una herramienta de mensajería empresarial que permite la comunicación y la colaboración en tiempo real entre usuarios dentro y fuera de la organización.

Microsoft Teams está integrado con un gran número de aplicaciones tradicionales de Microsoft Office 365 que permiten compartir documentos, llamadas y reuniones de audio y video. Las empresas de cualquier tamaño pueden usar Teams para una mayor colaboración entre equipos. Los usuarios pueden estar en la misma oficina o elegir trabajar a distancia. Pueden acceder a Teams en ordenadores o dispositivos móviles.

¿Para qué sirve Microsoft Teams?

En primer lugar, vamos a responder a la pregunta de ¿Qué es Microsoft Teams?

Teams es un nuevo tipo de herramienta de negocios que desafía el modelo de puesto de trabajo tradicional. Sobre todo, en relación a nuestra dependencia de los correos electrónicos. Teams permite crear un espacio para conversaciones estilo chat organizado por canales o temas de trabajo. Con Teams podemos mantener grupos de colaboración grandes o pequeños en muchas actividades en tiempo real.

Los equipos pueden estar en diferentes lugares y por zonas de tiempo disponible, para que podamos conectarnos a equipos colaborativos con una misma tarea y al mismo tiempo. Ya sea en grupos de trabajo pequeños o grandes, se puede hablar en tiempo real y ser altamente productivos. Además, se pueden utilizar las herramientas integradas de Office/ Microsoft 365, como los calendarios y las reuniones de Outlook. Se pueden compartir y editar documentos en SharePoint, OneDrive y OneNote.

Microsoft Teams es intuitivo y fácil de usar. Además, tiene muy buenas guías de formación online para usuarios disponibles en Microsoft. Estos materiales se presentan como una serie de videos de fácil compresión sobre cómo realizar diversas funciones y ejecutar diferentes tareas dentro de Teams. Cabe destacar que gran parte de las funcionalidades de video de los equipos se han heredado de Skype para empresas, que ya prácticamente ha sido sustituido por Teams.

¿Cuáles son las características de Microsoft Teams?

Equipos (Teams)

La idea central es que las personas se agrupan en equipos de trabajadores en un proyecto o área de trabajo determinada. La aplicación les permite conectarse a través de lo que se conoce como canales. Esto les mantiene involucrados en cualquier actualización o eventos en ese flujo de trabajo. Este puede ser un proyecto, o un canal a nivel departamental, o incluso uno a nivel de empresa.

Como se puede imaginar, podría ser problemático para la gente formar parte de demasiados equipos. Es mejor concentrarse en los equipos, canales más importantes para desarrollar y coordinar bien cada una de las tareas individuales o compartidas.

Una vez que saben cómo maximizar su productividad y utilidad, la gente rápidamente se vuelve más eficiente al saber en qué tareas tiene que involucrarse y cómo pueden colaborar mejor.

Canales

Una vez que se crea un equipo utilizando un área temática, se conectan los diferentes canales. Estos son temas de conversación centrados en diferentes asuntos que permiten a los miembros del equipo comunicarse sin el uso del correo electrónico. Es casi como una conversación en tiempo real, ya que los usuarios lanzan ideas y las discuten en profundidad. Dependiendo del contexto se pueden utilizar formas de comunicación menos formales y más personalizadas como los emojis y los gifs.

Chat

La función de chat se utiliza mejor como un foro de discusión paralelo entre los miembros del equipo dentro de un canal para discutir temas que no son adecuados para el espacio del grupo. Pueden ser pequeños recordatorios para completar tareas o cosas como un «se me hace tarde». Los chats privados son el equivalente a que dos o más personas salgan de una sala física durante un descanso de la reunión para discutir algunos pequeños asuntos.

Llamando a…

Los usuarios pueden llamar a clientes externos e incluso recibir o hacer llamadas desde teléfonos fijos y móviles. Nota, se necesita un plan de llamadas para esto. La función de acceso de invitados en los equipos de Microsoft permite a los usuarios colaborar con clientes externos a sus organizaciones para unirse a los canales internos para la mensajería, las reuniones y el intercambio de archivos. Esta facilidad es particularmente útil para la gestión de proyectos con clientes.

Este tipo particular de conferencia de audio es una ventaja competitiva y algo que los rivales de Microsoft Teams no pueden replicar actualmente. Es posible conectar las llamadas externas de teléfonos fijos o móviles a las reuniones en línea. Debido a la infraestructura de telefonía heredada de Microsoft y otras ventajas incorporadas que pueden utilizar.

Feed de actividades

Las actualizaciones de actividad dan un vistazo para cada usuario de las conversaciones que se desarrollan en otros canales de los que no forman parte. A través de lo que se conoce como «Notificaciones de canal», las actualizaciones aparecen en los elementos de interés en los canales cerrados. Si alguien quiere añadirte a su canal, puede llamar tu atención usando la función @mention. Esto sirve como una invitación para que entres al canal para contribuir.

Reuniones en línea

Las reuniones en línea pueden ser programadas o creadas dentro de los canales mediante el uso de un plug-in para Outlook. Esta función puede utilizarse para reuniones o anuncios de toda la empresa y puede acoger hasta 10.000 usuarios. Las reuniones en línea pueden incluir a cualquier persona dentro o fuera de la empresa. Hay mejoras adicionales que se pueden encontrar aquí. Estas incluyen la integración con una aplicación para tomar notas, la carga de archivos y las funciones de chat privado en las reuniones. Incluye la función de llamada y videollamada entre varios usuarios.

Compartir archivos

Uno de los principales puntos fuertes de Teams en comparación con algunos de sus rivales es que tiene la posibilidad de compartir archivos y colaborar en el contenido. En tu ventana de Teams, puedes realizar una variedad de tareas directamente dentro de esa misma ventana o navegador, de modo que evitas tener que pasar de una aplicación a otra.

Entre las tareas que puedes realizar se encuentran borrar archivos, descargar nuevos, mover, abrir, copiar, editar y compartir con otros. Esta funcionalidad es fácil e intuitiva y no pierdes ninguna de las características fundamentales que tendrías al usar las aplicaciones como autónomas.

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Conclusión

Microsoft Teams es muy fácil de usar. Puede crear un ambiente de trabajo altamente productivo y participativo entre trabajadores en oficina y remotos a través de un número considerable de zonas geográficas y husos horarios.

Los proyectos se enfocan y se optimizan usando Microsoft Teams. Las empresas que usen Skype para empresas encontrarán que la migración a Teams es sencilla y en gran medida sin problemas, mientras que la funcionalidad seguirá siendo la misma.

Utilizando la extensa familia de herramientas que ya se encuentran en Office 365 (conocido como Microsoft 365 a partir del 21 de abril de 2020), Teams presenta una similitud nominal con otros rivales basados en el chat, pero tiene en realidad unas funcionalidades de negocio mucho más amplias y consolidadas.