Intranet en Office 365 con Sharepoint – ¿Cómo funciona?

Si algo ya sabíamos es que una intranet se puede construir utilizando plataformas diferentes. Sin embargo, según la lista de las diez mejores intranets de 2018 incluidas en el Intranet Design Annual, por el Nielsen Normal Group, parece que al menos la mitad de las intranets premiadas de 2018 se construyeron en SharePoint u Office 365 con la plataforma de SharePoint. La propia compañía Microsoft presume de que SharePoint tiene ya más de 190 millones de usuarios en más de 200.000 organizaciones de todo el mundo.

Reconocimientos para Office 365 con Sharepoint

Ahora, al formar parte de la familia Office 365, los directores de pequeñas y medianas empresas, así como varias grandes empresas reconocen y valoran ampliamente los beneficios de la plataforma SharePoint. ¿A qué se debe?

Lo dicen los datos de negocio. Por ejemplo, Advocate Health Care, que es uno de los sistemas hospitalarios más grandes de Illinois EEUU, afirma que han conseguido ahorrar millones de dólares debido al aumento de la productividad. Y todo gracias a su intranet construida sobre Office 365 con SharePoint.

Hemos trasladado nuestra intranet a SharePoint Online y ahorrado 400.000 dólares en infraestructura cada cuatro años, además de un ahorro anual en los costes de mantenimiento.
Dennis Giles
Director de Comunicaciones Unificadas de Advocate Health Care

Descubre con más detalle cómo Advocate Health Care se beneficia de su inversión en Office 365 con SharePoint.

y qué pasa con Microsoft ….

La propia Microsoft utiliza SharePoint como su principal plataforma de colaboración para sus propias soluciones de intranet y extranet.

¿Qué es lo fundamental en una intranet de SharePoint?

Office 365 intranet que es fundamental

SharePoint es la herramienta líder de gestión de documentos y colaboración de Microsoft. Es una plataforma moderna sobre la que se puede construir una intranet colaborativa. Como resultado, una empresa puede utilizarla para fines internos y para simplificar las actividades comerciales cotidianas. Gracias a su sencilla experiencia de usuario, ayuda a los empleados a conectarse fácilmente con la información y la experiencia. Puede acelerar los procesos de negocio compartidos. También puede ayudar a gestionar y reutilizar el contenido. Los sitios de equipo de SharePoint conectan a un equipo con la información y el contenido en el que confían todos los días.

Office 365 una plataforma perfecta para su intranet

Office 365 permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar y colaborar eficazmente con los miembros del equipo. (En caso de que se le olvide – SharePoint está disponible en el paquete Office 365.)

Office 365 con SharePoint proporciona una solución tecnológica flexible y colaborativa.

¿Quién utiliza SharePoint?

Según enlyft, las empresas de software informático, de tecnología de la información y las empresas de servicios son las que más utilizan SharePoint. A continuación estarían los hospitales y la atención de la salud, reclutamiento y contratación de personal, servicios financieros, construcción, consultoría de gestión, educación superior, administración pública y las organizaciones sin fines de lucro.

Intranet alojada en Office 365 con SharePoint – ¿cómo funciona?

Entonces, ¿funciona una intranet construida sobre Office 365 con SharePoint? Sí, así es, y aquí está el por qué:

  • Los sitios modernos de SharePoint son flexibles, fáciles de usar y atractivos. Jeff Teper, el padrino de SharePoint, anuncia el aumento de las capacidades de las intranets basadas en SharePoint 2019.
  • Las intranets basadas en SharePoint se pueden personalizar en gran medida para transmitir la imagen de marca de una empresa.
  • Los espacios de SharePoint proporcionan experiencias inmersivas de realidad mixta que son ideales para los procesos de reclutamiento e integración. Los reclutadores o los nuevos empleados pueden conocer la empresa a través de un programa de orientación virtual de 360 grados.
  • Gracias a Office 365 con SharePoint, una intranet construida sobre esta plataforma puede ayudar a los propietarios y directores de empresas a garantizar que sus empleados y equipos estén conectados en todo momento. De este modo se consigue acceder en cualquier momento a la información de la organización más reciente y relevante.
  • Una intranet construida sobre SharePoint puede integrarse perfectamente con CRM, ERP, BI, ITSM y otros sistemas empresariales importantes.
Servicios de SharePoint

SharePoint Online

Microsoft mejora continuamente la experiencia SharePoint: su accesibilidad, rendimiento y usabilidad han sido modificados religiosamente desde su creación hace 17 años. Con el paso de SharePoint a la nube:

  • Todas las herramientas y sitios están disponibles como un solo servicio de un solo proveedor.
  • Tanto los sitios comerciales como los personales se encuentran dentro del mismo ámbito funcional y administrativo.
  • Puedes utilizar un único conjunto de herramientas para diseñar, desarrollar y gestionar un entorno.

