6 tipos de comunicación eficaz mediante una Intranet

La comunicación eficaz es esencial para el éxito en cualquier esfuerzo de varias personas. En el caso de las organizaciones empresariales, puede ser la diferencia entre permanecer estancado o progresar. Hay una lista interminable de formas en que la comunicación eficaz puede ayudarte a cambiar la aguja del rendimiento de una organización.

¿A los clientes no les gusta el último diseño de producto de tu empresa? Una comunicación eficaz lo solucionará. ¿Los empleados no están de acuerdo con la nueva política de jubilación? Una comunicación eficaz puede solucionarlo. ¿Los nuevos empleados no se acostumbran a la cultura de tu empresa? Una comunicación eficaz también puede solucionarlo.

Mientras la información correcta se transmita de manera oportuna a través de los departamentos pertinentes de una organización, el espacio para el crecimiento y el progreso es infinito.

¿Pero dónde encaja una intranet en todo esto?

Está en el centro de todo. Es una herramienta de comunicación tremendamente poderosa. A continuación, compartiremos seis formas en las que una intranet puede facilitar una comunicación eficaz.

1. Comunicación periódica y oportuna

¿No sería maravilloso estar al día de lo que ocurre en la empresa?

«Todos los empleados deberían descargarse la nueva app de la empresa; se recomienda que todo el mundo se registre en…; no utilices el ascensor, está defectuoso»

Si te has comunicado a través de correo electrónico, probablemente estarás de acuerdo en que hay muchas posibilidades de que no recibas la información de arriba a tiempo. Sin embargo, si los empleados están conectados a la intranet de tu organización durante todo su horario de trabajo, es bastante probable que reciban la información mientras sea noticia.

Por supuesto, no se trata sólo de comunicar a tiempo, sino también de que el flujo de información sea constante. La creación de una intranet garantiza que todos los empleados de una empresa reciban constantemente anuncios relevantes, próximas actividades, cambios propuestos y noticias del sector.

2. Comunicación bidireccional

Multi-idiomas

En la mayoría de los casos, la información sólo tiende a fluir hacia abajo en la jerarquía de una organización. Los empleados que se encuentran en la parte inferior de la escala de poder -algunos de los cuales están al frente de la implementación de los objetivos de una empresa- rara vez tienen la oportunidad de relacionarse con los ejecutivos y los responsables de la toma de decisiones de la empresa. Los empleados de menor rango no suelen sentirse muy cómodos ofreciendo sus opiniones a sus superiores, incluso cuando se les pide que lo hagan.

Estos empleados suelen ser el núcleo del funcionamiento diario de una organización y su limitada comunicación con los responsables de la toma de decisiones hace que se descuide la información y los comentarios importantes que se habrían utilizado en la toma de decisiones. ¿Cómo se puede romper esta barrera de comunicación entre este grupo de empleados y los responsables de la toma de decisiones? Con una intranet.

Una intranet proporciona un canal de comunicación en el que incluso los empleados de menor rango pueden participar en interacciones intelectuales con los responsables de la toma de decisiones. Una intranet acerca a todos los empleados de una manera que mejora el flujo de información tanto de arriba a abajo como de abajo a arriba.

Los empleados introvertidos prefieren escribir una sugerencia en la nueva intranet de la empresa que decirla en voz alta en una reunión física. Esto significa que los empleados que antes se sentían incómodos ahora pueden comentar una noticia, dar su opinión a través de encuestas y dar el visto bueno a las ideas que creen que podrían funcionar bien.

3. Comunicación con todos

El éxito global de una organización es un esfuerzo conjunto de todos los empleados. Esto sólo se puede conseguir con una sinergia adecuada. Pero, ¿cómo garantizar la sinergia cuando se tienen trabajadores a distancia o un equipo enorme? Una intranet puede ser la mejor solución para tu empresa.

No sólo reúne a todos tus empleados, sino que también salta las limitaciones de la distancia física asegurando que todos los empleados reciben la comunicación de primera mano. A su vez, los empleados remotos se sienten parte de la empresa. Cuando los empleados se sienten importantes y beneficiosos, son más productivos y, en última instancia, estimulan el crecimiento.

