8 Razones poderosas para migrar tu FileShare a SharePoint

Con su funcionalidad de búsqueda de primera categoría y otras características centradas en el negocio, SharePoint se ha convertido en un favorito en el espacio corporativo. Sin embargo, algunas empresas siguen ancladas a los viejos Fileshare (servidores de archivos). ¿Ha llegado el momento de migrar tu FileShare o Servidor de archivos a SharePoint? ¿Qué hace que SharePoint sea una alternativa mejor?

Mientras que una pequeña empresa – con unos pocos cientos de documentos que almacenar – podría estar contenta con las capacidades de su servidor de archivos, alguien en una gran empresa podría acabar arrancándose los pelos en la búsqueda de un documento en un repositorio de un millón.

Sin embargo, SharePoint facilita mucho la utilización, ofreciendo un montón de funciones útiles. Sigue leyendo para entender por qué tienes que empezar la transición de Fileshare a SharePoint hoy mismo.

Migrar fileshare a SharePoint

¿Por qué deberías pasarte a SharePoint?

Convencionalmente, las organizaciones utilizaban servicios de archivos locales para organizar y almacenar datos. El acceso a esta información era posible a través de todos los ordenadores del lugar de trabajo.

En sus inicios, este sistema fue ampliamente elogiado, ya que eliminaba la necesidad de que los empleados buscaran los datos deseados en los discos duros o en las bandejas de entrada de los correos electrónicos de sus compañeros.

En su lugar, podían simplemente cargar los datos en una unidad compartida, haciéndolos accesibles a todo el mundo.

Sin embargo, este sistema tenía muchos defectos. En primer lugar, siempre existía el riesgo de duplicación, ya que varias personas subían el mismo archivo. En segundo lugar, las versiones antiguas permanecían en la unidad, y nunca se borraban incluso después de cargar versiones actualizadas del mismo archivo.

En tercer lugar, la búsqueda de información seguía siendo una tarea tediosa, ya que se cargaban muchos documentos en la unidad a diario. Afortunadamente, llegó SharePoint y resolvió muchos de estos problemas.

SharePoint es como la pequeña cámara acorazada de tu empresa en la que se almacena y organiza toda la información relevante para el lugar de trabajo. Estas son algunas razones para migrar tu Fileshare a SharePoint para la gestión documental.

1. Acceso total, cuando sea y donde sea

Trabajando en remoto

Con el Fileshare tradicional, los empleados tenían que estar en el lugar de trabajo para acceder a la información. Sin embargo, SharePoint elimina esta limitación, haciendo que los datos sean accesibles sin importar dónde se encuentren.

Tanto si estás en la oficina como si trabajas a distancia, los datos están a una sola búsqueda.

2. Funciones de búsqueda

Un informe de McKinsey reveló que los empleados dedican 1,8 horas diarias a buscar información. Esto supone más de nueve horas a la semana: nueve horas de tiempo perdido.

Sin embargo, SharePoint garantiza que tus empleados no pierdan el tiempo ni perjudiquen su productividad al dedicar una parte de su día a localizar la información correcta.

Gracias a su práctica funcionalidad de búsqueda, SharePoint permite buscar archivos en nanosegundos.

Todo lo que tienen que hacer es escribir una palabra clave o un nombre específico, y SharePoint les presentará ese documento. Es perfecto para grandes empresas en las que se crean y almacenan cientos de documentos cada día.

3. Colabora fácilmente

Cuando trabajas en un proyecto, puede que estés editando o revisando un documento con uno o varios de tus compañeros. Con varios proyectos en paralelo, esto puede convertirse en una molestia.

digial workplace

Por suerte, SharePoint permite colaborar fácilmente en los documentos, permitiendo a todas las partes dar su opinión y realizar cambios.

Ayuda a evitar la duplicación y garantiza que las últimas versiones estén siempre disponibles.

4. Copias de seguridad

Uno de los mayores problemas que afectan al Fileshare es la creación de múltiples versiones de un documento. Como cada versión tiene un nombre diferente -a menudo con ligeras variaciones-, puede ser difícil encontrar la versión correcta cuando la necesitas.

Además, de este modo, un solo documento acaba ocupando más espacio del que debería. En cambio, SharePoint te ofrece la ventaja del «historial de versiones». Por lo tanto, sólo tienes que trabajar en un documento.

Si realizas algún cambio en él, su versión anterior sigue guardada en SharePoint. Así, si alguna vez necesita volver a una versión anterior, puede hacerlo con un solo clic.

5. Un documento, una copia

En los servidores tradicionales de Fileshare, tienes que enviar una copia de un documento a tu compañero si quieres colaborar. Por lo tanto, hay múltiples copias del mismo documento en las bandejas de entrada del correo electrónico y en los discos duros de diferentes personas.

Por el contrario, con SharePoint sólo se necesita una copia de un documento, incluso cuando se colabora. No tienes que enviar ese documento por correo electrónico a tu compañero de ninguna manera.

Empleados comprometidos

Más bien, la persona con la que necesitas colaborar viene al documento correspondiente para trabajar contigo. Así es, todo el mundo colabora en SharePoint. Si necesitas enviar un correo electrónico, simplemente añade un enlace en el correo electrónico al documento.

6. Modera todo

Cuando todo el mundo tiene permiso para editar, borrar o añadir información, se produce el caos. Sin embargo, si sólo limitas este acceso a algunas personas -como los propietarios de los equipos o los directivos- de la empresa, hay más uniformidad y organización.

7. Configura los flujos de trabajo

Mientras que los servidores tradicionales de Fileshare son útiles en términos de almacenamiento de documentos, no hacen mucho por la colaboración. En cambio, SharePoint dispone de una biblioteca de documentos en la que se pueden crear flujos de trabajo.

Automatización de procesos Flujo de trabajo

Por ejemplo, si un determinado documento debe ser revisado, aprobado o firmado, SharePoint te permite configurar este flujo de trabajo según tus necesidades. De este modo, puedes asegurar el control de calidad mientras automatizas cada proceso.

8. Crea conjuntos de documentos (Document Sets)

Si tienes la misma carpeta para almacenar toda la información de un proyecto, seguro que te cuesta encontrar un documento concreto.

Sin embargo, SharePoint dispone de Conjuntos de Documentos que te permiten agrupar diferentes archivos en un «conjunto» unificado.

Básicamente, puedes reunir el informe de gastos, los presupuestos, la propuesta, los archivos de vídeo, los audios, los archivos escritos y las fotos de cualquier proyecto en un conjunto que puede integrarse en un flujo de trabajo existente o nuevo.

Conclusión

Dado que SharePoint es más robusto, tiene mejores funciones de búsqueda y ofrece características de automatización del flujo de trabajo, deberías migrar tu Fileshare a SharePoint para mejorar la colaboración y la gestión de documentos en el lugar de trabajo.

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