SharePoint Online no es nuevo, existe desde 2012 y sigue evolucionando constantemente. Cada versión es más ágil, más segura y más fiable.

La modernización de Microsoft consta de elementos clave tales como la selección de la audiencia objetivo, la integración entre las suites, los diseños avanzados de sitios y el cambio a sitios modernos. Esto sirve para que los diferentes tipos de sitios predeterminados consigan gran accesibilidad, mejor capacidad de respuesta, más seguridad, menos dependencia de un desarrollador y más poder para crear un sitio útil, atractivo y con capacidad de respuesta. La idea es, obtener la mínima ayuda del desarrollador – y de esta manera ahorrar tiempo y dinero.

Según Statista, en 2019, el 74% de los usuarios de Microsoft SharePoint utilizaron SharePoint basado en la nube y lo siguen prefiriendo con respecto al uso de un servidor local. Esto supone un aumento sustancial de usuarios con respecto al año anterior.

SharePoint on-premise

Una intranet en Office 365 con SharePoint crea una solución en la nube sostenible – una recomendación hecha por Microsoft. Pero eso no significa que una solución on-premise (local) no sea ideal para algunas organizaciones.

Aunque el 74% de los usuarios de Microsoft SharePoint utilizan SharePoint basado en la nube, SharePoint on-premise tiene su propio conjunto de fervientes seguidores que están más que satisfechos con esta solución.

La versión on-premise ha sido objeto de varias actualizaciones. Cada actualización es mejor que la anterior. Intranet en Sharepoint on-premise encabeza la lista de los mejores software de intranet en cuanto a facilidad de uso, cumplimiento de requisitos, facilidad de administración, calidad y soporte.

La versión on-premise es conocida por ser una de las intranets más adaptables incluso 20 años después. Tiene muchas propiedades de personalización que lo hacen extremadamente flexible y cubre múltiples áreas funcionales. Las organizaciones pueden implementar la versión local utilizando su propia infraestructura. Tienen la responsabilidad total de la personalización de su intranet, de su gestión y de su soporte.

La última intranet on-premise de SharePoint utiliza SharePoint 2016 y 2019. La obtención de Licencia Perpetua está disponible así como el modelo de Licencia de Acceso de Servidor/Cliente. El titular de la licencia – la organización que la adquiere – tiene todos los derechos de propiedad sobre la versión local. Esto funciona muy bien para empresas y organizaciones que no quieren estar atascadas pagando varios tipos de suscripciones.

El futuro del mercado

SharePoint seguirá siendo una parte fundamental de Office 365. Alojando intranets empresariales, así como páginas y archivos y otra información clave a las se necesita tener acceso.
Microsoft comienza a posicionar SharePoint como la capa de contenido de Office 365 y continuará haciéndolo en un futuro próximo.
Muchas de las características de SharePoint Online se agregan a la versión on-premise de SharePoint 2019. Por lo tanto, esto lo convierte en una opción viable para varias empresas que prefieren la versión local.
Cada vez más compañías harán el cambio tecnológico a Office 365 y SharePoint Online.
SharePoint 2019 encontrará su mercado en los sectores de gobierno, salud y servicios financieros que se rigen por normas estrictas. Las estrictas regulaciones les impedirán migrar completamente a la nube.
Las empresas que utilizan versiones anteriores de SharePoint como 2010, 2013 y 2016 migrarán a SharePoint 2019.

Conclusión

No hay duda de que Microsoft hace un trabajo tremendo con las plataformas SharePoint y Office365. No hay duda de que escucharemos hablar de los progresos que estas plataformas realizarán de forma regular en los próximos años.

Si deseas mejorar el rendimiento de su organización mediante una intranet colaborativa o necesitas cambiar tu intranet actual a una intranet que utilice Office 365 con SharePoint, ponte en contacto con nosotros hoy mismo.

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