4. Comunicación de cambios

comunicando cambios

El cambio es inevitable. Sin embargo, cuando los empleados no disponen de tiempo suficiente para prepararse y adaptarse a los cambios previstos, surgen los problemas. A menudo, los empleados dirán que no son conscientes de que las políticas o los objetivos han cambiado. Esto es un fallo de comunicación y puede ser bastante perjudicial para el progreso de la empresa.  Aunque tengan las mejores intenciones y no pongan meras excusas, es posible que no se cumplan los plazos. Una intranet puede eliminar estas situaciones incómodas comunicando los cambios con mucha antelación.

5. Redes sociales

Aunque suene contradictorio, el trabajo no es todo trabajo. También es una oportunidad para experimentar la vida, aprender, interactuar y crecer. Una intranet puede ayudar a impulsar esas agendas no laborales que son necesarias en un lugar de trabajo, pero que suelen estar mal vistas cuando se practican al aire libre.

¿Recuerdas cuando tus empleados recibían esa mirada severa por discutir los cumpleaños sobre la planificación del presupuesto? Tal vez un pequeño mensaje privado a través de la intranet de la empresa lo hubiera solucionado. ¿Y qué hay de ese colega con el que el Sr. Jane no consigue conectar porque no ha tenido la oportunidad de acercarse? Una intranet también puede ayudar.

Con muchas cosas en la cabeza, es fácil que los empleados se olviden de los acontecimientos importantes en la vida de sus colegas. Pero con una intranet, eso es agua pasada. Pueden recibir notificaciones de los próximos acontecimientos, como aniversarios, cumpleaños y otros eventos importantes. Enviar un mensaje de buenos deseos a sus colegas es una forma estupenda de establecer relaciones que, a su vez, fomentarán la colaboración.

Esas agendas no laborales también son importantes. Pueden ayudar a mantener a tus empleados sonrientes y felices. Y las estadísticas demuestran que los empleados felices hacen mejores empresas.

6. Medidas de rendimiento

Una de las preguntas más importantes en cualquier organización es «¿cómo vamos?». ¿Qué está pasando en las ventas? ¿Qué popularidad tienen nuestros productos en las redes sociales? ¿Lo estamos haciendo como se esperaba en el desarrollo humano y la formación de los empleados? ¿Cómo vamos en nuestras responsabilidades sociales?  Una intranet ofrece a los empleados de una organización estadísticas en directo sobre cómo va la empresa en muchas áreas y si es necesario o no hacer ajustes.

No se trata sólo de la organización en su conjunto, los empleados individuales también pueden obtener un campo de cómo están actuando individualmente. Esto ayuda a los empleados a saber cuándo hay que pisar el freno y cuándo hay que pisar el acelerador. Por supuesto, también puede estimular una competencia sana al mantener a los empleados informados sobre cómo lo están haciendo sus colegas.

Una comunicación deficiente puede tener efectos nefastos en cualquier organización. Sin una comunicación eficaz, las empresas pueden ver cómo su productividad se desploma y sus cifras de ventas caen en picado. Los empleados se desvincularán, los objetivos de la empresa no se cumplirán y los proyectos probablemente fracasarán a un ritmo preocupante. Una intranet intuitiva podría ser un tapón para esto: representa una forma excelente de fomentar una comunicación útil y oportuna entre los empleados, a la vez que aumenta el compromiso de éstos. Una intranet también puede reforzar en gran medida la cultura de la empresa al permitir que los empleados interactúen entre sí y tengan acceso a la información cuando la necesiten y de una forma que se adapte a sus necesidades.

Conclusión

Una comunicación eficaz garantiza que tu empresa se beneficie de una mayor colaboración y resolución de problemas. Además, promueve la transparencia a través de una comunicación abierta y honesta, que es clave para construir una cultura fuerte y relaciones de confianza con los empleados. Sin embargo, la comunicación eficaz no se produce por casualidad: el uso de una intranet es una de las formas de garantizar que realmente se produzca.

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